So schreiben Sie eine Voicemail-Follow-up-E-Mail
Das Verfassen effektiver E-Mail-Kommunikation auf Englisch ist eine entscheidende Fähigkeit in der beruflichen Kommunikation. Wenn Sie jemals eine Voicemail hinterlassen und sich gefragt haben, was als Nächstes zu tun ist, kann eine gut formulierte Voicemail-Follow-up-E-Mail Ihre Chancen auf eine Antwort erheblich steigern. Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess und hilft Ihnen, die Kunst des Sendens eines höflichen und professionellen Follow-ups zu meistern, sodass Ihre Nachricht klar und prägnant für ESL-Lernende ist.
Inhaltsverzeichnis
Aufbau einer Voicemail-Follow-up-E-Mail
Das Senden einer Voicemail-Follow-up-E-Mail erfordert einen klaren und organisierten Ansatz. Die E-Mail in ihre Hauptbestandteile zu zerlegen, garantiert, dass Ihre Nachricht professionell und leicht verständlich ist.
Der Betreff Der Betreff ist die Überschrift Ihrer E-Mail und bestimmt, ob sie geöffnet wird. Er sollte klar, prägnant und sofort den Zweck der E-Mail vermitteln. Ein starker Betreff verbindet die E-Mail mit der vorherigen Voicemail und setzt die Erwartungen des Empfängers.
Die Anrede Die Anrede setzt den Ton. Für die berufliche Kommunikation sollten Sie immer eine formelle Begrüßung wie "Sehr geehrter [Herr/Frau/Dr. Nachname]" oder "Sehr geehrte/r [Vollständiger Name]" wählen. Informelle Grüße sollten vermieden werden, es sei denn, Sie haben eine etablierte, informelle Beziehung zum Empfänger.
Der Hauptteil Im Hauptteil bringen Sie Ihre Hauptbotschaft rüber. Er sollte in logische Absätze gegliedert sein, um die Klarheit zu wahren.
Einleitung: Beginnen Sie, indem Sie höflich auf die Voicemail verweisen, die Sie hinterlassen haben. Dies gibt dem Empfänger sofort den Kontext. Geben Sie kurz den Zweck Ihrer E-Mail an, der die Kernaussage der Voicemail widerspiegelt.
Wichtige Details: Wiederholen Sie alle wesentlichen Informationen, die in Ihrer Voicemail enthalten waren. Dies könnte Projektnamen, Daten oder spezifische Anfragen umfassen. Stellen Sie sicher, dass diese Details klar und prägnant dargestellt werden, und vermeiden Sie Jargon, wenn möglich.
Die „Bitte“ oder Hauptpunkt: Stellen Sie klar dar, was Sie vom Empfänger benötigen oder erwarten. Dies könnte eine Rückrufanfrage, ein spezifisches Stück Information oder eine zu ergreifende Maßnahme sein. Seien Sie direkt, aber höflich.
Abschlussbemerkungen: Fassen Sie den Hauptteil elegant zusammen, indem Sie Ihre Dankbarkeit für deren Zeit oder Aufmerksamkeit ausdrücken. Sie können auch weitere Unterstützung anbieten oder klarstellen, wann Sie möglicherweise erneut nachfolgen, falls keine Antwort eintrifft.
Der Schluss und die Unterschrift Die Schlussformel sollte dem professionellen Ton Ihrer E-Mail entsprechen. Formulierungen wie "Mit freundlichen Grüßen", "Beste Grüße" oder "Herzliche Grüße" sind angemessen. Ihre Unterschrift sollte Ihren vollständigen Namen, Titel und das Unternehmen (falls zutreffend) sowie Ihre Kontaktdaten enthalten.
