วิธีเขียนอีเมล "เลิกติดต่อ" กับลูกค้าเงียบ
การเชี่ยวชาญใน การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ เป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับความสำเร็จในวิชาชีพ โดยเฉพาะเมื่อเผชิญกับสถานการณ์ที่ท้าทาย เช่น ลูกค้าเงียบ อีเมล "เลิกติดต่อ" คือวิธีที่สุภาพแต่แน่นอนในการสิ้นสุดการสื่อสารกับลูกค้าที่ไม่ได้ตอบสนองหลังจากพยายามติดต่อหลายครั้ง อีเมลประเภทนี้เมื่อสร้างขึ้นด้วย น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ จะช่วยให้คุณรักษาความสะอาดของท่อการขายและมั่นใจว่าการสื่อสารมีประสิทธิภาพ เรียนรู้วิธีการเขียนอีเมลเหล่านี้อย่างชัดเจนและมีผลกระทบ
สารบัญ
โครงสร้างของอีเมล "เลิกติดต่อ" กับลูกค้าเงียบ
อีเมล "เลิกติดต่อ" ที่มีประสิทธิภาพได้รับการออกแบบเพื่อสื่อสารความพยายามติดต่อครั้งสุดท้ายหรือการหยุดการสื่อสารอย่างชัดเจน ในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสสำหรับการติดต่อในอนาคต การจัดโครงสร้างอย่างเหมาะสมจะทำให้ข้อความของคุณชัดเจน สุภาพ และเป็นมืออาชีพ
1. หัวข้อเรื่อง
หัวข้อเรื่องของคุณมีความสำคัญมากสำหรับอีเมล "เลิกติดต่อ" มันควรจะชัดเจน กระชับ และสื่อถึงความรู้สึกของการสิ้นสุดโดยไม่ทำให้รู้สึกกะทันหันเกินไป มักจะเป็นโอกาสสุดท้ายในการดึงดูดความสนใจของพวกเขา สูตรที่ดีประกอบไปด้วยการกระทำที่คุณกำลังทำ การอ้างอิงถึงการติดต่อก่อนหน้านี้ และการบ่งบอกถึงความเร่งด่วนหรือลักษณะการสิ้นสุด ตัวอย่างเช่น: "ปิดไฟล์ของเราที่เกี่ยวกับคำถามของคุณ" หรือ "ติดตามครั้งสุดท้าย: [ข้อเสนอ/หัวข้อที่คุณเสนอ]"
2. การทักทาย
รักษาน้ำเสียงที่เป็นทางการหรือกึ่งทางการ "เรียน [ชื่อลูกค้า]," หรือ "สวัสดี [ชื่อลูกค้า]," เป็นทางเลือกที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ก่อนหน้านี้และมาตรฐานในอุตสาหกรรม หลีกเลี่ยงการทักทายที่ไม่เป็นทางการเกินไป เนื่องจากอีเมลนี้มีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
3. เนื้อหา
เนื้อหาของอีเมล "เลิกติดต่อ" ของคุณควรจัดระเบียบอย่างมีเหตุผล:
- การเปิด: เตือนให้ผู้รับทราบถึงความพยายามก่อนหน้าที่คุณทำเพื่อเชื่อมต่อและวัตถุประสงค์ของการติดต่อครั้งแรกของคุณ ยอมรับการไม่ตอบสนองของพวกเขาอย่างตรงไปตรงมาแต่สุภาพ
- รายละเอียดสำคัญ: ย้ำถึงคุณค่าที่เสนอหรือประโยชน์เฉพาะที่คุณเสนอโดยไม่ให้ดูเหมือนการขายมากเกินไป นี่คือการเตือนเบาๆ เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาอาจจะพลาด
