Hoe een Voicemail Follow-up E-mail te Schrijven
Effectief Engels e-mail schrijven is een cruciale vaardigheid in professionele communicatie. Als je ooit een voicemail hebt ingesproken en je afvroeg wat je vervolgens moet doen, kan een goed geschreven voicemail follow-up e-mail je kansen op een reactie aanzienlijk vergroten. Deze gids helpt je door het proces, zodat je de kunst van het verzenden van een beleefde en professionele follow-up beheerst, en zorgt ervoor dat je boodschap duidelijk en beknopt is voor ESL-leerlingen.
Inhoudsopgave
Structuur van een Voicemail Follow-up E-mail
Het verzenden van een voicemail follow-up e-mail vereist een duidelijke, georganiseerde aanpak. Door de e-mail op te delen in zijn kerncomponenten zorg je ervoor dat je boodschap professioneel en makkelijk te begrijpen is.
De Onderwerpsregel De onderwerpsregel is de kop van je e-mail en bepaalt of deze geopend wordt. Het moet duidelijk, beknopt zijn en onmiddellijk het doel van de e-mail overbrengen. Een sterke onderwerpsregel verbindt de e-mail met de vorige voicemail, waardoor de verwachtingen van de ontvanger worden ingesteld.
De Aanhef De aanhef stelt de toon. Voor professionele communicatie kies je altijd voor een formele begroeting zoals "Beste [Dhr./Mevr./Dr. Achternaam]" of "Beste [Volledige Naam]". Vermijd informele begroetingen, tenzij je een gevestigde, informele relatie met de ontvanger hebt.
De Inhoud De inhoud is waar je je belangrijkste boodschap overbrengt. Deze moet in logische alinea's worden gestructureerd om de duidelijkheid te behouden.
Opening: Begin met een vriendelijke verwijzing naar de voicemail die je hebt ingesproken. Dit biedt onmiddellijk context voor de ontvanger. Vermeld kort het doel van je e-mail, dat de kernboodschap van de voicemail weerspiegelt.
Belangrijke Gegevens: Herhaal eventuele cruciale informatie die in je voicemail zat. Dit kan projectnamen, data of specifieke verzoeken omvatten. Zorg ervoor dat deze gegevens duidelijk en beknopt worden gepresenteerd, waarbij jargon waar mogelijk wordt vermeden.
De "Vraag" of Hoofdzaak: Geef duidelijk aan wat je nodig hebt of verwacht van de ontvanger. Dit kan een verzoek om een terugbelactie, een specifiek stuk informatie of een te nemen actie zijn. Wees direct maar beleefd.
Afsluitende Opmerkingen: Sluit de inhoud elegant af door je waardering voor hun tijd of aandacht te uiten. Je kunt ook verdere hulp aanbieden of verduidelijken wanneer je misschien opnieuw contact opneemt als er geen reactie komt.
De Afsluiting en Handtekening De afsluitende zin moet overeenkomen met de professionele toon van je e-mail. Zinnen zoals "Met vriendelijke groet," "Hoogachtend," of "Met beste wensen," zijn gepast. Je handtekening moet je volledige naam, titel en bedrijf (indien van toepassing) en je contactinformatie bevatten.
Lees meer: Hoe een Case Study Sharing E-mail te Schrijven voor surefire success
Essentiële Woordenschat
Het meester zijn van sleutelwoordenschat is van vitaal belang voor effectieve Engelse communicatie. Hier zijn enkele krachtige zinnen die nuttig zijn bij het opstellen van professionele e-mails, vooral follow-ups.
| Woordenschat | Betekenis | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Met betrekking tot | Over; wat betreft | "Met betrekking tot ons gesprek van gisteren..." |
| Opvolgen | Voortzetten of achtervolgen na een eerste poging | "Ik schrijf om op te volgen op de voicemail die ik heb achtergelaten." |
| Volgens ons gesprek | Zoals besproken tijdens ons gesprek of telefoongesprek | "Volgens ons gesprek stuur ik het document." |
| Waardeer uw tijd | Een beleefde manier om iemand te bedanken voor hun overweging | "Ik waardeer uw tijd bij het bekijken hiervan." |
| Uitkijken naar uw reactie | Ieder moment anticiperend op een reactie | "Ik kijk ernaar uit om van u te horen over deze kwestie." |
| Geschikte tijd | Een tijd die iemand uitkomt | "Laat me alstublieft weten wanneer het u uitkomt om contact op te nemen." |
| Verduidelijking | De handeling van iets duidelijker of makkelijker te begrijpen maken | "Ik heb enige verduidelijking nodig over de projectdetails." |
| Snel | Vlug; zonder vertraging | "Kunt u alstublieft snel op dit verzoek reageren?" |
Lees meer: Hoe een E-mail voor Herverbinding met een Voormalige Klant te Schrijven Former Client Re-engagement
E-mail Voorbeeld
Hier is een voorbeeld van een voicemail follow-up e-mail die de structuur en professionele toon illustreert die eerder zijn besproken.
Context: Je hebt een voicemail achtergelaten voor een potentiële klant, Sarah Chen, over een nieuwe service die haar bedrijf zou kunnen helpen.
Onderwerp: Opvolging: Voicemail Met Betrekking Tot [Naam van Uw Dienst] voor [Naam van Klant's Bedrijf]
Beste mevrouw Chen,
Ik hoop dat deze e-mail u goed bereikt. Ik schrijf om op te volgen op de voicemail die ik eerder vandaag heb achtergelaten over hoe [Naam van Uw Dienst] aanzienlijk ten goede zou kunnen komen aan [Naam van Klant's Bedrijf]’s [specifiek gebied, bijv. marketinginspanningen].
Zoals vermeld in mijn bericht, is onze service gespecialiseerd in [kernvoordeel kort herhalen]. Ik geloof dat dit bijzonder impactvol kan zijn voor uw team, gezien [noem een specifieke uitdaging of doel van hun bedrijf, indien bekend].
Ik zou het prettig vinden om dit verder kort te bespreken en eventuele vragen die u heeft te beantwoorden. Laat alstublieft weten of er een geschikte tijd is voor een kort telefoongesprek van 10-15 minuten volgende week.
Dank u voor uw tijd en overweging. Ik kijk uit naar de mogelijkheid om contact te leggen.
Met vriendelijke groet,
[Uw Volledige Naam]
[Uw Titel]
[Uw Bedrijf]
[Uw Telefoonnummer]
[Uw E-mailadres]
Lees meer: Hoe een Prijsverhogingsmelding E-mail te Schrijven met Price Increase Notification
Conclusie
Het opstellen van een professionele voicemail follow-up e-mail is een essentiële vaardigheid voor iedereen die zijn Engelse e-mail schrijfvaardigheden wil verbeteren. Door een duidelijke structuur te volgen, gepaste woordenschat te gebruiken en een beleefde en professionele toon te behouden, kun je je communicatie aanzienlijk verbeteren. Oefening baart kunst. Probeer deze principes aan te passen op je eigen professionele interacties. Hoe meer je schrijft, hoe vertrouwder en vaardiger je wordt in al je e-mailcommunicatie. Zoals Merriam-Webster "follow-up" definieert als iets dat een eerdere actie voortzet of aanvult, zorgt dit ervoor dat je e-mails uitvoerige en effectieve communicatie waarborgen. Voortdurende oefening zal ESL-leerlingen helpen hun professionele toon te personaliseren en hun algemene schrijfvaardigheden in e-mails te verfijnen.
