วิธีการเขียนการร้องขอการส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้อง
ในการสื่อสารภาษาอังกฤษในระดับมืออาชีพ การรู้วิธีจัดการกับอีเมลที่ส่งผิดไปยังบุคคลอื่นเป็นสิ่งสำคัญ อีเมลที่เขียนอย่างดีในรูปแบบ การร้องขอการส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้อง จะช่วยให้ข้อความของคุณไปถึงผู้รับที่ถูกต้องได้อย่างมีประสิทธิภาพและรักษามารยาทในการส่งอีเมลให้ดี ตามที่ Oxford Learner's Dictionaries เน้นย้ำความสำคัญของความชัดเจนในการสื่อสาร (https://www.oxfordlearnersdictionaries.com/definition/english/clarity) คู่มือนี้จะช่วยให้ผู้เรียนภาษาอังกฤษเข้าใจศิลปะของการเขียนอีเมลที่สุภาพในภาษาอังกฤษ พัฒนาทักษะการเขียนอีเมลในระดับมืออาชีพของคุณ และมั่นใจได้ว่า ข้อความในธุรกิจของคุณมีความชัดเจน
รายการเนื้อหา
โครงสร้างของการร้องขอการส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้อง
การเขียนอีเมล การร้องขอการส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้อง ที่มีประสิทธิภาพนั้นเกี่ยวข้องกับโครงสร้างที่ชัดเจนและกระชับ การเข้าใจแต่ละองค์ประกอบจะช่วยให้ข้อความของคุณเป็นไปอย่างมืออาชีพและได้ผลลัพธ์ที่ดีตามต้องการ
1. หัวข้อ
หัวเรื่องมีความสำคัญต่อการเข้าใจทันที มันควรจะบ่งบอกถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างชัดเจน สูตรที่ดีคือ: "ต้องการดำเนินการ: [หัวข้อเดิม] - กรุณาส่งต่อ" หรือ "เกี่ยวกับ [หัวข้อเดิม] - เพื่อพิจารณา/ส่งต่อให้คุณ" สิ่งนี้ช่วยให้ผู้รับสามารถเข้าใจเนื้อหาของอีเมลได้อย่างรวดเร็ว
2. การทักทาย
เลือกการทักทายของคุณตามความสัมพันธ์ของคุณ สำหรับบริบทที่เป็นทางการ ใช้ "เรียนคุณ [นามสกุล]" หากสนิทใกล้ชิดมากกว่า "สวัสดี [ชื่อแรก]" ย่อมถือว่าเหมาะสม ต้องสุภาพและเป็นมืออาชีพเสมอ
3. เนื้อหา
เนื้อหาของอีเมลของคุณควรมีโครงสร้างเพื่อให้ข้อความของคุณชัดเจนและมีประสิทธิภาพ
- การเปิด: เริ่มต้นโดยการยอมรับอีเมลต้นฉบับอย่างสั้น ๆ และระบุวัตถุประสงค์ของคุณ ตัวอย่างเช่น "ฉันได้รับอีเมลของคุณเกี่ยวกับ [หัวข้อเดิม]" ตามด้วย "ฉันเชื่อว่าการสอบถามนี้อาจจะจัดการได้ดีกว่าโดย [บุคคล/แผนกที่ถูกต้อง]"
- รายละเอียดหลัก: ให้ข้อมูลเพียงพอโดยไม่ทำให้ผู้รับรู้สึกท่วมท้น สรุปคำขอหรือหัวข้อเดิมโดยย่อเพื่อให้พวกเขาเข้าใจว่าทำไมมันถึงถูกส่งต่อ
- ข้อเรียกร้องหรือจุดหลัก: ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้ผู้รับทำอะไร โดยปกติจะเป็นการส่งต่ออีเมล หรือเชื่อมต่อคุณกับบุคคลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น "คุณช่วยส่งต่อนี้ไปยังแผนกที่เหมาะสมได้ไหม?" หรือ "คุณจะช่วยส่งคำขอนี้ไปยัง [ชื่อบุคคลที่ถูกต้อง] ได้ไหม?"
