Cách Viết Email Theo Dõi Nhắn Tin Video
Việc viết email hiệu quả bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp chuyên nghiệp. Nếu bạn đã từng để lại một tin nhắn video và tự hỏi phải làm gì tiếp theo, một email theo dõi nhắn tin video được viết tốt có thể tăng cường đáng kể cơ hội nhận được phản hồi. Hướng dẫn này sẽ đưa bạn qua quy trình, giúp bạn nắm vững nghệ thuật gửi một email theo dõi lịch sự và chuyên nghiệp, đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng và ngắn gọn cho học viên ESL.
Mục Lục
Cấu Trúc Của Một Email Theo Dõi Nhắn Tin Video
Gửi một email theo dõi nhắn tin video đòi hỏi một cách tiếp cận rõ ràng, tổ chức. Phân chia email thành các thành phần cốt lõi đảm bảo thông điệp của bạn chuyên nghiệp và dễ hiểu.
Đường Dẫn Chủ Đề Đường dẫn chủ đề là tiêu đề của email và xác định liệu nó có được mở hay không. Nó nên rõ ràng, ngắn gọn và ngay lập tức truyền đạt mục đích của email. Một đường dẫn chủ đề mạnh mẽ kết nối email với tin nhắn video trước đó, thiết lập kỳ vọng của người nhận.
Lời Chào Lời chào thiết lập tông giọng. Đối với giao tiếp chuyên nghiệp, luôn chọn một lời chào trang trọng như "Kính gửi [Ông/Bà/Tiến sĩ Họ]" hoặc "Kính gửi [Họ và Tên]". Tránh sử dụng những lời chào không chính thức trừ khi bạn đã có mối quan hệ thân mật, không chính thức với người nhận.
Nội Dung Nội dung là nơi bạn truyền đạt thông điệp chính của mình. Nó nên được cấu trúc thành các đoạn hợp lý để duy trì sự rõ ràng.
Mở Đầu: Bắt đầu bằng cách lịch sự nhắc đến tin nhắn video bạn đã để lại. Điều này ngay lập tức cung cấp ngữ cảnh cho người nhận. Nêu ngắn gọn mục đích của email của bạn, tương ứng với thông điệp cốt lõi của tin nhắn video.
Thông Tin Quan Trọng: Nhắc lại bất kỳ thông tin quan trọng nào đã có trong tin nhắn video của bạn. Điều này có thể bao gồm tên dự án, ngày tháng, hoặc yêu cầu cụ thể. Đảm bảo các chi tiết này được trình bày rõ ràng và ngắn gọn, tránh sử dụng thuật ngữ khi có thể.
Yêu Cầu hoặc Điểm Chính: Rõ ràng nêu rõ những gì bạn cần hoặc mong đợi từ người nhận. Điều này có thể là một yêu cầu gọi lại, một thông tin cụ thể, hoặc một hành động cần phải thực hiện. Hãy trực tiếp nhưng lịch sự.
Những Lời Kết: Khéo léo kết thúc nội dung bằng cách bày tỏ sự biết ơn vì thời gian hoặc sự chú ý của họ. Bạn cũng có thể đề nghị thêm sự trợ giúp hoặc làm rõ khi nào bạn có thể theo dõi lại nếu không nhận được phản hồi.
Kết Thúc và Chữ Ký Cụm từ kết thúc nên phù hợp với tông giọng chuyên nghiệp của email của bạn. Các cụm từ như "Trân trọng," "Thân ái," hoặc "Kính thư," là phù hợp. Chữ ký của bạn nên bao gồm họ và tên đầy đủ, chức vụ, và công ty (nếu có), và thông tin liên lạc của bạn.
Xem thêm: Cách Viết Email Chia Sẻ Nghiên Cứu Tình Huống Case Study Sharing
Từ Vựng Cần Thiết
Nắm vững từ vựng chính là điều thiết yếu cho giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh. Dưới đây là một số cụm từ quan trọng hữu ích cho việc tạo ra các email chuyên nghiệp, đặc biệt là các email theo dõi.
