Cách Viết Email Yêu Cầu Thư Xác Nhận Việc Làm
Viết một email trang trọng có thể là thách thức, đặc biệt đối với người học tiếng Anh. Hướng dẫn này tập trung vào cách soạn một Employment Verification Letter Request Email hoàn chỉnh. Chúng ta sẽ phân tích cấu trúc, cung cấp các từ vựng quan trọng, và đưa ra mẫu thư để giúp bạn giao tiếp với phong cách chuyên nghiệp. Thành thạo loại yêu cầu trang trọng này là một phần quan trọng giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp tiếng Anh và giúp bạn nhận được các tài liệu chính thức cần thiết mà không gặp khó khăn.
Mục lục
Cấu trúc của Email Yêu Cầu Thư Xác Nhận Việc Làm
Khi bạn yêu cầu một tài liệu chính thức như xác nhận việc làm, mọi phần trong email đều quan trọng. Một email với cấu trúc rõ ràng giúp yêu cầu của bạn được hiểu và xử lý nhanh chóng. Dưới đây là cách chia nhỏ các phần.
1. Dòng Chủ Đề
Dòng chủ đề là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy, nên cần phải rõ ràng và trực tiếp. Một chủ đề mơ hồ có thể bị lờ đi hoặc thất lạc trong hộp thư bận rộn. Mục tiêu của bạn là giúp bộ phận nhân sự nhận diện ngay mục đích email.
Công thức:Request: Employment Verification Letter – [Họ Tên Bạn]
Ví dụ:
Employment Verification Letter Request - Jane DoeUrgent Request: Proof of Employment for John Smith
2. Lời Chào
Luôn sử dụng lời chào trang trọng và lịch sự. Nếu bạn biết tên người phụ trách (ví dụ, Quản lý Nhân sự), hãy dùng tên đó. Nếu không, chào bộ phận cũng là lựa chọn an toàn và chuyên nghiệp.
- Trang trọng (Biết Đối Tượng):
Dear Mr. Smith,hoặcDear Ms. Jones, - Trang trọng (Không Biết Đối Tượng):
Dear HR Manager,hoặcDear HR Department,
3. Phần Nội Dung
Phần nội dung email nên ngắn gọn và bao gồm tất cả thông tin cần thiết. Chia ra một vài đoạn ngắn để dễ đọc.
Mở Đầu: Nêu rõ mục đích ở câu đầu tiên. Không cần thêm lời chào hỏi lan man. Ví dụ:
I am writing to formally request an employment verification letter.Thông Tin Chính: Đây là phần quan trọng nhất của Employment Verification Letter Request Email. Để tránh bị chậm trễ, hãy cung cấp tất cả thông tin mà bộ phận nhân sự cần. Thuật ngữ "verification" nghĩa là xác nhận điều gì đó là đúng. Theo Cambridge Dictionary, verification là "việc xác minh điều gì đó (= chứng minh điều đó là đúng)." Cung cấp thông tin rõ ràng là điều cần thiết cho tài liệu chính thức này.
- Họ tên đầy đủ của bạn
- Mã số nhân viên của bạn
- Lý do yêu cầu (ví dụ: để xin visa, vay vốn, hoặc thuê căn hộ mới)
- Bất kỳ thông tin cụ thể nào cần có trong thư (ví dụ: ngày bắt đầu làm, chức vụ, mức lương)
- Tên và địa chỉ của tổ chức hoặc người sẽ nhận thư
Phần Yêu Cầu Chính: Nếu bạn có hạn chót, hãy nêu rõ một cách lịch sự. Ví dụ:
I would be grateful if the letter could be prepared by [Date].Kết Thúc Nội Dung: Kết thúc phần nội dung bằng một lời cảm ơn lịch sự. Ví dụ:
Thank you for your assistance in this matter.
