Cara Menulis Email Permintaan Employment Verification Letter
Menulis email formal bisa terasa menantang, terutama bagi pelajar bahasa Inggris. Panduan ini berfokus pada cara membuat Email Permintaan Employment Verification Letter yang sempurna. Kami akan membahas struktur, memberikan kosakata kunci, dan menawarkan template untuk membantu Anda berkomunikasi dengan nada profesional. Menguasai jenis permintaan formal ini adalah bagian penting dalam meningkatkan kemampuan komunikasi bahasa Inggris Anda dan akan membantu Anda mendapatkan dokumen resmi yang dibutuhkan tanpa kebingungan.
Daftar Isi
Struktur Email Permintaan Employment Verification Letter
Saat Anda meminta dokumen resmi seperti bukti pekerjaan, setiap bagian email Anda sangat berarti. Email dengan struktur yang baik memastikan permintaan Anda dipahami dan diproses dengan cepat. Berikut cara membaginya.
1. Baris Subjek
Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat penerima, jadi harus jelas dan langsung pada intinya. Subjek yang samar bisa diabaikan atau hilang di kotak masuk yang sibuk. Tujuan Anda adalah membantu departemen HR segera mengenali maksud email Anda.
Formula:Request: Employment Verification Letter – [Nama Lengkap Anda]
Contoh:
Employment Verification Letter Request - Jane DoeUrgent Request: Proof of Employment for John Smith
2. Sapaan
Selalu gunakan salam yang formal dan sopan. Jika Anda tahu nama orang yang bertanggung jawab (misalnya, Manajer HR), gunakan nama tersebut. Jika tidak, menyapa departemen adalah pilihan aman dan profesional.
- Formal (Kontak Diketahui):
Dear Mr. Smith,atauDear Ms. Jones, - Formal (Kontak Tidak Diketahui):
Dear HR Manager,atauDear HR Department,
3. Isi Email
Isi email harus singkat dan memuat semua informasi yang diperlukan. Bagi menjadi beberapa paragraf pendek agar mudah dibaca.
Pembuka: Nyatakan tujuan Anda langsung di kalimat pertama. Jangan menambahkan basa-basi yang tidak perlu. Contoh:
I am writing to formally request an employment verification letter.Informasi Kunci: Ini adalah bagian terpenting dari Employment Verification Letter Request Email Anda. Untuk menghindari keterlambatan, berikan semua informasi yang dibutuhkan departemen HR. Istilah "verification" berarti memastikan sesuatu itu benar. Menurut Cambridge Dictionary, verification adalah "the act of verifying something (= proving that it is true)."
- Nama lengkap Anda
- Nomor ID karyawan Anda
- Alasan permintaan (misalnya, untuk aplikasi visa, pinjaman, atau apartemen baru)
- Informasi khusus yang harus ada di surat (misalnya, tanggal mulai kerja, jabatan, gaji)
- Nama dan alamat organisasi atau orang yang akan menerima surat
"Permohonan" atau Poin Utama: Nyatakan dengan jelas tenggat waktu Anda jika ada. Gunakan bahasa yang sopan. Contoh:
I would be grateful if the letter could be prepared by [Date].Penutup: Akhiri bagian isi dengan kalimat penutup yang sopan. Contoh:
Thank you for your assistance in this matter.
4. Penutup dan Tanda Tangan
Pilih frasa penutup profesional. Setelah penutup, ketik nama lengkap Anda. Sebaiknya juga cantumkan jabatan serta ID karyawan di tanda tangan Anda.
- Penutup yang Tepat:
Sincerely,,Best regards,,Yours faithfully, - Contoh Tanda Tangan:
Sincerely,Jane DoeMarketing SpecialistEmployee ID: 12345
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Stock Options Inquiry Struktur, Kosakata, dan Contoh
Kosakata Penting
Menggunakan kata-kata yang tepat dalam penulisan email profesional membuat Anda terdengar lebih kompeten dan jelas. Berikut beberapa frasa kunci untuk permintaan Anda.
| Kosakata | Arti | Contoh |
|---|---|---|
| Formally request | Meminta sesuatu secara resmi atau dalam cara yang serius. | I am writing to formally request a letter of employment. |
| For the purpose of | Menjelaskan alasan untuk sesuatu. | The letter is required for the purpose of a rental application. |
| Proof of employment | Dokumen resmi yang menyatakan Anda bekerja di sebuah perusahaan. | Please provide me with a proof of employment. |
| At your earliest convenience | Secepatnya Anda bisa; cara sopan meminta tindakan cepat. | Please process this request at your earliest convenience. |
| Required information | Detail spesifik yang diperlukan. | Please let me know if you need any other required information from me. |
| I would appreciate it if | Cara sopan untuk membuat permintaan atau meminta sesuatu. | I would appreciate it if you could send the letter to me by Friday. |
| To whom it may concern | Salam formal ketika Anda tidak tahu nama penerima. | The letter should be addressed to 'To whom it may concern'. |
| In this matter | Berkaitan dengan situasi atau topik tertentu ini. | Thank you for your time and assistance in this matter. |
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Pengajuan Expense Report Submission yang Profesional dan Efektif
Contoh Email
Berikut template lengkap yang dapat Anda sesuaikan. Contoh ini untuk karyawan yang membutuhkan surat verifikasi untuk aplikasi sewa apartemen baru.
Catatan: Template ini menggunakan nada formal yang sesuai untuk berkomunikasi dengan departemen HR. Anda dapat mengubah detailnya sesuai kebutuhan spesifik Anda.
Subject: Employment Verification Letter Request – David Lee
Dear HR Department,
I am writing to formally request an employment verification letter. I need this document for a rental application.
Could you please include the following details in the letter:
- My full name: David Lee
- My job title: Senior Software Engineer
- My employment start date: October 15, 2021
- My current annual salary
The letter should be addressed to "The Leasing Office."
I would greatly appreciate it if the letter could be ready by this Friday, October 27th. Please let me know if it can be sent to me via email as a PDF or if I should pick up a physical copy.
Thank you for your time and assistance in this matter.
Best regards,
David Lee Senior Software Engineer Employee ID: 98765
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Permintaan Informasi Kebijakan Cuti Orang Tua Parental Leave Policy Inquiry
Kesimpulan
Menulis Email Permintaan Employment Verification Letter adalah tugas yang sederhana jika Anda mengetahui struktur yang benar dan nada profesional. Usahakan untuk jelas, langsung, dan memberikan semua detail yang dibutuhkan. Latihan adalah kunci untuk meningkatkan keterampilan menulis email bahasa Inggris bagi pelajar ESL. Jangan ragu untuk menggunakan template sebagai panduan, tetapi selalu sesuaikan dengan situasi Anda. Dengan tips ini, Anda bisa lebih percaya diri membuat permintaan formal di lingkungan profesional mana pun.