| Từ Vựng | Ý Nghĩa | Ví Dụ |
|---|---|---|
| Liên quan đến | Có liên quan; liên quan đến | "Liên quan đến cuộc gọi của chúng ta hôm qua..." |
| Theo dõi | Tiếp tục hoặc theo đuổi sau một nỗ lực ban đầu | "Tôi viết email này để theo dõi tin nhắn video mà tôi đã để lại." |
| Theo như cuộc trò chuyện của chúng ta | Như đã thảo luận trong cuộc trò chuyện hoặc cuộc gọi | "Theo như cuộc trò chuyện của chúng ta, tôi đang gửi tài liệu." |
| Cảm ơn vì đã dành thời gian | Một cách lịch sự để cảm ơn ai đó vì sự xem xét của họ | "Tôi cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét điều này." |
| Mong chờ được nghe từ bạn | Háo hức chờ đợi một phản hồi | "Tôi mong chờ được nghe từ bạn sớm về vấn đề này." |
| Thời gian thuận tiện | Thời gian phù hợp với ai đó | "Xin vui lòng cho tôi biết thời gian thuận tiện để kết nối." |
| Sự làm rõ | Hành động làm cho điều gì đó rõ ràng hơn hoặc dễ hiểu | "Tôi cần một chút làm rõ về các chi tiết dự án." |
| Kịp thời | Nhanh chóng; không chậm trễ | "Bạn có thể vui lòng phản hồi kịp thời về yêu cầu này không?" |
Xem thêm: Cách Viết Email Tái Kết Nối Với Khách Hàng Cũ Former Client Re-engagement
Ví Dụ Về Email
Dưới đây là ví dụ về một email theo dõi nhắn tin video chứng minh cấu trúc và tông giọng chuyên nghiệp đã được thảo luận trước đó.
Ngữ cảnh: Bạn đã để lại một tin nhắn video cho một khách hàng tiềm năng, Sarah Chen, về một dịch vụ mới có thể mang lại lợi ích cho công ty của cô ấy.
Chủ đề: Theo Dõi: Tin Nhắn Video Liên Quan Đến [Tên Dịch Vụ Của Bạn] cho [Tên Công Ty Của Khách Hàng]
Kính gửi cô Chen,
Tôi hy vọng email này đến tay bạn trong tình trạng tốt. Tôi viết để theo dõi tin nhắn video mà tôi đã để lại cho bạn vào hôm nay về cách [Tên Dịch Vụ Của Bạn] có thể mang lại lợi ích đáng kể cho [Tên Công Ty Của Khách Hàng]'s [lĩnh vực cụ thể, ví dụ: nỗ lực marketing].
Như đã đề cập trong tin nhắn của tôi, dịch vụ của chúng tôi chuyên cung cấp [ngắn gọn nhắc lại lợi ích cốt lõi]. Tôi tin rằng điều này có thể đặc biệt có tác động đến nhóm của bạn, nếu có [nhắc đến một thách thức hoặc mục tiêu cụ thể của công ty họ, nếu biết].
Tôi rất vui được thảo luận thêm về điều này và trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có. Xin vui lòng cho tôi biết nếu có thời gian thuận tiện cho một cuộc gọi nhanh 10-15 phút vào tuần tới.
Cảm ơn bạn vì thời gian và sự cân nhắc của bạn. Tôi mong chờ có cơ hội kết nối.
Thân ái,
[Tên Đầy Đủ Của Bạn]
[Chức Vụ Của Bạn]
[Công Ty Của Bạn]
[Số Điện Thoại Của Bạn]
[Địa Chỉ Email Của Bạn]
Xem thêm: Cách Viết Email Thông Báo Tăng Giá Price Increase Notification
Kết Luận
Việc tạo ra một email theo dõi nhắn tin video chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng cho bất kỳ ai muốn cải thiện khả năng viết email tiếng Anh của mình. Bằng cách tuân theo một cấu trúc rõ ràng, sử dụng từ vựng phù hợp, và duy trì tông giọng lịch sự và chuyên nghiệp, bạn có thể nâng cao đáng kể khả năng giao tiếp của mình. Thực hành là chìa khóa. Hãy thử áp dụng các nguyên tắc này vào những tương tác chuyên nghiệp của riêng bạn. Càng viết, bạn sẽ càng tự tin và thành thạo hơn trong tất cả các cuộc trao đổi qua email của mình. Khi Merriam-Webster định nghĩa "theo dõi" là điều gì đó tiếp tục hoặc hoàn tất một hành động trước đó, việc áp dụng điều này vào email của bạn đảm bảo giao tiếp đầy đủ và hiệu quả. Thực hành liên tục sẽ giúp các học viên ESL cá nhân hóa tông giọng chuyên nghiệp của họ và hoàn thiện kỹ năng viết email tổng thể.
