Voicemail Takip E-postası Yazma Yöntemi
Etkili İngilizce e-posta yazımı profesyonel iletişimde önemli bir beceridir. Eğer hiç sesli mesaj bıraktıysanız ve sonraki adımın ne olacağını merak ettiyseniz, iyi yazılmış bir voicemail takip e-postası yanıt alma şansınızı önemli ölçüde artırabilir. Bu kılavuz, sizin için süreci adım adım açıklayacak ve nazik, profesyonel bir takip göndermenin sanatında ustalaşmanıza yardımcı olacak, böylece mesajınız İngilizce öğrenicileri için net ve öz olacaktır.
İçindekiler
Voicemail Takip E-postası Yapısı
Bir voicemail takip e-postası göndermek, net ve organize bir yaklaşım gerektirir. E-postayı temel bileşenlerine ayırmak, mesajınızın profesyonel ve anlaşılır olmasını sağlar.
Konu Başlığı Konu başlığı, e-postanızın başlığıdır ve açılıp açılmayacağını belirler. Açık, özlü ve e-postanın amacını hemen iletecek şekilde olmalıdır. Güçlü bir konu başlığı, e-postayı bırakılan sesli mesajla bağlar ve alıcının beklentilerini ayarlar.
Selamlaşma Selamlaşma, tonunuzu belirler. Profesyonel iletişim için her zaman "Sayın [Bay/Bayan/Dr. Soyad]" veya "Sayın [Tam Ad]" gibi resmi bir selam kullanın. Alıcıyla kurulu, samimi bir ilişkiniz yoksa samimi selamdan kaçının.
Gövde Gövde, ana mesajınızı ilettiğiniz yerdir. Netliği korumak için mantıksal paragraflara yapılandırılmalıdır.
Açılış: Bıraktığınız sesli mesajı nazikçe referans alarak başlayın. Bu, alıcıya hemen bir bağlam sağlar. E-postanızın amacını kısaca ifade edin; bu, sesli mesajın ana mesajı ile örtüşmelidir.
Ana Bilgiler: Sesli mesajınızdaki önemli bilgileri yeniden ifade edin. Bu, proje adlarını, tarihler veya belirli istekler içerebilir. Bu bilgilerin net ve öz olarak sunulduğundan emin olun, mümkünse jargon kullanmaktan kaçının.
İstek veya Ana Nokta: Alıcının sizden ne yapmasını ya da ne beklediğinizi net bir şekilde ifade edin. Bu, geri dönüş için bir istek, belirli bir bilgi talebi ya da yapılacak bir eylem olabilir. Doğrudan ama nazik olun.
Kapanış Yorumları: Gövdeyi nazikçe, zamanları veya dikkatleri için teşekkür ederek kapatın. Ayrıca, başka bir yardıma ihtiyacınız olup olmadığını sunabilir veya yanıt almazsanız ne zaman tekrar arayacağınızı netleştirebilirsiniz.
Kapanış ve İmza Kapanış ifadesi, e-postanızın profesyonel tonuyla uyumlu olmalıdır. "Saygılarımla," "En iyi dileklerimle," veya "Kıymetli saygılarımla," gibi ifadeler uygundur. İmzanız, tam adınızı, unvanınızı, şirketinizi (varsa) ve iletişim bilgilerinizi içermelidir.
Daha fazla oku: Case Study Sharing: Vaka Çalışması Paylaşma E-postası Yazma
Temel Kelime Dağarcığı
Anahtar kelimeleri ustalıkla kullanmak, etkili İngilizce iletişim için hayati öneme sahiptir. İşte profesyonel e-postalar, özellikle de takip e-postaları yazmak için faydalı yüksek etkili ifadeler.
