Как написать запрос на пересылку нужному человеку
В профессиональном английском общении умение справляться с ошибочно направленными электронными письмами имеет решающее значение. Хорошо составленное письмо Запрос на пересылку нужному человеку обеспечивает эффективное достижение вашего сообщения правильного адресата и поддерживает хорошую электронную этикету. Как подчеркивают Oxford Learner's Dictionaries, важность ясности в общении (https://www.oxfordlearnersdictionaries.com/definition/english/clarity), этот гид поможет изучающим английский язык освоить искусство написания вежливых электронных писем на английском языке, улучшив ваши навыки профессиональной переписки и обеспечивая ясность в вашем деловом общении.
Содержание
Структура запроса на пересылку нужному человеку
Написание эффективного письма Запрос на пересылку нужному человеку включает в себя четкую и лаконичную структуру. Понимание каждой составляющей гарантирует, что ваше сообщение будет профессиональным и достигнет желаемого результата.
1. Тема письма
Тема письма играет важную роль для немедленного понимания. Она должна четко указывать цель электронного письма. Хорошая формула: "Действие требуется: [Оригинальная тема] - Пожалуйста, перенаправьте" или "По поводу [Оригинальной темы] - На ваш обзор/перенаправление." Это помогает получателю быстро усвоить содержание письма.
2. Приветствие
Выберите ваше приветствие в зависимости от ваших отношений. Для формальных контекстов используйте "Уважаемый г-н/г-жа [Фамилия]." Если вы находитесь ближе, можно использовать "Привет [Имя]." Всегда будьте вежливыми и профессиональными.
3. Основная часть
Основная часть вашего письма должна быть структурирована для четкой и эффективной передачи вашего сообщения.
- Вступление: Начните с краткого упоминания оригинального письма и указания вашей цели. Например, "Я получил ваше письмо по поводу [Оригинальной темы]," после чего можно сказать: "Я полагаю, этот запрос мог бы быть лучше обработан [Правильным человеком/Отделом]."
- Ключевые детали: Предоставьте достаточно контекста, не перегружая получателя. Кратко изложите оригинальный запрос или тему, чтобы они поняли, почему это пересылается.
- Запрос или основная цель: Четко укажите, что вам нужно от получателя. Обычно это переслать письмо или соединить вас с нужным человеком. Например, "Не могли бы вы переслать это в соответствующий отдел?" или "Сможете ли вы перенаправить этот запрос на [Имя правильного человека]?"
- Заключительные замечания: Вежливо выразите благодарность. Фразы, такие как "Спасибо за вашу помощь в этом вопросе" или "Ваша помощь очень ценится," подходят.
4. Заключение и подпись
Заключение должно сохранять профессиональный тон. Соответствующие фразы для завершения включают:
- С уважением,
- С наилучшими пожеланиями,
- С добрыми пожеланиями,
Ваша подпись должна включать ваше полное имя, должность и компанию (если применимо), а также контактную информацию. Этот профессиональный штрих укрепляет вашу идентичность.
Read more: Как написать письмо для последующего обращения Voicemail Follow-up
Основной словарь
Вот таблица полезных фраз для написания вежливого запроса на пересылку по электронной почте. Эти фразы способствуют эффективным навыкам общения на английском.
| Словарный запас | Значение | Пример |
|---|---|---|
| Ошибочно направленный | Отправленный неверному человеку или адресу. | "Похоже, это письмо было ошибочно направлено мне." |
| Соответствующий отдел | Правильный или подходящий отдел/команда. | "Не могли бы вы перенаправить это в соответствующий отдел?" |
| Перенаправить | Отправить другому человеку или в другое место. | "Пожалуйста, перенаправьте этот запрос Джону Смиту." |
| Вежливо помочь | Вежливый способ попросить о помощи. | "Не могли бы вы, пожалуйста, помочь, переслав это сообщение?" |
| Контактное лицо | Человек, который может предоставить конкретную информацию/помощь. | "Я не являюсь правильным контактным лицом для этого вопроса." |
| Обработать запрос | Заняться вопросом или просьбой. | "Сара лучше всего подходит для обработки этого запроса." |
| Ваше внимание к этому | Используется при просьбе к кому-то заняться чем-то. | "Ваше внимание к этому вопросу будет очень ценным." |
| Лучше всего подходит | Наиболее подходящий или квалифицированный. | "Наш бухгалтерский отдел лучше всего отвечает на ваши вопросы." |
Пример электронной почты
Вот пример письма Запрос на пересылку нужному человеку, демонстрирующего ясность и профессиональный тон. Этот шаблон идеален, когда вы получили письмо, которое должно обработать другой коллега или отдел.
Контекст: Вы получили электронное письмо по поводу проблемы с выставлением счетов клиента, но вы находитесь в отделе продаж, а не в бухгалтерии.
Тема: Действие требуется: Запрос по выставлению счета клиента - Пожалуйста, перенаправьте
Уважаемый г-н Джонсон,
Надеюсь, это письмо найдет вас в добром здравии.
Я получил приложенное письмо по поводу запроса о выставлении счета от XYZ Corp. Хотя я ценю ваш контакт, этот вопрос касается нашей Бухгалтерии.
Не могли бы вы вежливо переслать это письмо соответствующей команде в Бухгалтерии? Я полагаю, что Сара Чен, наш менеджер по выставлению счетов, или ее команда будут правильным контактным лицом для оперативного решения этого вопроса.
Спасибо за ваше внимание к этому вопросу. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам потребуется дополнительная информация с моей стороны.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]
[Ваша контактная информация]
Заключение
Освоение письма Запрос на пересылку нужному человеку — это ценное умение для любого изучающего английский язык, стремящегося к эффективному профессиональному общению. Практикуя эти структурированные подходы и используя подходящий словарь, вы можете гарантировать, что ваши сообщения будут ясными, вежливыми и всегда достигнут своих адресатов. Ясное общение укрепляет профессиональные отношения. Продолжайте практиковаться и не стесняйтесь адаптировать эти шаблоны под ваши конкретные нужды. Ключевым моментом является быть кратким, вежливым и прямым в вашем Запросе на пересылку нужному человеку.
