كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة بعد رسالة صوتية
إن صياغة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية الفعالة هي مهارة حيوية في التواصل المهني. إذا كنت قد تركت رسالة صوتية وتساءلت عما يجب عليك فعله بعد ذلك، يمكن أن تعزز رسالة البريد الإلكتروني المتابعة المكتوبة بشكل جيد فرصك في الحصول على رد. ستساعدك هذه الدليل في عملية الكتابة، مما يساعدك على إتقان فن إرسال متابعة مهذبة ومهنية، مما يضمن أن رسالتك واضحة وموجزة لـ متعلمين اللغة الإنجليزية كلغة ثانية.
جدول المحتويات
هيكل بريد إلكتروني للمتابعة بعد رسالة صوتية
يحتاج إرسال رسالة بريد إلكتروني للمتابعة بعد رسالة صوتية إلى نهج واضح ومنظم. يساعد تقسيم البريد الإلكتروني إلى مكوناته الأساسية في ضمان أن تكون رسالتك مهنية وسهلة الفهم.
خط الموضوع خط الموضوع هو عنوان بريدك الإلكتروني ويحدد ما إذا كان سيتم فتحه. يجب أن يكون واضحًا وموجزًا، ويعبر على الفور عن غرض البريد الإلكتروني. يرتبط خط الموضوع القوي بالبريد الإلكتروني مع الرسالة الصوتية السابقة، مما يحدد توقعات المستلم.
التحية تحدد التحية نبرة الرسالة. للتواصل المهني، اختر دائمًا تحية رسمية مثل "عزيزي [السيد/السيدة/الدكتور الاسم الأخير]" أو "عزيزي [الاسم الكامل]". تجنب التحيات غير الرسمية إلا إذا كانت لديك علاقة غير رسمية راسخة مع المستلم.
المحتوى المحتوى هو المكان الذي تنقل فيه رسالتك الرئيسية. يجب أن يكون هيكله في فقرات منطقية للحفاظ على الوضوح.
الافتتاح: ابدأ بالإشارة بأدب إلى الرسالة الصوتية التي تركتها. يوفر ذلك على الفور السياق للمستلم. اذكر بإيجاز غرض بريدك الإلكتروني، الذي يعكس الرسالة الأساسية للرسالة الصوتية.
تفاصيل أساسية: كرر أي معلومات حاسمة كانت في رسالتك الصوتية. قد تشمل أسماء المشاريع، التواريخ، أو طلبات معينة. تأكد من تقديم هذه التفاصيل بوضوح وباختصار، وتجنب المصطلحات الفنية قدر الإمكان.
الطلب أو النقطة الرئيسية: اذكر بوضوح ما تحتاجه أو تتوقعه من المستلم. يمكن أن يكون ذلك طلبًا للاتصال بك مرة أخرى، أو معلومة معينة، أو إجراءً يجب اتخاذه. كن مباشرًا ولكن مهذبًا.
كلمات ختامية: قم بختام النص بأدب معبرًا عن امتنانك لوقتهم أو اهتمامهم. يمكنك أيضًا تقديم مزيد من المساعدة أو توضيح متى قد تتابع مرة أخرى إذا لم يتم تلقي رد.
الختام والتوقيع يجب أن تتناسب عبارة الختام مع النبرة المهنية لبريدك الإلكتروني. عبارات مثل "مع أطيب التحيات"، "أطيب التمنيات"، أو "مع خالص التحيات" مناسبة. يجب أن تتضمن توقيعك اسمك الكامل، وظيفتك، وشركتك (إن أمكن)، ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني لمشاركة دراسة حالة بشكل فعال
المفردات الأساسية
إتقان المفردات الرئيسية أمر حيوي للتواصل الفعال باللغة الإنجليزية. إليك بعض العبارات ذات التأثير العالي المفيدة لصياغة رسائل البريد الإلكتروني المهنية، خاصة المتابعة.