| Kelime Dağarcığı | Anlamı | Örnek |
|---|---|---|
| İle ilgili | İlgili; açısından | "Dün yaptığımız görüşmeyle ilgili..." |
| Takip etmek | İlk denemeden sonra devam etmek veya peşinden gitmek | "Bıraktığım sesli mesajla ilgili olarak takip etmek için yazıyorum." |
| Görüşmemiz gereği | Görüşmemiz sırasında tartıştığımız şekilde | "Görüşmemiz gereği, belgeyi gönderiyorum." |
| Zamanınızı takdir ediyorum | Birinin dikkati için nazikçe teşekkür etmenin bir yolu | "Bunu gözden geçirmek için zamanınızı takdir ediyorum." |
| Yanıtınızı bekliyorum | Cevabı sabırsızlıkla beklemek | "Bu konuda sizden haber almayı dört gözle bekliyorum." |
| Uygun zaman | Birine uyan zaman | "Bağlanmak için lütfen uygun bir zamanımı söyleyin." |
| Açıklama | Bir şeyi daha net veya anlaşılır hale getirme eylemi | "Proje detayları hakkında bir açıklamaya ihtiyacım var." |
| Hızla | Hızlı; gecikmesiz | "Bu isteğe hızla yanıt verir misiniz lütfen?" |
Daha fazla oku: Referral Request Tavsiye İsteği E-postası Yazma Rehberi
E-posta Örneği
İşte daha önce tartışılan yapı ve profesyonel tonu gösteren bir voicemail takip e-postası örneği.
Kontekst: Potansiyel bir müşteri olan Sarah Chen'e bıraktığınız sesli mesajda, onun şirketine fayda sağlayabilecek yeni bir hizmetten bahsettiniz.
Konu: Takip: [Hizmet Adınız] ile [Müşterinin Şirket Adı] İlgili Sesli Mesaj
Sayın Chen,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Bugün daha önce bıraktığım sesli mesajla ilgili olarak yazıyorum; [Hizmet Adınız]'ın [Müşterinin Şirket Adı]'nın [belirli alan, örn. pazarlama çabaları] için önemli ölçüde fayda sağlayabileceğini belirttim.
Mesajımda da belirttiğim gibi, hizmetimiz [ana faydayı kısaca tekrar edin] üzerine uzmanlaşmıştır. Bu, ekibiniz için özellikle etkili olabilir, çünkü [eğer biliniyorsa, onların şirketinin belirli bir zorluğunu veya hedefini belirtin].
Bunu daha ayrıntılı olarak tartışmak ve herhangi bir sorunuz varsa yanıtlamak için çok isterim. Lütfen gelecek hafta için hızlı bir 10-15 dakikalık çağrı için uygun bir zaman olup olmadığını bildirin.
Zamanınız ve dikkatiniz için teşekkür ederim. Bağlanma olasılığını dört gözle bekliyorum.
En iyi dileklerimle,
[Tam Adınız]
[Unvanınız]
[Şirketiniz]
[Telefon Numaranız]
[E-posta Adresiniz]
Daha fazla oku: Bir Sözleşme Müzakere E-postası Nasıl Yazılır: Contract Negotiation İpuçları
Sonuç
Profesyonel bir voicemail takip e-postası yazmak, İngilizce e-posta yazım becerilerini geliştirmek isteyen herkes için hayati bir beceridir. Açık bir yapıyı izleyerek, uygun kelime dağarcığı kullanarak ve nazik, profesyonel bir ton koruyarak, iletişiminizi önemli ölçüde geliştirebilirsiniz. Pratik önemlidir. Bu ilkeleri kendi profesyonel etkileşimlerinize uyarlamaya çalışın. Ne kadar çok yazarsanız, e-posta alışverişlerinizde o kadar kendinize güvenirsiniz ve yetkinleşirsiniz. Merriam-Webster "takip" terimini önceki bir eylemi devam ettiren veya tamamlayan bir şey olarak tanımlar; bunu e-postalarınıza uygulamak, kapsamlı ve etkili iletişimi sağlar. Sürekli pratik, ESL öğrenicilerinin profesyonel tonlarını kişiselleştirmelerine ve genel e-posta yazım becerilerini geliştirmelerine yardımcı olacaktır.
