วิธีการเขียนอีเมลเจรจาสัญญา

การร่าง อีเมลเจรจาสัญญา ที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะสำคัญสำหรับทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องในธุรกิจหรือการสื่อสารเชิงวิชาชีพ ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก หรือเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรขนาดใหญ่ การเชี่ยวชาญในประเภทการสื่อสารนี้สามารถส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลลัพธ์ของคุณ อีเมลที่เขียนได้ดีแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ ช่วยชี้แจงตำแหน่งของคุณ และตั้งฉากสำหรับการบรรลุ ข้อตกลงที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน คู่มือนี้จะช่วยให้ผู้เรียนภาษาอังกฤษพัฒนาความมั่นใจและทักษะในการเขียนอีเมลเจรจาอย่างชัดเจน กระตือรือร้น และสุภาพ

เนื้อหาสารบัญ

• โครงสร้างของอีเมลเจรจาสัญญา
• คำศัพท์ที่จำเป็น
• ตัวอย่างอีเมล
• บทสรุป

โครงสร้างของอีเมลเจรจาสัญญา

อีเมลเจรจาสัญญาที่มีโครงสร้างที่ดีช่วยให้ข้อความของคุณชัดเจน มีความเป็นมืออาชีพ และเข้าใจง่าย แต่ละส่วนทำหน้าที่สำคัญในการสื่อสารเจตนาของคุณและอำนวยความสะดวกในกระบวนการเจรจาให้ราบรื่น

1. หัวข้อ

หัวเป็นส่วนสำคัญเพราะเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับเห็น ควรชัดเจน กระชับ และระบุถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างชัดเจน หัวข้อที่แข็งแกร่งจะช่วยให้ผู้รับจัดลำดับความสำคัญและเตรียมความพร้อมสำหรับเนื้อหาภายใน ตัวอย่างเช่น รวมคำสำคัญเช่น "การตรวจสอบสัญญา," "การแก้ไขที่เสนอ," หรือ "คำขอการเจรจา"

2. คำทักทาย

การทักทายของคุณกำหนดโทนเสียง สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจแบบเป็นทางการ ควรใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการเสมอ กล่าวถึงผู้รับโดยใช้ตำแหน่งและนามสกุล (เช่น "เรียนคุณสมิธ" หรือ "เรียนคุณจอห์นสัน") หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับตำแหน่งของพวกเขาหรือถ้าคุณกำลังเขียนถึงทีม "เรียน [ชื่อทีม]" หรือ "ถึงผู้ที่สนใจ" เป็นสิ่งที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการใช้คำทักทายที่ไม่เป็นทางการ เว้นแต่ว่าคุณมีความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการที่มีอยู่กับผู้รับ

3. เนื้อความ

นี่คือที่ที่คุณนำเสนอจุดของคุณอย่างชัดเจนและมีเหตุผล แยกมันออกเป็นย่อหน้าที่มีเหตุผล:

• การเปิด: เริ่มต้นด้วยการขอบคุณผู้รับสำหรับสัญญาหรือการสื่อสารก่อนหน้านี้ กำหนดวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณอย่างชัดเจน – เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเงื่อนไขของสัญญาหรือเสนอการแก้ไข
• รายละเอียดสำคัญ: อ้างอิงถึงมาตรา ส่วน หรือจุดเฉพาะในสัญญาที่คุณต้องการพูดคุย ต้องระบุให้ชัดเจน โดยการใช้การตั้งหมายเลขหรือการอ้างอิงคำพูดที่ถูกต้องจากเอกสาร ซึ่งแสดงว่าคุณได้ตรวจสอบสัญญาอย่างละเอียดและช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด
• คำขอหรือจุดหลัก: ชี้แจงการเปลี่ยนแปลง คำถาม หรือทางเลือกที่เสนอของคุณอย่างชัดเจน ต้องระบุให้ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจะบรรลุ กำหนดคำขอของคุณอย่างสุภาพแต่มั่นคง โดยมุ่งเน้นว่าข้อเสนอของคุณจะนำไปสู่ข้อตกลงที่แข็งแกร่งขึ้นหรือเป็นธรรมมากขึ้น
• คำกล่าวสุดท้าย: ยืนยันความเต็มใจของคุณที่จะร่วมมือและหาจุดร่วม เน้นเป้าหมายของคุณในการบรรลุข้อตกลงที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน และแสดงความกระตือรือร้นสำหรับการหารือเพิ่มเติม

