ボイスメールフォローアップメールの書き方

効果的な英語のメール文章を作成することは、プロフェッショナルなコミュニケーションにおいて重要なスキルです。ボイスメールを残した後に何をすべきか迷ったことがあるなら、適切に書かれたボイスメールフォローアップメールが、返事をもらえる可能性を大きく高めることができます。このガイドは、そのプロセスを通じて、丁寧でプロフェッショナルなフォローアップを送る技術を習得できるようお手伝いします。

目次

• ボイスメールフォローアップメールの構成
• 基本的な語彙
• メールの例
• 結論

ボイスメールフォローアップメールの構成

ボイスメールフォローアップメールを送信するには、明確で整理されたアプローチが必要です。メールをその主要な要素に分解することで、メッセージがプロフェッショナルで理解しやすくなります。

1. 件名 件名はあなたのメールの見出しであり、開封されるかどうかを決定します。明確で簡潔に、メールの目的を即座に伝える必要があります。強い件名は、メールを前回のボイスメールに結びつけ、受取人の期待を設定します。

2. 挨拶 挨拶はトーンを設定します。プロフェッショナルなコミュニケーションでは、常に「Dear [Mr./Ms./Dr. Last Name]」や「Dear [Full Name]」のようなフォーマルな挨拶を選びます。受取人との関係が非公式でない限り、カジュアルな挨拶は避けましょう。

3. 本文 本文は、あなたのメインメッセージを伝えるところです。明確さを保つために、論理的な段落に構成する必要があります。

   • オープニング: まずは、残したボイスメールに丁寧に言及しましょう。これにより、受取人に即座に文脈を提供します。メールの目的を簡潔に述べ、それがボイスメールの核心メッセージを反映するようにします。

   • 重要な詳細: ボイスメールにあった重要な情報を繰り返します。これにはプロジェクト名、日付、または特定のリクエストなどが含まれます。可能な限り明瞭かつ簡潔にこれらの詳細を提示し、専門用語を避けましょう。

   • 「リクエスト」または要点: あなたが受取人から必要とすることや期待していることを明確に述べます。これは、電話をかけ直してほしいというリクエスト、特定の情報、または実行してほしいアクションなどが含まれます。直接的でありながら丁寧に表現しましょう。

   • 締めの言葉: 本文を締めくくる際には、彼らの時間や注意に感謝の意を示しましょう。さらなるサポートを提供したり、返事が無い場合にいつ再度連絡するかを明確にすることもできます。

4. 締めの言葉と署名 締めのフレーズは、メールのプロフェッショナルなトーンに合わせるべきです。「Sincerely」という言葉や「Best regards」、あるいは「Kind regards」といったフレーズが適切です。署名には、あなたのフルネーム、役職、および会社名（該当する場合）、連絡先情報を含める必要があります。

もっと読む: ケーススタディシェアリングメールの書き方でビジネス向上

基本的な語彙

重要な語彙を習得することは、効果的な英語のコミュニケーションにとって不可欠です。こちらは、特にフォローアップメールを作成する際に役立つ高インパクトなフレーズです。

もっと読む: 元クライアント再接続メールの書き方 Former Client Re-engagement

メールの例

以下は、前述した構成とプロフェッショナルなトーンを示すボイスメールフォローアップメールの例です。

文脈: あなたは新しいサービスがその会社に利益をもたらす可能性があることについて、潜在的なクライアントであるサラ・チェンにボイスメールを残しました。

件名: フォローアップ: [Client's Company Name]のための[Your Service Name]に関するボイスメール

Dear Ms. Chen,

このメールがあなたのもとに届くころ、お元気でいらっしゃることを願っています。私は本日早くに残したボイスメールにフォローアップするためにこのメールを書いています。どのように[Your Service Name]が[Client's Company Name]の[specific area, e.g., marketing efforts]に大きく役立つかについてです。

私のメッセージで言及したように、私たちのサービスは[コアの利点を簡潔に繰り返す]に特化しています。これは、[彼らの会社の特定の課題や目標を言及する]を考慮すると、特にあなたのチームに影響を与える可能性があると信じています。

ぜひこれについてさらに簡単にお話しし、ご不明点をお答えできればと思います。来週、10～15分のクイックコールのために都合の良い時間を教えてください。

お時間とご配慮に感謝します。ご連絡できる可能性を楽しみにしています。

Best regards,

[Your Full Name]
[Your Title]
[Your Company]
[Your Phone Number]
[Your Email Address]

もっと読む: セールス異議処理のメールの書き方 Sales Objection Handling

結論

プロフェッショナルなボイスメールフォローアップメールを作成することは、英語のメール文章能力を向上させたいすべての人にとって重要なスキルです。明確な構成と適切な語彙を使用し、丁寧でプロフェッショナルなトーンを保つことで、コミュニケーションを大幅に向上させることができます。練習がカギです。これらの原則を自分のプロフェッショナルなやり取りに適用してみてください。書くことが多いほど、すべてのメールのやり取りにおいて自信と熟練度が高まります。_Merriam-Webster_が「フォローアップ」を前回の行動を続けたり完了させたりするものとして定義しているように、これをメールに適用することで徹底的で効果的なコミュニケーションを確保できます。継続的な練習はESL学習者がプロフェッショナルなトーンを個性化し、全体的なメール作成スキルを洗練させるのに役立ちます。