- "คำถาม" หรือ ข้อความหลัก: นี่คือที่ที่คุณชัดเจนเกี่ยวกับความตั้งใจที่จะหยุดการติดต่อหลังจากอีเมลนี้ เว้นแต่คุณจะได้รับการตอบกลับ เสนอวิธีสุดท้ายที่ง่ายสำหรับพวกเขาในการกลับมาเชื่อมต่อ เช่น คำถามตรงๆ หรือลิงก์ไปยังข้อมูล
- คำกล่าวปิด: สรุปอย่างสง่างาม แสดงถึงความเข้าใจหรือหวังว่าจะได้ติดต่อกันในอนาคตในช่วงเวลาของพวกเขา รักษาน้ำเสียงที่เป็นบวกและเป็นมืออาชีพ แม้ในขณะที่กล่าวลา
4. การปิดและลายเซ็น
ใช้วลีปิดอย่างเป็นทางการที่เหมาะสม เช่น "ด้วยความเคารพ," "ด้วยความปรารถนาดี," หรือ "ด้วยความจริงใจ" ด้านล่างการปิด ให้รวมชื่อเต็ม ตำแหน่ง บริษัท และข้อมูลการติดต่อที่เกี่ยวข้อง สิ้นสุดอย่างมืออาชีพนี้ยืนยันถึงภาพลักษณ์ของบริษัทของคุณ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการเขียนอีเมลส่ง Final Contract for Signature อย่างมืออาชีพ
คำศัพท์ที่จำเป็น
การปรับปรุง ทักษะการเขียนอีเมลสำหรับผู้เรียน ESL เกี่ยวข้องกับการสร้างคำศัพท์ที่แข็งแกร่ง นี่คือบางวลีที่มีผลกระทบสูงที่เกี่ยวข้องกับการสร้างอีเมลเลิกติดต่อสำหรับลูกค้าเงียบ
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| เงียบ | ไม่ตอบสนองหรือไม่ตอบสนองต่อการสื่อสาร | "เราได้สังเกตว่าคุณไม่ได้ตอบสนองต่ออีเมลก่อนหน้าของเรา" |
| หยุด | หยุดบริการ กระบวนการ หรือการสื่อสาร | "เราจะหยุดติดตามหากเราไม่ได้รับการตอบกลับ" |
| กลับมามีส่วนร่วม | ทำให้ใครบางคนมีส่วนร่วมอีกครั้งหรือมีความสนใจ | "มีอะไรที่เราสามารถทำได้เพื่อให้คุณกลับมามีส่วนร่วมกับเรา?" |
| ลูกค้าเป้าหมาย | ลูกค้าหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า | "มันสำคัญที่จะรู้ว่าเมื่อใดควรเลิกติดต่อกับ ลูกค้าเป้าหมายที่ไม่ตอบสนอง" |
| ข้อเสนอคุณค่า | ผลประโยชน์ที่บริษัทเสนอให้กับลูกค้า | "โซลูชันของเรามี ข้อเสนอคุณค่า ที่ไม่เหมือนใครสำหรับความต้องการของคุณ" |
| การชี้แจง | การทำให้บางอย่างชัดเจนหรือเข้าใจได้ง่าย | "กรุณาให้การ ชี้แจง หากความต้องการหรือความสำคัญของคุณเปลี่ยนไป" |
| ท่อการขาย | ในการขาย ขั้นตอนที่ลูกค้าเป้าหมายต้องผ่านเพื่อเป็นลูกค้า | "การจัดการ ท่อการขาย อย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับการลบลูกค้าที่ไม่ตอบสนอง" |
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการเขียนอีเมลเจรจาสัญญา Contract Negotiation อย่างมืออาชีพ
ตัวอย่างอีเมล
เทมเพลตนี้เหมาะสำหรับมืออาชีพด้านการขายหรือพัฒนาธุรกิจที่ได้ส่งอีเมลติดตามผลหลายฉบับไปยังลูกค้าเป้าหมายโดยไม่มีการตอบกลับ และพร้อมที่จะลบพวกเขาจากรายการติดตามผลที่ใช้งานอยู่ มันมุ่งหวังที่จะเสนอทางเลือกสุดท้ายในขณะที่ยังคงรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและเคารพ
