Как написать электронное письмо с запросом Employment Verification Letter

Написание официального письма по электронной почте может оказаться сложным, особенно для изучающих английский язык. В этом руководстве рассказывается, как правильно составить Email-запрос Employment Verification Letter. Мы рассмотрим структуру, ключевую лексику и предложим шаблон, чтобы вы могли общаться с профессиональным тоном. Владение этим форматом формального запроса поможет вам улучшить навыки деловой переписки на английском и получить необходимые официальные документы без недоразумений.

Содержание

• Структура Email-запроса Employment Verification Letter
• Важная лексика
• Пример электронного письма
• Заключение

Структура Email-запроса Employment Verification Letter

Когда вы запрашиваете официальный документ, например, подтверждение работы, значение имеет каждая часть письма. Грамотно структурированное письмо поможет вашему запросу быть правильно понятым и быстро обработанным. Вот как разделить его на части.

1. Тема письма

Тема — это первое, что видит получатель, поэтому она должна быть чёткой и прямолинейной. Неясная тема может быть проигнорирована или утеряна среди других писем. Ваша задача — помочь отделу кадров сразу распознать цель вашего письма.

Формула:Request: Employment Verification Letter – [Ваше полное имя]

Примеры:

• Employment Verification Letter Request - Jane Doe
• Urgent Request: Proof of Employment for John Smith

2. Приветствие

Всегда используйте формальное и уважительное приветствие. Если вы знаете имя ответственного лица (например, менеджера по персоналу), используйте его. Если нет, обращение к отделу будет безопасным и профессиональным вариантом.

• Формально (знаете контакт):Dear Mr. Smith, или Dear Ms. Jones,
• Формально (не знаете контакт):Dear HR Manager, или Dear HR Department,

3. Основная часть

Основная часть письма должна быть лаконичной и содержать всю необходимую информацию. Разделите её на несколько коротких абзацев для удобства чтения.

• Вступление: Укажите цель письма прямо в первом предложении. Не добавляйте лишних разговорных фраз. Например: I am writing to formally request an employment verification letter.

• Ключевая информация: Это самая важная часть вашего Email-запроса Employment Verification Letter. Чтобы избежать задержек, предоставьте всю информацию, которая может понадобиться отделу кадров. Термин "verification" означает подтверждение достоверности. Согласно Cambridge Dictionary, verification — это "the act of verifying something (= proving that it is true).". Чёткое предоставление данных важно для этого официального документа.

  • Ваше полное имя
  • Ваш персональный номер сотрудника
  • Причина запроса (например, для оформления визы, кредита или аренды жилья)
  • Любая специфическая информация, которая должна быть в письме (например, дата начала работы, должность, зарплата)
  • Имя и адрес организации или получателя, которому будет направлено письмо

• Основная просьба: Ясно изложите свой дедлайн, если он есть. Используйте вежливые формулировки. Например: I would be grateful if the letter could be prepared by [Date].

• Заключительная ремарка: Завершите основную часть письма вежливой заключительной фразой. Например: Thank you for your assistance in this matter.

4. Заключение и подпись

Выберите профессиональную завершающую фразу. После нее напечатайте ваше полное имя. Также полезно повторить вашу должность и номер сотрудника в подписи.

• Подходящие варианты заключения:Sincerely,, Best regards,, Yours faithfully,
• Пример подписи:Sincerely,Jane DoeMarketing SpecialistEmployee ID: 12345

Read more: Как написать письмо-запрос о Stock Options Inquiry для вашей компании

Важная лексика

Использование правильных выражений в профессиональной переписке помогает звучать компетентно и ясно. Вот некоторые ключевые фразы для вашего запроса.

Read more: Как написать профессиональное письмо по теме Expense Report Submission и добиться быстрого возмещения

Пример электронного письма

Вот полный шаблон, который можно адаптировать. Этот пример подходит для сотрудника, которому нужно подтверждение занятости для оформления аренды новой квартиры.

Замечание: Этот шаблон использует официальный тон, подходящий для переписки с отделом кадров. Вы можете изменить детали, учитывая вашу конкретную ситуацию.

Subject: Employment Verification Letter Request – David Lee

Dear HR Department,

I am writing to formally request an employment verification letter. I need this document for a rental application.

Could you please include the following details in the letter:

• My full name: David Lee
• My job title: Senior Software Engineer
• My employment start date: October 15, 2021
• My current annual salary

The letter should be addressed to "The Leasing Office."

I would greatly appreciate it if the letter could be ready by this Friday, October 27th. Please let me know if it can be sent to me via email as a PDF or if I should pick up a physical copy.

Thank you for your time and assistance in this matter.

Best regards,

David Lee Senior Software Engineer Employee ID: 98765

Read more: Как написать электронное письмо Parental Leave Policy Inquiry Email для получения информации о политике отпусков по уходу за ребёнком

Заключение

Написать Email-запрос Employment Verification Letter достаточно просто, если знать верную структуру и профессиональный тон. Будьте чёткими, прямыми и предоставьте все нужные детали. Практика — залог развития навыков составления деловых писем для изучающих английский язык. Не бойтесь использовать шаблоны как основу, но всегда подстраивайте их под свою ситуацию. Благодаря этим советам вы сможете уверенно делать формальные запросы в любой профессиональной среде.

Sponsor Looking for resources to improve your language learning content? Super-Resume can help you build a strong profile and showcase your skills. Introducing Super-Resume, your ultimate solution for crafting professional and impactful resumes with ease. With a wide array of professional templates and customizable features, Super-Resume equips you with the tools to present your qualifications effectively and stand out. Start building your future today!