วิธีเขียนอีเมลขอ Employment Verification Letter Request

An image showing a person writing an Employment Verification Letter Request Email on a laptop.

การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่กำลังเรียนภาษาอังกฤษ คู่มือนี้เน้นไปที่การเขียน Employment Verification Letter Request Email ที่สมบูรณ์แบบ เราจะอธิบายโครงสร้าง ยกตัวอย่างคำศัพท์สำคัญ และให้แม่แบบเพื่อช่วยให้คุณสื่อสารด้วยน้ำเสียงที่เป็นทางการ การฝึกขอเอกสารอย่างเป็นทางการแบบนี้เป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้คุณพัฒนาทักษะการสื่อสารภาษาอังกฤษ และได้รับเอกสารที่ต้องการอย่างถูกต้องโดยไม่สับสน

สารบัญ

โครงสร้างของอีเมล Employment Verification Letter Request

เมื่อคุณต้องการขอเอกสารทางการ เช่น จดหมายยืนยันการทำงาน ทุกส่วนของอีเมลมีความสำคัญ อีเมลที่จัดโครงสร้างดีจะช่วยให้องค์กรเข้าใจและดำเนินการได้รวดเร็วขึ้น นี่คือวิธีแบ่งส่วนที่สำคัญ

1. หัวเรื่อง (Subject Line)

แถวหัวเรื่องเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับเห็น จึงต้องชัดเจนและตรงประเด็น หัวข้อที่คลุมเครืออาจถูกมองข้ามหรือหลงหายในกล่องจดหมายที่มีงานยุ่ง เป้าหมายของคุณคือช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทราบจุดประสงค์ทันที

รูปแบบ:Request: Employment Verification Letter – [Your Full Name]

ตัวอย่าง:

  • Employment Verification Letter Request - Jane Doe
  • Urgent Request: Proof of Employment for John Smith

2. คำขึ้นต้น (Salutation)

ใช้คำทักทายที่สุภาพเสมอ หากทราบชื่อผู้ที่รับผิดชอบ (เช่น HR Manager) ให้ใช้ชื่อ ถ้าไม่ทราบ ให้ระบุฝ่ายงานเพื่อความสุภาพและเป็นทางการ

  • กรณีรู้จักผู้รับ:Dear Mr. Smith, หรือ Dear Ms. Jones,
  • กรณีไม่รู้จัก:Dear HR Manager, หรือ Dear HR Department,

3. ตัวเนื้อหา (Body)

เนื้อหาอีเมลควรกระชับและรวมข้อมูลสำคัญให้ครบ แบ่งเป็นย่อหน้าสั้น ๆ เพื่อให้อ่านง่าย

  • เปิดเรื่อง: แจ้งจุดประสงค์ชัดเจนตั้งแต่ประโยคแรก ไม่ควรพูดคุยเรื่อยเปื่อย ตัวอย่าง: I am writing to formally request an employment verification letter.

  • รายละเอียดสำคัญ: นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดของ Employment Verification Letter Request Email เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า ควรระบุข้อมูลทุกอย่างที่ HR ต้องใช้ คำว่า "verification" หมายถึงการยืนยันความถูกต้อง โดยตาม Cambridge Dictionary การ verify คือ "the act of verifying something (= proving that it is true)." การให้รายละเอียดอย่างชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเอกสารทางการนี้

    • ชื่อ-นามสกุลของคุณ
    • หมายเลขพนักงานของคุณ
    • เหตุผลในการขอ (เช่น ขอสำหรับยื่นวีซ่า ขอสินเชื่อ หรือเช่าอพาร์ตเมนต์)
    • ข้อมูลเฉพาะที่ต้องการให้ใส่ในจดหมาย (เช่น วันเริ่มงาน ตำแหน่ง เงินเดือน)
    • ชื่อและที่อยู่ขององค์กรหรือบุคคลที่ต้องส่งจดหมายถึง

  • จุดขอหรือประเด็นหลัก: ระบุเดดไลน์ให้ชัดเจนหากมี และใช้ภาษาสุภาพ ตัวอย่าง: I would be grateful if the letter could be prepared by [Date].

  • คำกล่าวปิด: จบเนื้อหาด้วยประโยคปิดที่สุภาพ ตัวอย่าง: Thank you for your assistance in this matter.