4. การปิดและลายเซ็น

สรุปอีเมลของคุณอย่างมืออาชีพ วลีที่ใช้ในการปิดอย่างเป็นทางการที่ถูกต้องรวมถึง "ขอแสดงความนับถือ," "ด้วยความนับถือ," หรือ "ด้วยความเคารพ" ลายเซ็นของคุณควรรวมชื่อเต็ม ตำแหน่ง และบริษัท ซึ่งจัดเตรียมข้อมูลติดต่อที่จำเป็นและเสริมสร้างโทนเสียงที่เป็นทางการของ อีเมลเจรจาสัญญา ของคุณ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลจัดการข้อโต้แย้งในการขาย Sales Objection Handling

คำศัพท์ที่จำเป็น

การพัฒนาคำศัพท์ของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ นี่คือวลีที่มีผลกระทบสูงที่มีประโยชน์ในการเจรจาในทุกสถานการณ์:

อ่านเพิ่มเติม: Prospect Question Answer วิธีการเขียนอีเมลตอบคำถามผู้มีโอกาสสำเร็จ

ตัวอย่างอีเมล

นี่คือตัวอย่างของ อีเมลเจรจาสัญญา เทมเพลตนี้สามารถใช้เมื่อคุณได้รับสัญญาและต้องการเสนอการแก้ไขเฉพาะหรือขอคำชี้แจงเกี่ยวกับเงื่อนไขบางประการก่อนที่จะลงนาม

หัวข้อ: การแก้ไขที่เสนอสำหรับสัญญา [ชื่อโครงการ/ชื่อสัญญา] - [ชื่อบริษัทของคุณ]

เรียน [ชื่อผู้รับ],

ขอบคุณที่ส่งสัญญาที่เสนอสำหรับ [ชื่อโครงการ] มาให้ เราชื่นชมความพยายามของคุณในการชี้แจงเงื่อนไขสำหรับความร่วมมือของเรา

เราตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดและต้องการเสนอการปรับเปลี่ยนบางประการในมาตราต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามีกรอบงานที่ชัดเจนและน่าพอใจสำหรับทั้งสองฝ่าย เป้าหมายของเราคือการทำให้สัญญาสะท้อนถึงการสนทนาของเราอย่างถูกต้องและทำให้เราพร้อมสำหรับการเป็นหุ้นส่วนที่ประสบความสำเร็จ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเราต้องการอภิปรายในหัวข้อต่อไปนี้:

• มาตรา 3.2 (ตารางการชำระเงิน): เราเสนอให้ปรับเปลี่ยนกำหนดการชำระเงินให้ตรงกับผลผลิตของโครงการ โดยเฉพาะ 25% เมื่อเริ่มโครงการ 50% เมื่อมีการตรวจสอบกลางโครงการ และ 25% เมื่อส่งมอบครั้งสุดท้าย
• มาตรา 6.1 (การยุติ): เราเสนอให้เพิ่มบทบัญญัติที่อนุญาตให้มีระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้า 30 วันสำหรับทั้งสองฝ่ายในการยุติข้อตกลง โดยให้ทั้งสองฝ่ายมีเวลาเพียงพอในการเปลี่ยนผ่าน
• มาตรา 8 (ขอบเขตของงาน): เราต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลผลิตที่แน่นอนสำหรับระยะที่ 2 โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับกระบวนการรวมความคิดเห็นจากลูกค้า

เรามั่นใจว่าการแก้ไขประเด็นเหล่านี้จะนำไปสู่ว่าการตกลงที่มีความแข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เราพร้อมที่จะหารือเพิ่มเติมและหาจุดร่วมที่ลงตัวสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

กรุณาแจ้งให้เราทราบถึงความสะดวกของคุณในการสนทนาทางโทรศัพท์สั้น ๆ ในสัปดาห์หน้าเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้ เรารอคอยความคิดเห็นของคุณ

ด้วยความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]
[ตำแหน่งของคุณ]
[บริษัทของคุณ]
[ข้อมูลติดต่อของคุณ]

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการเขียนอีเมล Cold Lead Check-in ที่มีประสิทธิภาพ

บทสรุป

การควบคุมศิลปะการเขียน อีเมลเจรจาสัญญา เป็นทักษะที่มีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษที่มุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศในด้านการสื่อสารเชิงวิชาชีพ ชัดเจน สุภาพ และแม่นยำเป็นเครื่องมือที่แข็งแกร่งที่สุดของคุณ โดยการเข้าใจโครงสร้าง การใช้คำศัพท์ที่เหมาะสม และการฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ คุณจะสามารถสนับสนุนผลประโยชน์ของคุณและบรรลุผลลัพธ์ที่เป็นผลดีได้อย่างมั่นใจ ฝึกฝนต่อไป ปรับแต่งวิธีการของคุณ และไม่นานคุณจะเจรจาได้เหมือนมืออาชีพ!