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Wichtiger Wortschatz
Das Beherrschen wichtiger Vokabeln ist entscheidend für eine effektive englische Kommunikation. Hier sind einige wirkungsvolle Phrasen, die beim Verfassen professioneller E-Mails, insbesondere Follow-ups, nützlich sind.
| Wortschatz | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Bezüglich | In Bezug auf; hinsichtlich | "Bezüglich unseres Gesprächs von gestern..." |
| Nachverfolgen | Weiterführen oder Verfolgen nach einem ersten Versuch | "Ich schreibe, um die Voicemail, die ich hinterlassen habe, nachzuverfolgen." |
| Gemäß unserem Gespräch | Wie besprochen während unseres Gesprächs | "Gemäß unserem Gespräch sende ich das Dokument." |
| Vielen Dank für Ihre Zeit | Eine höfliche Art, jemandem für seine Rücksichtnahme zu danken | "Ich danke Ihnen für Ihre Zeit beim Überprüfen davon." |
| Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören | Eagerly anticipating a response | "Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören bezüglich dieser Angelegenheit." |
| Passender Zeitpunkt | Ein Zeitpunkt, der jemandem passt | "Bitte lassen Sie mich wissen, wann ein passender Zeitpunkt für ein Gespräch wäre." |
| Klärung | Der Akt, etwas klarer oder leichter verständlich zu machen | "Ich benötige einige Klärungen zu den Projektdetails." |
| Schnell | Ohne Verzögerung | "Könnten Sie bitte schnell auf diese Anfrage reagieren?" |
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E-Mail-Beispiel
Hier ist ein Beispiel für eine Voicemail-Follow-up-E-Mail, die die zuvor diskutierte Struktur und den professionellen Ton zeigt.
Kontext: Sie haben eine Voicemail für eine potenzielle Kundin, Sarah Chen, hinterlassen, in der es um einen neuen Service geht, der ihrem Unternehmen zugutekommen könnte.
Betreff: Nachverfolgung: Voicemail bezüglich [Ihrer Servicebezeichnung] für [Name des Unternehmens des Kunden]
Sehr geehrte Frau Chen,
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe, um die Voicemail nachzuverfolgen, die ich Ihnen heute hinterlassen habe, bezüglich wie [Ihre Servicebezeichnung] erheblich von Nutzen für [Name des Unternehmens des Kunden] im Bereich [spezifischer Bereich, z.B. Marketingbemühungen] sein könnte.
Wie in meiner Nachricht erwähnt, spezialisiert sich unser Service auf [bitte die Hauptvorteile kurz wiederholen]. Ich glaube, dass dies insbesondere für Ihr Team von Bedeutung sein könnte, da [erwähnen Sie eine spezifische Herausforderung oder Zielsetzung ihres Unternehmens, falls bekannt].
Ich würde mich freuen, dies weitere zu besprechen und alle Fragen zu beantworten, die Sie möglicherweise haben. Bitte lassen Sie mich wissen, ob es einen passenden Zeitpunkt für ein kurzes 10-15-minütiges Gespräch in der nächsten Woche gibt.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Berücksichtigung. Ich freue mich auf die Möglichkeit, mich mit Ihnen zu verbinden.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Vollständiger Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]
[Ihre Telefonnummer]
[Ihre E-Mail-Adresse]
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Fazit
Das Verfassen einer professionellen Voicemail-Follow-up-E-Mail ist eine wichtige Fähigkeit für jeden, der seine E-Mail-Schreibfähigkeiten in Englisch verbessern möchte. Indem Sie eine klare Struktur befolgen, geeigneten Wortschatz verwenden und einen höflichen und professionellen Ton beibehalten, können Sie Ihre Kommunikation erheblich verbessern. Übung ist entscheidend. Versuchen Sie, diese Prinzipien auf Ihre eigenen beruflichen Interaktionen anzuwenden. Je mehr Sie schreiben, desto sicherer und kompetenter werden Sie in all Ihren E-Mail-Austausch. Wie Merriam-Webster "Follow-up" definiert, bedeutet es, dass es etwas ist, das eine vorherige Aktion fortsetzt oder abschließt; dies auf Ihre E-Mails anzuwenden, gewährleistet eine vollständige und effektive Kommunikation. Kontinuierliche Übung wird ESL-Lernenden helfen, ihren professionellen Ton zu personalisieren und ihre allgemeinen E-Mail-Schreibfähigkeiten zu verfeinern.
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