Comment rédiger un email de suivi de message vocal
Rédiger des emails en anglais efficaces est une compétence cruciale dans la communication professionnelle. Si vous avez déjà laissé un message vocal et vous vous êtes demandé quoi faire ensuite, un email de suivi de message vocal bien rédigé peut considérablement augmenter vos chances d'obtenir une réponse. Ce guide vous présentera le processus, vous aidant à maîtriser l'art d'envoyer un suivi poli et professionnel, tout en garantissant que votre message soit clair et concis pour les apprenants de l'anglais langue seconde.
Table des matières
Structure d'un email de suivi de message vocal
Envoyer un email de suivi de message vocal nécessite une approche claire et organisée. Décomposer l'email en ses composants essentiels garantit que votre message soit professionnel et facile à comprendre.
L'objet L'objet est le titre de votre email et détermine s'il sera ouvert. Il doit être clair, concis et transmettre immédiatement le but de l'email. Un bon objet lie l'email au message vocal précédent, fixant les attentes du destinataire.
La salutation La salutation donne le ton. Pour une communication professionnelle, optez toujours pour une salutation formelle telle que "Cher [M./Mme/Dr. Nom de famille]" ou "Cher [Nom complet]". Évitez les salutations informelles sauf si vous avez une relation informelle établie avec le destinataire.
Le corps Le corps est l'endroit où vous transmettez votre message principal. Il doit être structuré en paragraphes logiques pour maintenir la clarté.
Ouverture : Commencez par faire référence poliment au message vocal que vous avez laissé. Cela donne immédiatement le contexte au destinataire. Énoncez brièvement l'objet de votre email, qui reflète le message principal du message vocal.
Détails clés : Répétez toute information cruciale qui se trouvait dans votre message vocal. Cela peut inclure des noms de projets, des dates ou des demandes spécifiques. Assurez-vous que ces détails sont présentés clairement et concisément, en évitant le jargon autant que possible.
La demande ou le point principal : Indiquez clairement ce dont vous avez besoin ou ce que vous attendez du destinataire. Cela pourrait être une demande de rappel, une information spécifique ou une action à effectuer. Soyez direct mais poli.
Remarques de clôture : Terminez gracieusement le corps en exprimant votre gratitude pour leur temps ou leur attention. Vous pouvez également offrir une aide supplémentaire ou préciser quand vous pourriez relancer si aucune réponse n'est reçue.
La fermeture et la signature La phrase de fermeture doit correspondre au ton professionnel de votre email. Des phrases comme "Cordialement," "Meilleures salutations," ou "Salutations distinguées," sont appropriées. Votre signature doit inclure votre nom complet, votre titre, et votre entreprise (si applicable), ainsi que vos coordonnées.
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Vocabulaire essentiel
Maîtriser le vocabulaire clé est vital pour une communication efficace en anglais. Voici quelques phrases percutantes utiles pour la rédaction d'emails professionnels, en particulier des suivis.
| Vocabulaire | Signification | Exemple |
|---|---|---|
| Concernant | En rapport avec | "Concernant notre appel d'hier..." |
| Suivre | Continuer ou poursuivre après une tentative initiale | "Je vous écris pour suivre le message vocal que j'ai laissé." |
| Conformément à notre conversation | Comme discuté lors de notre conversation | "Conformément à notre conversation, je vous envoie le document." |
| J'apprécie votre temps | Une manière polie de remercier quelqu'un pour sa considération | "J'apprécie votre temps pour examiner cela." |
| J'attends avec impatience de vous entendre | Anticiper avec empressement une réponse | "J'attends avec impatience de vous entendre bientôt à ce sujet." |
| Moment opportun | Un moment qui convient à quelqu'un | "Veuillez me faire savoir un moment opportun pour discuter." |
| Clarification | L’acte de rendre quelque chose plus clair ou plus facile à comprendre | "J'ai besoin d'une clarification sur les détails du projet." |
| Rapidement | Rapidement ; sans délai | "Pourriez-vous répondre rapidement à cette demande ?" |
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Exemple d'email
Voici un exemple d'un email de suivi de message vocal qui démontre la structure et le ton professionnel discutés précédemment.
Contexte : Vous avez laissé un message vocal pour un client potentiel, Sarah Chen, à propos d'un nouveau service qui pourrait bénéficier à son entreprise.
Objet : Suivi : Message vocal concernant [Votre nom de service] pour [Nom de l'entreprise du client]
Chère Mme Chen,
J'espère que vous allez bien. Je vous écris pour faire suite au message vocal que je vous ai laissé plus tôt aujourd'hui concernant comment [Votre nom de service] pourrait bénéficier de manière significative à [Nom de l'entreprise du client] [domaine spécifique, par ex., efforts de marketing].
Comme mentionné dans mon message, notre service se spécialise dans [rappel succinct de l'avantage principal]. Je pense que cela pourrait avoir un impact particulièrement fort pour votre équipe, compte tenu de [mentionnez un défi ou un objectif spécifique de leur entreprise, si connu].
Je serais ravi de discuter brièvement de cela davantage et de répondre à toutes vos questions. Merci de me faire savoir s'il y a un moment opportun pour un rapide appel de 10-15 minutes la semaine prochaine.
Merci pour votre temps et votre considération. J'attends avec impatience la possibilité de nous connecter.
Meilleures salutations,
[Votre nom complet]
[Votre titre]
[Votre entreprise]
[Votre numéro de téléphone]
[Votre adresse email]
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Conclusion
Rédiger un email de suivi de message vocal professionnel est une compétence essentielle pour quiconque souhaite améliorer ses capacités en rédaction d'emails en anglais. En suivant une structure claire, en utilisant un vocabulaire approprié et en maintenant un ton poli et professionnel, vous pouvez considérablement améliorer votre communication. Pratiquer est la clé. Essayez d'adapter ces principes à vos propres interactions professionnelles. Plus vous écrivez, plus vous deviendrez confiant et compétent dans tous vos échanges par email. Comme Merriam-Webster définit "suivi" comme quelque chose qui continue ou complète une action précédente, appliquer cela à vos emails garantit une communication complète et efficace. Une pratique continue aidera les apprenants de l'anglais langue seconde à personnaliser leur ton professionnel et à perfectionner leurs compétences globales en rédaction d'emails.
