วิธีการเขียนอีเมลเพื่อส่งสัญญาสำหรับการลงนาม
การเชี่ยวชาญในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษเป็นสิ่งสำคัญในโลกธุรกิจที่มีการเชื่อมต่อทั่วโลกในปัจจุบัน อีเมลเฉพาะหนึ่งที่มักต้องการความแม่นยำและความชัดเจนคือ Final Contract for Signature Email คู่มือนี้จะพาคุณผ่านการสร้างอีเมลอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพเพื่อส่งเอกสารทางกฎหมายของคุณ โดย确保ข้อความของคุณชัดเจน สุภาพ และกระตุ้นให้เกิดการดำเนินการที่ต้องการ ปรับปรุงทักษะการเขียนอีเมลของคุณสำหรับผู้เรียน ESL โดยการเข้าใจส่วนประกอบหลัก
สารบัญ
โครงสร้างของอีเมลสำหรับส่งสัญญา
อีเมลที่มีโครงสร้างดีทำให้ข้อความของคุณเข้าใจง่ายและได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง สำหรับ Final Contract for Signature Email ความแม่นยำคือกุญแจสำคัญ
1. หัวข้ออีเมล
หัวข้ออีเมลเป็นความประทับใจแรกของอีเมลคุณและสำคัญสำหรับการดึงดูดความสนใจของผู้รับ ควรมีความชัดเจน กระชับ และบ่งบอกถึงความเร่งด่วนหรือความสำคัญของเนื้อหา
สูตร: การดำเนินการที่ต้องการ: [ชื่อสัญญา] สำหรับการลงนาม หรือ สัญญาสำหรับการลงนาม: [ชื่อโปรเจค/วัตถุประสงค์]
2. การทักทาย
การทักทายตั้งค่าโทนของอีเมลของคุณ ในการสื่อสารในทางวิชาชีพ ความเป็นทางการมักเป็นที่ต้องการ
- ทางการ: "เรียน [นาย/นาง/ท่าน นามสกุล]," หรือ "เรียน [ชื่อเต็มของผู้รับ],"
- น้อยทางการ (แต่ยังคงเป็นมืออาชีพ): "สวัสดี [ชื่อแรก],"
ควรใช้การทักทายอย่างเป็นทางการเมื่อส่งเอกสารทางกฎหมายเช่นสัญญา โดยเฉพาะหากคุณไม่มีความสัมพันธ์ในการทำงานที่ใกล้ชิดกับผู้รับ
3. เนื้อหา
เป็นที่ที่คุณจะสื่อสารข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด แบ่งออกเป็นย่อหน้าที่มีเหตุผลเพื่อความชัดเจน
การเปิด: เริ่มโดยการระบุจุดประสงค์ของอีเมลโดยตรง "โปรดดูไฟล์แนบสัญญาสุดท้าย [ชื่อสัญญา] สำหรับการตรวจสอบและการลงนามของคุณ" นี่จะทำให้ผู้รับทราบทันทีว่าว่าอีเมลมีเรื่องเกี่ยวกับอะไร
รายละเอียดสำคัญ: ให้บริบทที่จำเป็นโดยไม่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกท่วมท้น กล่าวถึงว่าสัญญาเกี่ยวกับอะไร (เช่น "สำหรับแคมเปญการตลาดไตรมาสที่ 3 ที่จะมาถึง") และชี้แจงเปลี่ยนแปลงหลักโดยสั้น ๆ หากเป็นเวอร์ชันที่ปรับปรุงแล้ว คุณอาจระบุจำนวนหน้าหรือส่วนเฉพาะที่ควรให้ความสนใจ
คำขอหรือจุดหลัก: ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้ผู้รับทำอะไร นี่คือการเรียกร้องให้ดำเนินการ ตัวอย่างได้แก่: "กรุณาตรวจสอบสัญญาที่แนบมาและลงนามในที่ที่ระบุ," "กรุณาดำเนินการตามข้อตกลงในเวลาที่สะดวกที่สุด" หรือ "เราขอให้คุณส่งสำเนาที่ลงนามกลับมาโดย [วันที่]."