| المفردات | المعنى | المثال |
|---|---|---|
| فيما يخص | متعلق؛ فيما يتعلق بـ | "فيما يخص مكالمتنا أمس..." |
| الاستمرار في | لمتابعة أو السعي بعد محاولة أولية | "أكتب لمتابعة الرسالة الصوتية التي تركتها." |
| حسب محادثتنا | كما تم مناقشته أثناء حديثنا أو مكالمتنا | "حسب محادثتنا، أرسل الوثيقة." |
| أقدر وقتك | طريقة مهذبة لشكر شخص على اعتباره | "أقدر وقتك في مراجعة هذا." |
| أتطلع لسماع منك | في انتظار استجابة | "أتعجب لسماع منك قريبًا بخصوص هذه المسألة." |
| وقت مناسب | وقت يناسب شخصًا | "يرجى إخباري بوقت مناسب للتواصل." |
| توضيح | فعل جعل شيء ما أكثر وضوحًا أو سهولة في الفهم | "أحتاج إلى بعض التوضيح بخصوص تفاصيل المشروع." |
| بسرعة | بسرعة؛ دون تأخير | "هل يمكنك الرد بسرعة على هذا الطلب؟" |
مثال على البريد الإلكتروني
إليك مثال على بريد إلكتروني لمتابعة الرسالة الصوتية الذي يوضح الهيكل والنبرة المهنية التي تمت مناقشتها سابقًا.
السياق: تركت رسالة صوتية لعميل محتمل، سارة تشين، حول خدمة جديدة يمكن أن تفيد شركتها.
الموضوع: متابعة: الرسالة الصوتية بشأن [اسم خدمتكم] لـ [اسم شركة العميل]
عزيزتي السيدة تشين،
آمل أن تكوني بخير. أكتب لمتابعة الرسالة الصوتية التي تركتها لك في وقت سابق اليوم بشأن كيفية استفادة [اسم خدمتكم] بصورة كبيرة شركة [اسم شركة العميل] في [مجال محدد، مثل الجهود التسويقية].
كما ذكرت في رسالتي، تخصص خدمتنا في [كرر بإيجاز الفائدة الأساسية]. أعتقد أن هذا يمكن أن يكون له تأثير خاص على فريقك، نظرًا لـ [اذكر تحديًا أو هدفًا محددًا لشركتهم، إذا كان معروفًا].
سأكون سعيدًا لمناقشة هذا بشكل موجز والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديك. يرجى إخباري إذا كان هناك وقت مناسب لإجراء مكالمة سريعة لمدة 10-15 دقيقة الأسبوع المقبل.
شكرًا لك على وقتك واهتمامك. أتطلع إلى إمكانية التواصل.
مع أطيب التحيات،
[اسمك الكامل]
[وظيفتك]
[شركتك]
[رقم هاتفك]
[بريدك الإلكتروني]
الخاتمة
إن صياغة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة بعد رسالة صوتية هي مهارة حيوية لأي شخص يسعى لتحسين قدراته في كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية. من خلال اتباع هيكل واضح، واستخدام مفردات مناسبة، والحفاظ على نبرة مهذبة ومهنية، يمكنك تعزيز تواصلك بشكل كبير. الممارسة هي المفتاح. حاول تكييف هذه المبادئ مع تفاعلاتك المهنية الخاصة. كلما كتبت أكثر، زادت ثقتك وكفاءتك في جميع تبادلاتك البريدية. كما تعرف ميريام-ويبستر "المتابعة" على أنها شيء يستمر أو يكمل إجراءً سابقًا، فإن تطبيق ذلك على رسائلك الإلكترونية يضمن تواصلًا شاملاً وفعالًا. ستساعد الممارسة المستمرة متعلمي اللغة الإنجليزية كلغة ثانية على تخصيص نغمتهم المهنية وصقل مهاراتهم في كتابة البريد الإلكتروني بشكل عام.