- ข้อสรุป: แสดงความขอบคุณอย่างสุภาพ วลีเช่น "ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือในเรื่องนี้" หรือ "ความช่วยเหลือของคุณเป็นที่น่ายินดีมาก" ถือว่าเหมาะสม
4. การปิดและลายเซ็น
การปิดควรรักษาโทนให้เป็นมืออาชีพ วลีการปิดที่เหมาะสม ได้แก่:
- ด้วยความเคารพ,
- ขอบคุณอย่างยิ่ง,
- ขอแสดงความนับถือ,
ลายเซ็นของคุณควรประกอบด้วยชื่อเต็ม ตำแหน่ง และบริษัท (ถ้ามี) และข้อมูลติดต่อ ข้อบังคับนี้ช่วยยืนยันตัวตนของคุณ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลขอการแนะนำ Referral Request อย่างมืออาชีพ
คำศัพท์ที่จำเป็น
นี่คือรายการคำศัพท์ที่มีประโยชน์สำหรับการเขียนคำร้องขอการส่งต่ออีเมลอย่างสุภาพ คำเหล่านี้ช่วยเสริมสร้างทักษะการสื่อสารภาษาอังกฤษที่มีประสิทธิภาพ
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| ส่งผิด | ส่งไปยังบุคคลหรือที่อยู่ที่ผิด | "ดูเหมือนว่าอีเมลนี้ถูกส่งผิดมาที่ฉัน" |
| แผนกที่เหมาะสม | ส่วนหรือทีมที่ถูกต้องหรือเหมาะสม | "คุณช่วยส่งต่อนี้ไปยังแผนกที่เหมาะสมได้ไหม" |
| ส่งต่อ | ส่งไปยังบุคคลหรือสถานที่อื่น | "กรุณาส่งต่อคำถามนี้ไปยังจอห์น สมิธ" |
| ช่วยด้วย | วิธีสุภาพในการขอความช่วยเหลือ | "คุณช่วยกรุณาส่งต่อข้อความนี้ได้ไหม?" |
| บุคคลที่ติดต่อ | บุคคลที่สามารถให้ข้อมูลหรือความช่วยเหลือเฉพาะ | "ฉันไม่ใช่บุคคลที่ติดต่อที่ถูกต้องสำหรับเรื่องนี้" |
| จัดการคำถาม | จัดการหรือรับผิดชอบคำถามหรือคำร้อง | "ซาร่าห์เหมาะที่สุดที่จะจัดการคำถามนี้" |
| ความสนใจของคุณต่อเรื่องนี้ | ใช้เมื่อขอให้ใครสักคนจัดการกับเรื่องต่างๆ | "ความสนใจของคุณต่อเรื่องนี้จะได้รับการชื่นชมอย่างมาก" |
| เหมาะสมที่สุด | เหมาะสมหรือมีคุณสมบัติมากที่สุด | "แผนกการเงินของเราเหมาะที่สุดที่จะตอบคำถามของคุณ" |
อ่านเพิ่มเติม: Voicemail Follow-up วิธีการเขียนอีเมลติดตามผลอย่างมืออาชีพ
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างอีเมล การร้องขอการส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้อง ซึ่งแสดงถึงความชัดเจนและโทนเสียงที่เป็นมืออาชีพ แม่แบบนี้เหมาะสำหรับเมื่อคุณได้รับอีเมลที่ต้องให้เพื่อนร่วมงานหรือแผนกอื่นจัดการ
บริบท: คุณได้รับอีเมลเกี่ยวกับปัญหาการเรียกเก็บเงินของลูกค้า แต่คุณอยู่ในแผนกการขาย ไม่ใช่เรียกเก็บเงิน
หัวข้อ: ดำเนินการตามคำร้องขอ: คำถามเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินของลูกค้า - กรุณาส่งต่อ
เรียนคุณจอห์นสัน,
หวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณสบายดี
ฉันได้รับอีเมลที่แนบมานี้เกี่ยวกับคำถามในการเรียกเก็บเงินจาก XYZ Corp แม้ว่าฉันจะขอบคุณที่คุณติดต่อมา แต่อีกฝ่ายต้องเป็นเรื่องที่จัดการโดยแผนกการเรียกเก็บเงินของเรา
คุณช่วยกรุณาส่งต่ออีเมลนี้ไปยังทีมที่เหมาะสมในฝ่ายการเรียกเก็บเงินได้ไหม? ฉันเชื่อว่าซาร่าห์ เฉิน ผู้จัดการการเรียกเก็บเงินของเราหรือทีมของเธอจะเป็นบุคคลที่ติดต่อที่ถูกต้องสำหรับเรื่องนี้
ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณในเรื่องนี้ หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจากฉัน กรุณาแจ้งให้ทราบ
ด้วยความเคารพ,
[ชื่อของคุณ]
[ตำแหน่งของคุณ]
[บริษัทของคุณ]
[ข้อมูลติดต่อของคุณ]
บทสรุป
การพัฒนาทักษะการเขียนอีเมล การร้องขอการส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้อง เป็นทักษะที่มีค่าสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษที่มุ่งหวังการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในระดับมืออาชีพ โดยการฝึกฝนวิธีการที่มีโครงสร้างและการใช้คำศัพท์ที่เหมาะสม คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อความของคุณมีความชัดเจน สุภาพ และไปถึงผู้รับที่ตั้งใจได้เสมอ การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่เป็นมืออาชีพที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น ทำความคุ้นเคยและอย่าลังเลที่จะปรับแบบฟอร์มนี้ให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ กุญแจคือการกระชับ สุภาพ และตรงไปตรงมาใน การร้องขอการส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้อง
