วิธีการเขียนอีเมลติดตามผลจากการฝากข้อความเสียง
การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่มีประสิทธิภาพคือทักษะที่สำคัญในด้านการสื่อสารทางวิชาชีพ หากคุณเคยฝากข้อความเสียงและสงสัยว่าควรทำอย่างไรต่อ อีเมลติดตามผลที่เขียนอย่างดีสามารถเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับอย่างมาก คู่มือนี้จะช่วยแนะนำคุณเกี่ยวกับกระบวนการนี้ ช่วยให้คุณเชี่ยวชาญศิลปะการส่งการติดตามผลอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพ เพื่อให้ข้อความของคุณชัดเจนและกระชับสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษเป็นภาษาที่สอง (ESL)
เนื้อหาสำหรับตาราง
โครงสร้างของอีเมลติดตามผลจากการฝากข้อความเสียง
การส่งอีเมลติดตามผลจากการฝากข้อความเสียงต้องมีการเข้าหาที่ชัดเจนและเป็นระบบ การแบ่งแยกอีเมลออกเป็นส่วนประกอบหลักช่วยให้ข้อความของคุณเป็นมืออาชีพและเข้าใจง่าย
หัวข้ออีเมล หัวข้ออีเมลคือหัวข้อหลักของอีเมลของคุณและกำหนดว่าสิ่งนี้จะถูกเปิดไหม ควรชัดเจน กระชับ และสื่อถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลโดยทันที หัวข้อที่แข็งแกร่งเชื่อมโยงอีเมลกับข้อความเสียงก่อนหน้านี้ ทำให้ผู้รับคาดหวังสิ่งที่จะตามมา
การทักทาย การทักทายกำหนดโทน การสื่อสารอย่างมืออาชีพควรเลือกใช้การทักทายอย่างเป็นทางการ เช่น "เรียน [นาย/นาง/ดร. นามสกุล]" หรือ "เรียน [ชื่อเต็ม]" หลีกเลี่ยงการทักทายที่ไม่เป็นทางการเว้นแต่คุณจะมีความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการกับผู้รับ
เนื้อหาหลัก เนื้อหาหลักคือที่ที่คุณสื่อสารข้อความหลักของคุณ ควรมีการจัดเรียงเป็นย่อหน้าที่มีเหตุมีผลเพื่อรักษาความชัดเจน
การเปิด: เริ่มต้นด้วยการอ้างถึงข้อความเสียงที่คุณฝากอย่างสุภาพ นี่จะช่วยให้บริบทแก่ผู้รับทันที ระบุจุดประสงค์ของอีเมลคุณซึ่งสะท้อนถึงข้อความหลักของข้อความเสียง
รายละเอียดสำคัญ: ย้ำถึงข้อมูลที่สำคัญที่อยู่ในข้อความเสียงของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงชื่อโครงการ วันที่ หรือคำขอเฉพาะ ทำให้แน่ใจว่าข้อมูลเหล่านี้นำเสนออย่างชัดเจนและกระชับ หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะเมื่อเป็นไปได้
คำขอหรือจุดหลัก: ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการหรือคาดหวังอะไรจากผู้รับ อาจเป็นคำขอให้โทรกลับ ข้อมูลเฉพาะ หรือการดำเนินการที่ต้องทำ ควรตรงไปตรงมาแต่สุภาพ
คำพูดปิดท้าย: สรุปเนื้อหาอย่างมีมารยาทโดยการแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาและความสนใจของพวกเขา คุณยังสามารถเสนอความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือชี้แจงเมื่อไหร่ที่คุณอาจติดตามผลอีกครั้งหากไม่ได้รับการตอบกลับ
คำปิดและลายเซ็น คำปิดควรสอดคล้องกับโทนมืออาชีพของอีเมลของคุณ คำพูดอย่าง "ด้วยความเคารพ," "ด้วยความนับถือ," หรือ "ด้วยความปรารถนาดี" เป็นสิ่งที่เหมาะสม ลายเซ็นของคุณควรรวมชื่อเต็ม ตำแหน่งและบริษัท (ถ้าเหมาะสม) รวมถึงข้อมูลติดต่อของคุณ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลจัดการข้อโต้แย้งในการขาย Sales Objection Handling
คำศัพท์ที่สำคัญ
การเชี่ยวชาญในคำศัพท์หลักเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารภาษาอังกฤษอย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือวลีที่มีผลกระทบสูงซึ่งมีประโยชน์ในการจัดทำอีเมลอย่างมืออาชีพ โดยเฉพาะในการติดตามผล
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| เกี่ยวกับ | เกี่ยวข้อง; เกี่ยวกับ | "เกี่ยวกับการสนทนาของเราเมื่อวานนี้..." |
| ติดตาม | เพื่อดำเนินการหรือติดตามหลังจากความพยายามเริ่มต้น | "ฉันเขียนเพื่อติดตามข้อความเสียงที่ฉันทิ้งไว้." |