4. Lời Kết và Chữ Ký
Chọn một cụm từ kết thư chuyên nghiệp. Sau lời kết, hãy gõ họ tên đầy đủ. Ngoài ra, bạn nên ghi thêm chức vụ và mã số nhân viên trong phần chữ ký.
- Lời Kết Phù Hợp:
Sincerely,,Best regards,,Yours faithfully, - Ví Dụ Chữ Ký:
Sincerely,Jane DoeMarketing SpecialistEmployee ID: 12345
Xem thêm: Cách Viết Email Stock Options Inquiry Hướng Dẫn, Từ Vựng Và Mẫu Email Chuẩn
Từ Vựng Thiết Yếu
Việc sử dụng đúng từ ngữ trong email chuyên nghiệp giúp bạn thể hiện mình rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là một số cụm từ quan trọng cho yêu cầu của bạn.
| Từ Vựng | Nghĩa | Ví Dụ |
|---|---|---|
| Formally request | Yêu cầu điều gì đó một cách trang trọng, chính thức. | I am writing to formally request a letter of employment. |
| For the purpose of | Để giải thích lý do làm việc gì đó. | The letter is required for the purpose of a rental application. |
| Proof of employment | Một tài liệu chính thức xác nhận bạn đang làm việc tại công ty. | Please provide me with a proof of employment. |
| At your earliest convenience | Càng sớm càng tốt; cách lịch sự để yêu cầu thực hiện nhanh. | Please process this request at your earliest convenience. |
| Required information | Những thông tin cụ thể cần có. | Please let me know if you need any other required information from me. |
| I would appreciate it if | Cách lịch sự để đề nghị hoặc yêu cầu điều gì đó. | I would appreciate it if you could send the letter to me by Friday. |
| To whom it may concern | Lời chào trang trọng khi không biết tên người nhận. | The letter should be addressed to 'To whom it may concern'. |
| In this matter | Về vấn đề cụ thể này. | Thank you for your time and assistance in this matter. |
Xem thêm: Cách Viết Email Gửi Expense Report Submission Chuyên Nghiệp Hiệu Quả
Ví Dụ Email
Dưới đây là một mẫu hoàn chỉnh mà bạn có thể điều chỉnh. Ví dụ này áp dụng cho một nhân viên cần thư xác nhận để làm hồ sơ thuê căn hộ mới.
Lưu ý: Mẫu này sử dụng phong cách trang trọng, phù hợp để liên hệ với bộ phận nhân sự. Bạn có thể điều chỉnh các chi tiết tùy theo nhu cầu thực tế của mình.
Subject: Employment Verification Letter Request – David Lee
Dear HR Department,
I am writing to formally request an employment verification letter. I need this document for a rental application.
Could you please include the following details in the letter:
- My full name: David Lee
- My job title: Senior Software Engineer
- My employment start date: October 15, 2021
- My current annual salary
The letter should be addressed to "The Leasing Office."
I would greatly appreciate it if the letter could be ready by this Friday, October 27th. Please let me know if it can be sent to me via email as a PDF or if I should pick up a physical copy.
Thank you for your time and assistance in this matter.
Best regards,
David Lee Senior Software Engineer Employee ID: 98765
Xem thêm: Cách Viết Email Hỏi Về Chính Sách Nghỉ Phép Cha Mẹ Parental Leave Policy Inquiry Hiệu Quả
Kết luận
Viết Employment Verification Letter Request Email là một tác vụ đơn giản khi bạn biết cách sắp xếp cấu trúc và sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp. Hãy tập trung diễn đạt rõ ràng, trực tiếp và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết. Luyện tập nhiều sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng viết email tiếng Anh cho người học ESL. Đừng ngại sử dụng các mẫu thư làm hướng dẫn, nhưng luôn chỉnh sửa cho phù hợp với tình huống của bạn. Với những gợi ý này, bạn có thể tự tin gửi các yêu cầu trang trọng trong bất kỳ môi trường chuyên nghiệp nào.