Cara Menulis Email Tindak Lanjut Voicemail
Membuat penulisan email dalam bahasa Inggris yang efektif adalah keterampilan penting dalam komunikasi profesional. Jika Anda pernah meninggalkan voicemail dan bertanya-tanya apa yang harus dilakukan selanjutnya, email tindak lanjut voicemail yang ditulis dengan baik dapat secara signifikan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan respons. Panduan ini akan membimbing Anda melalui proses tersebut, membantu Anda menguasai seni mengirim tindak lanjut yang sopan dan profesional, memastikan pesan Anda jelas dan ringkas untuk pembelajar ESL.
Daftar Isi
Struktur Email Tindak Lanjut Voicemail
Mengirim email tindak lanjut voicemail memerlukan pendekatan yang jelas dan terorganisir. Memecah email menjadi komponen utama memastikan pesan Anda profesional dan mudah dipahami.
Baris Subjek Baris subjek adalah judul email Anda dan menentukan apakah email tersebut dibuka. Hal ini harus jelas, ringkas, dan segera menyampaikan tujuan email. Baris subjek yang kuat menghubungkan email dengan voicemail sebelumnya, menetapkan harapan penerima.
Salam Salam menetapkan nada. Untuk komunikasi profesional, selalu pilih sapaan formal seperti "Kepada [Bapak/Ibu/Dokter Nama Belakang]" atau "Kepada [Nama Lengkap]". Hindari sapaan informal kecuali Anda memiliki hubungan informal yang sudah terbentuk dengan penerima.
Isi Isi adalah tempat Anda menyampaikan pesan utama Anda. Ini harus terstruktur dalam paragraf logis untuk mempertahankan kejelasan.
Pembukaan: Mulailah dengan merujuk secara sopan tentang voicemail yang Anda tinggalkan. Ini segera memberikan konteks bagi penerima. Sebutkan secara singkat tujuan email Anda, yang mencerminkan pesan inti dari voicemail.
Detail Kunci: Ulangi informasi penting yang ada dalam voicemail Anda. Ini mungkin termasuk nama proyek, tanggal, atau permintaan spesifik. Pastikan detail ini disajikan dengan jelas dan ringkas, menghindari jargon sebisa mungkin.
Permintaan atau Poin Utama: Nyatakan dengan jelas apa yang Anda butuhkan atau harapkan dari penerima. Ini bisa berupa permintaan untuk dihubungi kembali, informasi spesifik, atau tindakan yang harus diambil. Jadilah langsung namun sopan.
Pernyataan Penutup: Akhiri isi dengan menyampaikan rasa terima kasih atas waktu atau perhatian mereka. Anda juga bisa menawarkan bantuan lebih lanjut atau menjelaskan kapan Anda mungkin akan melakukan tindak lanjut lagi jika tidak ada respons yang diterima.
Penutup dan Tanda Tangan Frasa penutup harus sesuai dengan nada profesional email Anda. Frase seperti "Hormat kami," "Salam hangat," atau "Salam baik," adalah yang tepat. Tanda tangan Anda harus mencakup nama lengkap, jabatan, dan perusahaan (jika ada), serta informasi kontak Anda.
Baca lebih lanjut: Case Study Sharing Cara Menulis Email Berbagi Studi Kasus
Kosa Kata Penting
Menguasai kosa kata kunci sangat penting untuk komunikasi bahasa Inggris yang efektif. Berikut adalah beberapa frasa berdampak tinggi yang berguna untuk merangkai email profesional, terutama tindak lanjut.
| Kosa Kata | Arti | Contoh |
|---|---|---|
| Mengenai | Terkait; berkaitan dengan | "Mengenai panggilan kita kemarin..." |
| Menindak lanjuti | Untuk melanjutkan atau mengejar setelah upaya awal | "Saya menulis untuk menindaklanjuti voicemail yang saya tinggalkan." |
| Sesuai pembicaraan kita | Sesuai dengan apa yang dibahas selama percakapan atau panggilan | "Sesuai pembicaraan kita, saya mengirimkan dokumen tersebut." |
| Menghargai waktu Anda | Cara sopan untuk berterima kasih atas pertimbangan seseorang | "Saya menghargai waktu Anda dalam meninjau ini." |
| Menanti balasan dari Anda | Dengan antusias menunggu respons | "Saya menanti balasan dari Anda segera mengenai hal ini." |
| Waktu yang nyaman | Waktu yang sesuai untuk seseorang | "Silakan beritahu saya waktu yang nyaman untuk terhubung." |
| Klarifikasi | Tindakan untuk membuat sesuatu lebih jelas atau lebih mudah dipahami | "Saya perlu klarifikasi mengenai rincian proyek." |
| Segera | Dengan cepat; tanpa penundaan | "Dapatkah Anda segera merespons permintaan ini?" |
Contoh Email
Berikut adalah contoh email tindak lanjut voicemail yang menunjukkan struktur dan nada profesional yang dibahas sebelumnya.
Konteks: Anda meninggalkan voicemail untuk calon klien, Sarah Chen, tentang layanan baru yang dapat bermanfaat bagi perusahaannya.
Subjek: Tindak Lanjut: Voicemail Mengenai [Nama Layanan Anda] untuk [Nama Perusahaan Klien]
Kepada Ibu Chen,
Saya harap email ini menemukan Anda dalam keadaan baik. Saya menulis untuk menindaklanjuti voicemail yang saya tinggalkan untuk Anda lebih awal hari ini mengenai bagaimana [Nama Layanan Anda] dapat sangat menguntungkan [Nama Perusahaan Klien]'s [bidang spesifik, misalnya, upaya pemasaran].
Seperti yang disebutkan dalam pesan saya, layanan kami mengkhususkan diri dalam [menyebutkan manfaat inti secara singkat]. Saya percaya ini dapat sangat berdampak bagi tim Anda, mengingat [sebutkan tantangan atau tujuan spesifik perusahaan mereka, jika diketahui].
Saya akan senang untuk membahas ini lebih lanjut dan menjawab pertanyaan yang mungkin Anda miliki. Silakan beri tahu saya jika ada waktu yang nyaman untuk panggilan singkat 10-15 menit minggu depan.
Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda. Saya menanti kemungkinan terhubung.
Salam hormat,
[Nama Lengkap Anda]
[Jabatan Anda]
[Perusahaan Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Alamat Email Anda]
Kesimpulan
Membuat email tindak lanjut voicemail yang profesional adalah keterampilan penting bagi siapa saja yang ingin meningkatkan kemampuan penulisan email dalam bahasa Inggris mereka. Dengan mengikuti struktur yang jelas, menggunakan kosa kata yang sesuai, dan menjaga nada sopan dan profesional, Anda dapat secara signifikan meningkatkan komunikasi Anda. Praktik adalah kunci. Cobalah mengadaptasi prinsip-prinsip ini ke dalam interaksi profesional Anda sendiri. Semakin banyak Anda menulis, semakin percaya diri dan mahir Anda akan menjadi dalam semua pertukaran email Anda. Seperti yang didefinisikan oleh Merriam-Webster, "tindak lanjut" adalah sesuatu yang melanjutkan atau menyelesaikan tindakan sebelumnya, menerapkannya pada email Anda memastikan komunikasi yang menyeluruh dan efektif. Latihan terus-menerus akan membantu pembelajar ESL mempersonalisasi nada profesional mereka dan mengasah keterampilan penulisan email keseluruhan mereka.