4. ปิดท้ายและลงชื่อ (Closing and Signature)

เลือกประโยคปิดท้ายที่เป็นทางการ หลังประโยคปิดให้พิมพ์ชื่อเต็ม และควรระบุตำแหน่งกับหมายเลขพนักงานซ้ำที่ลายเซ็น

  • คำลงท้าย:Sincerely,, Best regards,, Yours faithfully,
  • ตัวอย่างลายเซ็น:Sincerely,Jane DoeMarketing SpecialistEmployee ID: 12345

อ่านเพิ่มเติม: Stock Options Inquiry วิธีเขียนอีเมลสอบถามและแนะแนวโครงสร้างพร้อมตัวอย่าง

คำศัพท์สำคัญ

การใช้ถ้อยคำที่เหมาะสมในอีเมลงานจะทำให้คุณดูมีความเป็นมืออาชีพและสื่อสารชัดเจน นี่คือวลีสำคัญที่ควรใช้

คำศัพท์ความหมายตัวอย่างประโยค
Formally requestการขอสิ่งใดอย่างเป็นทางการหรือจริงจังI am writing to formally request a letter of employment.
For the purpose ofอธิบายเหตุผลหรือวัตถุประสงค์ของบางสิ่งThe letter is required for the purpose of a rental application.
Proof of employmentเอกสารยืนยันอย่างเป็นทางการว่าคุณทำงานกับบริษัทPlease provide me with a proof of employment.
At your earliest convenienceเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ เป็นถ้อยคำสุภาพสำหรับขอความเร่งด่วนPlease process this request at your earliest convenience.
Required informationรายละเอียดที่จำเป็นต้องแจ้งPlease let me know if you need any other required information from me.
I would appreciate it ifถ้อยคำสุภาพในการขอหรือร้องขอสิ่งใดI would appreciate it if you could send the letter to me by Friday.
To whom it may concernคำทักทายทางการเมื่อไม่รู้ชื่อผู้รับThe letter should be addressed to 'To whom it may concern'.
In this matterในเรื่องนี้ หรือเกี่ยวกับสถานการณ์นี้Thank you for your time and assistance in this matter.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Expense Report Submission อย่างมืออาชีพและได้ผลจริง

ตัวอย่างอีเมล

ต่อไปนี้คือแม่แบบที่สมบูรณ์ซึ่งคุณสามารถนำไปปรับใช้ตามสถานการณ์ นี่คือตัวอย่างสำหรับพนักงานที่ต้องการจดหมายยืนยันการทำงานเพื่อยื่นขอเช่าอพาร์ตเมนต์

หมายเหตุ: แม่แบบนี้ใช้ภาษาทางการ เหมาะสำหรับการติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล คุณสามารถปรับรายละเอียดให้เหมาะสมกับความต้องการของตนเอง

Subject: Employment Verification Letter Request – David Lee

Dear HR Department,

I am writing to formally request an employment verification letter. I need this document for a rental application.

Could you please include the following details in the letter:

  • My full name: David Lee
  • My job title: Senior Software Engineer
  • My employment start date: October 15, 2021
  • My current annual salary

The letter should be addressed to "The Leasing Office."

I would greatly appreciate it if the letter could be ready by this Friday, October 27th. Please let me know if it can be sent to me via email as a PDF or if I should pick up a physical copy.

Thank you for your time and assistance in this matter.

Best regards,

David Lee Senior Software Engineer Employee ID: 98765

อ่านเพิ่มเติม: Parental Leave Policy Inquiry วิธีเขียนอีเมลสอบถามนโยบายการลาพักคลอดและตัวอย่างภาษาอังกฤษที่ใช้งานได้จริง

สรุป

การเขียน Employment Verification Letter Request Email เป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณรู้โครงสร้างและใช้ภาษาที่เป็นทางการอย่างถูกต้อง ควรเขียนให้ตรงประเด็น ชัดเจน และให้ข้อมูลครบถ้วน ฝึกฝนจะช่วยพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสำหรับผู้เรียนภาษา ไม่ต้องกลัวที่จะใช้แม่แบบเป็นแนวทาง แต่ควรปรับแก้ให้เหมาะกับสถานการณ์ของคุณเอง ด้วยเทคนิคเหล่านี้ คุณจะมั่นใจมากขึ้นในการขอเอกสารอย่างเป็นทางการในทุกสถานการณ์การทำงาน

List Alternate Posts

EnglishItalianPortugueseSpanishVietnameseChineseJapaneseIndonesianRussianGermanKoreanFrenchArabicTurkishDutch