Как написать электронное письмо для последующего обращения после голосовой почты
Создание эффективных английских писем — это важный навык в профессиональном общении. Если вы когда-либо оставляли голосовое сообщение и думали, что делать дальше, хорошо написанное письмо для последующего обращения после голосовой почты может значительно увеличить ваши шансы на получение ответа. Этот справочник проведет вас через процесс, помогая вам овладеть искусством отправки вежливого и профессионального последующего обращения, чтобы ваше сообщение было четким и лаконичным для учащихся английскому как иностранному.
Содержание
- Структура письма для последующего обращения после голосовой почты
- Основной словарный запас
- Пример письма
- Заключение
Структура письма для последующего обращения после голосовой почты
Отправка письма для последующего обращения после голосовой почты требует четкого, организованного подхода. Разделение письма на его основные компоненты обеспечивает его профессиональный вид и легкость восприятия.
Тема Тема — это заголовок вашего письма и определяет, будет ли оно открыто. Она должна быть четкой, лаконичной и сразу же передавать цель письма. Сильная тема связывает письмо с предыдущим голосовым сообщением, устанавливая ожидания получателя.
Приветствие Приветствие задает тон. Для профессионального общения всегда выбирайте формальное приветствие, например, «Уважаемый [г-н/г-жа/д-р Фамилия]» или «Уважаемый [Полное имя]». Избегайте неформальных приветствий, если у вас нет установленной, неформальной связи с получателем.
Основная часть Основная часть — это то, где вы передаете свое основное сообщение. Она должна быть структурирована в логические абзацы для поддержания ясности.
Введение: Начните с вежливого упоминания голосового сообщения, которое вы оставили. Это сразу же обеспечит контекст для получателя. Кратко укажите цель вашего письма, которая отражает основное сообщение голосового сообщения.
Ключевые детали: Повторите любую важную информацию, которая была в вашем голосовом сообщении. Это могут быть названия проектов, даты или конкретные запросы. Убедитесь, что эти данные представлены четко и лаконично, избегая жаргона, где это возможно.
«Запрос» или основная идея: Четко укажите, что вам нужно или что вы ожидаете от получателя. Это может быть просьба перезвонить, конкретная информация или действие, которое нужно выполнить. Будьте прямыми, но вежливыми.
Заключительные замечания: Тактично завершите основную часть, выразив благодарность за их время или внимание. Вы также можете предложить дальнейшую помощь или уточнить, когда вы могли бы снова обратиться, если не получите ответа.
Заключительная часть и подпись Заключительная фраза должна соответствовать профессиональному тону вашего письма. Фразы, такие как «С уважением,» «С наилучшими пожеланиями,» или «С добрыми пожеланиями,» подходят. Ваша подпись должна включать ваше полное имя, должность и компанию (если применимо), а также ваши контактные данные.
Read more: Как написать электронное сообщение для обмена исследованиями случаев Case Study Sharing
Основной словарный запас
Овладение ключевым словарным запасом имеет жизненно важное значение для эффективного английского общения. Вот несколько высокоэффективных фраз, полезных для написания профессиональных писем, особенно для последующих обращений.
| Словарный запас | Значение | Пример |
|---|---|---|
| Относительно | Что касается; по отношению к | «Относительно нашего разговора вчера...» |
| Следить за | Продолжать или заниматься чем-то после первой попытки | «Я пишу, чтобы уточнить по голосовому сообщению, которое я оставил.» |
| Согласно нашему разговору | Как было обсуждено во время нашего разговора | «Согласно нашему разговору, я отправляю документ.» |
| Благодарен за ваше время | Вежливый способ поблагодарить кого-то за внимание | «Я благодарен за ваше время на этом.» |
| С нетерпением жду вашего ответа | Ожидая ответа | «Я с нетерпением жду вашего ответа по этому вопросу.» |
| Удобное время | Время, которое подходит кому-то | «Пожалуйста, дайте мне знать удобное время для связи.» |
| Уточнение | Действие, направленное на разъяснение | «Мне нужно уточнение по деталям проекта.» |
| Быстро | Быстро; без задержки | «Не могли бы вы, пожалуйста, ответить на этот запрос быстро?» |
Пример письма
Вот пример письма для последующего обращения после голосовой почты, который демонстрирует структуру и профессиональный тон, обсуждаемые ранее.
Контекст: Вы оставили голосовое сообщение для потенциального клиента, Сары Чен, о новом сервисе, который может быть полезен её компании.
Тема: Последующее обращение: голосовая почта относительно [Вашего названия сервиса] для [Название компании клиента]
Уважаемая г-жа Чен,
Надеюсь, что это письмо найдет вас в добром здравии. Я пишу, чтобы уточнить по голосовому сообщению, которое я оставил вам ранее сегодня относительно того, как [Ваше название сервиса] может значительно улучшить [Название компании клиента]'s [конкретная область, например, маркетинговые усилия].
Как я упомянул в своем сообщении, наш сервис специализируется на [кратко повторите основную выгоду]. Я считаю, что это может оказать особое влияние на вашу команду, учитывая [упомяните конкретную проблему или цель их компании, если известно].
Я был бы рад кратко обсудить это дальше и ответить на любые ваши вопросы. Пожалуйста, дайте мне знать, если есть удобное время для быстрого 10-15 минутного звонка на следующей неделе.
Спасибо за ваше время и внимание. Я с нетерпением жду возможности связаться.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше полное имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]
[Ваш номер телефона]
[Ваш адрес электронной почты]
Заключение
Создание профессионального письма для последующего обращения после голосовой почты — это важный навык для любого, кто хочет улучшить свои способности в написании английских писем. Следуя четкой структуре, используя подходящий словарный запас и поддерживая вежливый и профессиональный тон, вы можете значительно улучшить свое общение. Практика — это ключ. Попробуйте адаптировать эти принципы к своим профессиональным взаимодействиям. Чем больше вы пишете, тем более уверенными и профессиональными вы станете во всех своих письмах. Как определяет Merriam-Webster слово «последующее», оно относится к чему-то, что продолжает или завершает предыдущее действие; применение этого в ваших письмах обеспечивает полное и эффективное общение. Постоянная практика поможет учащимся английскому как иностранному персонализировать свой профессиональный тон и усовершенствовать свои навыки написания писем.