คำพูดปิด: เสนอความช่วยเหลือและขอบคุณพวกเขา "หากคุณมีคำถามใด ๆ หรือจำเป็นต้องมีการช clarified โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา" นี่แสดงว่าคุณพร้อมให้การสนับสนุนและส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจน
4. การปิดและลายเซ็น
สรุปอย่างมืออาชีพ วลีปิดควรตรงกับความเป็นทางการของการทักทายของคุณ
วลีปิดที่เหมาะสม: "เคารพอย่างสูง,", "ด้วยความเคารพ,", "ดีใจอย่างยิ่ง,", "ด้วยความเคารพเช่นกัน,", "นับถือ," (หากคุณไม่ทราบชื่อของผู้รับ)
สิ่งที่ควรรวมในลายเซ็น: ชื่อเต็มของคุณ, ตำแหน่งของคุณ, ชื่อบริษัทของคุณ, ข้อมูลการติดต่อของคุณ (โทรศัพท์, อีเมล) สิ่งนี้ทำให้ผู้รับรู้ว่าคุณคือใครและวิธีการติดต่อคุณ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการเขียนอีเมลเจรจาสัญญา Contract Negotiation อย่างมืออาชีพ
คำศัพท์ที่จำเป็น
การใช้คำศัพท์ที่ถูกต้องจะเสริมสร้างความเป็นมืออาชีพของ Final Contract for Signature Email ของคุณและทำให้การสื่อสารเกิดความแม่นยำ
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| Attached hereto | วิธีที่เป็นทางการในการบอกว่า "แนบมากับเอกสารนี้" | "Attached hereto, you will find the binding agreement." |
| Kindly review | การขออย่างสุภาพให้ตรวจสอบ | "Kindly review the terms and conditions outlined." |
| Execute the agreement | การลงนามอย่างเป็นทางการหรือการนำข้อตกลงไปปฏิบัติ | "Please execute the agreement by the end of the business day." |
| Binding document | เอกสารหรือสัญญาที่มีผลบังคับตามกฎหมาย | "This is a binding document once signed by both parties." |
| Digital signature | ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสาร | "We accept digital signatures for all our contracts." |
| Counterpart | สำเนาที่ถูกต้องของเอกสารทางกฎหมาย | "Please sign one counterpart and retain the other for your records." |
| Prompt attention | ความสนใจหรือการกระทำที่รวดเร็วและทันที | "We appreciate your prompt attention to this matter." |
| Next steps | สิ่งที่ต้องเกิดขึ้นหลังจากการกระทำ | "Once signed, we can proceed with the next steps outlined." |
อ่านเพิ่มเติม: Prospect Question Answer วิธีการเขียนอีเมลตอบคำถามผู้มีโอกาสสำเร็จ
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างของ Final Contract for Signature Email เพื่อแสดงโครงสร้างและโทนเสียง เทมเพลตนี้สามารถใช้เมื่อส่งข้อตกลงการขายให้กับลูกค้าใหม่
หัวข้อ: การดำเนินการที่ต้องการ: ข้อตกลงการขายสำหรับ [ชื่อบริษัทลูกค้า]
เรียน [ชื่อผู้ติดต่อของลูกค้า],
หวังว่าอีเมลนี้จะได้รับคุณอย่างดี
โปรดดูไฟล์แนบข้อตกลงการขายสุดท้ายสำหรับ [โปรเจค/บริการชื่อ] เอกสารนี้ระบุเงื่อนไขและข้อตกลงสำหรับความร่วมมือของเรา ซึ่งสะท้อนรายละเอียดทั้งหมดที่เราได้พูดคุยกันในระหว่างการสนทนาครั้งก่อน
กรุณาตรวจสอบสัญญาที่แนบมาเมื่อสะดวก เราขอให้คุณดำเนินการตามข้อตกลงภายใน [วันที่] หรือโดยเร็วที่สุดเพื่อให้เราสามารถเริ่มงานใน [โปรเจค/บริการชื่อ] ได้ทันเวลา
หากคุณมีคำถามหรือจำเป็นต้องมีการช clarified เกี่ยวกับข้อตกลง โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา เราตื่นเต้นที่จะเริ่มความร่วมมือที่น่าตื่นเต้นนี้
ขอบคุณสำหรับความสนใจทันทีในเรื่องนี้
ด้วยความเคารพ,
[ชื่อเต็มของคุณ]
[ตำแหน่งของคุณ]
[ชื่อบริษัทของคุณ]
[หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]
[ที่อยู่อีเมลของคุณ]
บทสรุป
การส่ง Final Contract for Signature Email ต้องการความชัดเจน ความเป็นมืออาชีพ และการปฏิบัติตามโครงสร้างที่เหมาะสม โดยการเชี่ยวชาญส่วนประกอบเหล่านี้และใช้คำศัพท์ที่เหมาะสม คุณสามารถมั่นใจได้ว่าอีเมลของคุณจะมีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ ฝึกฝนเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงทักษะการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษของคุณ ใช้เวลาในการปรับแต่งข้อความเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจ และสร้างความมั่นใจในความสื่อสารทางวิชาชีพของคุณ ตามคำจำกัดความของ Merriam-Webster, "สัญญา" คือ "ข้อตกลงที่มีผลผูกพันระหว่างสองคนหรือหลายคนหรือฝ่าย ข้อตกลงที่ให้ผลบังคับตามกฎหมาย" การเข้าใจคำหลักเช่นนี้สามารถทำให้คำศัพท์ของคุณหลากหลายและเสริมสร้างความสามารถในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในบริบททางธุรกิจ อย่าลืมฝึกฝนและคุณจะสามารถสร้างอีเมลที่ไม่มีที่ติได้อย่างง่ายดาย