หัวข้อ: ปิดไฟล์ของเราที่เกี่ยวกับ [คำถาม/ความสนใจในเบื้องต้นของคุณ]
เรียน [ชื่อลูกค้า],
หวังว่าอีเมลนี้จะทำให้คุณสบายดี ฉันติดต่อคุณเป็นครั้งสุดท้ายเกี่ยวกับการสื่อสารก่อนหน้าของเราเกี่ยวกับ [กล่าวถึงโซลูชันหรือข้อเสนอของคุณอย่างคร่าวๆ, เช่น "วิธีที่ซอฟต์แวร์ของเราสามารถทำให้การดำเนินงานของคุณมีระเบียบ" หรือ "ความสนใจของคุณในบริการใหม่ของเรา"]
ในช่วงไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมา เราได้พยายามเชื่อมต่อกันหลายครั้ง แต่เราไม่ได้ยินการตอบกลับ เราเข้าใจว่าลำดับความสำคัญของคุณอาจเปลี่ยนไปหรือนี่อาจไม่ใช่เวลาที่เหมาะสมสำหรับโซลูชันของเรา
เป้าหมายของเราคือการมั่นใจว่าเรากำลังติดต่อกับผู้ที่สามารถเห็นคุณค่าจริงในข้อเสนอของเรา ด้วยเหตุนี้ หากเราไม่ได้ยินจากคุณภายใน [วันที่ – เช่น ปลายสัปดาห์หน้า] เราจะถือว่าคุณไม่มีความสนใจอีกต่อไปและจะหยุดการติดตามผลของเรา เราจะลบคุณออกจากรายการติดตามผลที่ใช้งานอยู่เพื่อให้ท่อการขายของเรามุ่งเน้นไปที่ลูกค้าที่ย engaged
หากคุณยังคงสำรวจตัวเลือกหรือหากมีเวลาที่ดีกว่าในการเชื่อมต่อในอนาคต อย่าลังเลที่จะตอบกลับอีเมลนี้หรือจองเวลาตรงผ่าน [ลิงก์ไปยังปฏิทิน/เว็บไซต์ของคุณ]
ขอให้คุณโชคดีและขอบคุณสำหรับเวลา
ด้วยความเคารพ,
[ชื่อของคุณ]
[ตำแหน่งของคุณ]
[บริษัทของคุณ]
[หมายเลขโทรศัพท์/อีเมลของคุณ]
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลจัดการข้อโต้แย้งในการขาย Sales Objection Handling
บทสรุป
การเชี่ยวชาญใน อีเมล "เลิกติดต่อ" กับลูกค้าเงียบ เป็นทักษะที่สำคัญสำหรับใครก็ตามที่มีส่วนร่วมใน การสื่อสารทางธุรกิจ มันสอนให้คุณจัดการเวลาของคุณและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงรักษา น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ และเคารพต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า โดยการใช้แนวทางที่มีโครงสร้างและรวมถึงคำศัพท์ที่แนะนำ คุณสามารถสร้างอีเมลที่ชัดเจน สุภาพ และมีประสิทธิภาพ จำไว้ว่า เป้าหมายไม่ใช่แค่ การสิ้นสุดการสนทนาแต่ยังจบลงด้วยความสง่างาม ซึ่งจะทำให้ผู้รับประทับใจในด้านบวกอย่างแน่นอน การฝึกฝนเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ทักษะ การเขียนอีเมลสำหรับผู้เรียน ESL ได้รับการพัฒนาอย่างดีขึ้น ตามที่ Merriam-Webster กำหนดว่า "เงียบ" หมายถึง "ไม่ตอบสนองต่อสิ่งกระตุ้นหรือคำร้องขอ" (พจนานุกรม Merriam-Webster), อีเมลเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นความพยายามสุดท้าย ติดต่อกันอย่างสม่ำเสมอ และคุณจะพบความสำเร็จที่มากขึ้นในเอกสารทางวิชาชีพของคุณ