| ตามที่เราได้พูดคุยกัน | ตามที่ได้หารือในระหว่างการพูดคุยหรือโทรศัพท์ | "ตามที่เราได้พูดคุยกัน ฉันกำลังส่งเอกสาร." |
| ขอบคุณสำหรับเวลา | วิธีสุภาพในการขอบคุณใครสักคนสำหรับการพิจารณา | "ฉันขอบคุณสำหรับเวลาของคุณในการตรวจสอบนี้." |
| รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ | คาดหวังอย่างกระตือรือร้นว่าจะได้รับการตอบกลับ | "ฉันรอคอยที่จะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้เกี่ยวกับเรื่องนี้." |
| เวลาที่สะดวก | เวลาที่เหมาะสมกับใครบางคน | "โปรดแจ้งให้ฉันทราบเวลาใดที่สะดวกในการติดต่อ." |
| การชี้แจง | การกระทำของการทำให้บางอย่างชัดเจนหรือเข้าใจง่ายขึ้น | "ฉันต้องการการชี้แจงเกี่ยวกับรายละเอียดของโครงการ." |
| โดยทันที | อย่างรวดเร็ว; โดยไม่ต้องรอ | "คุณช่วยตอบสนองต่อคำขอนี้โดยทันทีได้ไหม?" |
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลเลิกติดต่อกับลูกค้าเงียบอย่างมืออาชีพ
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างของอีเมลติดตามผลจากการฝากข้อความเสียงที่แสดงให้เห็นถึงโครงสร้างและโทนที่เป็นมืออาชีพตามที่กล่าวถึงข้างต้น
บริบท: คุณได้ฝากข้อความเสียงสำหรับลูกค้าเป้าหมาย คือ ซาราห์ เฉิน เกี่ยวกับบริการใหม่ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของเธอ
หัวข้อ: ติดตาม: ข้อความเสียงเกี่ยวกับ [ชื่อบริการของคุณ] สำหรับ [ชื่อบริษัทของลูกค้า]
เรียนคุณเฉิน,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะทำให้คุณสบายดี ฉันเขียนเพื่อติดตามข้อความเสียงที่ฉันทิ้งไว้คุณเมื่อเช้าวันนี้เกี่ยวกับวิธีที่ [ชื่อบริการของคุณ] จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อ [ชื่อบริษัทของลูกค้า]'s [จุดเฉพาะ เช่น ความพยายามทางการตลาด]
ตามที่ได้กล่าวไว้ในข้อความของฉัน บริการของเรามีความเชี่ยวชาญใน [ทบทวนประโยชน์หลักอย่างสั้น ๆ] ฉันเชื่อว่าสิ่งนี้จะมีผลกระทบอย่างมากกับทีมของคุณ โดยเฉพาะเมื่อ [ระบุปัญหาหรือเป้าหมายเฉพาะของบริษัทพวกเขาหากทราบ]
ฉันยินดีที่จะหารือเรื่องนี้เพิ่มเติมและตอบคำถามใด ๆ ที่คุณอาจมี กรุณาแจ้งให้ฉันทราบหากมีเวลาที่สะดวกสำหรับการโทร 10-15 นาทีในสัปดาห์หน้า
ขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของคุณ ฉันรอคอยที่จะได้มีโอกาสเชื่อมต่อ
ด้วยความปรารถนาดี,
[ชื่อเต็มของคุณ] [ตำแหน่งของคุณ] [บริษัทของคุณ] [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ] [อีเมลของคุณ]
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลเลิกติดต่อกับลูกค้าเงียบอย่างมืออาชีพ
บทสรุป
การสร้างอีเมลติดตามผลจากข้อความเสียงอย่างมืออาชีพเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาความสามารถในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ด้วยการปฏิบัติตามโครงสร้างที่ชัดเจน ใช้คำศัพท์ที่เหมาะสม และรักษาโทนที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ คุณสามารถเพิ่มความสามารถในการสื่อสารของคุณได้อย่างมาก ลองปรับใช้หลักการเหล่านี้กับการมีปฏิสัมพันธ์ทางวิชาชีพของคุณ ยิ่งคุณเขียนมากเท่าใด คุณก็จะยิ่งมั่นใจและมีความเชี่ยวชาญในทุกการแลกเปลี่ยนอีเมลมากขึ้นเท่านั้น ตามที่ Merriam-Webster นิยาม "ติดตาม" ว่าเป็นสิ่งที่ดำเนินการหรือต่อเนื่องจากการทำกิจกรรมก่อนหน้านี้ การประยุกต์สิ่งนี้กับอีเมลของคุณจะทำให้การสื่อสารของคุณละเอียดและมีประสิทธิภาพ การฝึกฝนอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้ผู้เรียน ESL ปรับแต่งโทนมืออาชีพของตนและพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลโดยรวม
