Cách Viết Email Hợp Đồng Cuối Cùng Để Ký
Việc làm chủ viết email bằng tiếng Anh rất quan trọng trong thế giới chuyên nghiệp toàn cầu ngày nay. Một loại email cụ thể thường yêu cầu sự chính xác và rõ ràng là Email Hợp Đồng Cuối Cùng Để Ký. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách soạn một email chuyên nghiệp và hiệu quả để gửi tài liệu pháp lý của bạn, đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng, lịch sự và thúc đẩy hành động mong muốn. Cải thiện kỹ năng viết email của bạn cho người học ESL bằng cách hiểu các thành phần chính của nó.
Mục Lục
Cấu Trúc Của Email Hợp Đồng Cuối Cùng Để Ký
Một email có cấu trúc tốt đảm bảo thông điệp của bạn dễ hiểu và được xem trọng. Đối với Email Hợp Đồng Cuối Cùng Để Ký, sự chính xác là yếu tố then chốt.
1. Dòng Chủ Đề
Dòng chủ đề là ấn tượng đầu tiên của email và rất quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Nó nên rõ ràng, ngắn gọn và chỉ ra tính cấp bách hoặc tầm quan trọng của nội dung.
Công thức: Hành Động Cần Thực Hiện: [Tên Hợp Đồng] Để Ký hoặc Hợp Đồng Cuối Cùng Để Ký: [Tên/Dự án]
2. Lời Chào
Lời chào thiết lập tông của email của bạn. Trong giao tiếp chuyên nghiệp, thường thì sự trang trọng là ưu tiên hàng đầu.
- Trang trọng: "Kính gửi [Ông/Bà/Họ Tên]," hoặc "Kính gửi [Họ Tên Người Nhận],"
- Ít trang trọng hơn (nhưng vẫn chuyên nghiệp): "Xin chào [Tên],"
Luôn sử dụng lời chào trang trọng khi gửi một tài liệu pháp lý như hợp đồng, đặc biệt nếu bạn không có mối quan hệ làm việc gần gũi với người nhận.
3. Nội Dung
Đây là nơi bạn truyền đạt tất cả thông tin cần thiết. Phân chia thành các đoạn logic để đảm bảo rõ ràng.
Mở đầu: Bắt đầu bằng cách trực tiếp nêu rõ mục đích của email. "Xin vui lòng xem file đính kèm hợp đồng cuối cùng [Tên Hợp Đồng] để bạn xem xét và ký." Điều này ngay lập tức thông báo cho người nhận về nội dung của email.
Chi tiết chính: Cung cấp bối cảnh cần thiết mà không làm cho người đọc choáng ngợp. Đề cập đến hợp đồng này cho mục đích gì (ví dụ: "cho chiến dịch tiếp thị Q3 sắp tới"), và tóm tắt bất kỳ thay đổi quan trọng nào nếu đó là phiên bản đã chỉnh sửa. Bạn cũng có thể chỉ định số trang hoặc bất kỳ phần cụ thể nào cần chú ý.
Yêu cầu hoặc Điểm chính: Nêu rõ điều bạn cần người nhận làm. Đây là lời khẩn cầu hành động của bạn. Các ví dụ bao gồm: "Xin vui lòng xem xét hợp đồng đính kèm và ký vào nơi đã chỉ định," "Xin vui lòng thực hiện thỏa thuận càng sớm càng tốt," hoặc "Chúng tôi yêu cầu bạn gửi lại bản sao đã ký trước [Ngày]."
Lời chào kết thúc: Đưa ra sự hỗ trợ và cảm ơn họ. "Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần bất kỳ sự giải thích nào, xin đừng ngần ngại liên hệ." Điều này cho thấy bạn sẵn sàng hỗ trợ và thúc đẩy thông tin liên lạc rõ ràng.
4. Lời Kết và Chữ Ký
Kết thúc một cách chuyên nghiệp. Cụm từ kết thúc nên phù hợp với tính trang trọng của lời chào.
Cụm từ kết thúc phù hợp: "Trân trọng,", "Thân ái,", "Chúc tốt đẹp,", "Kính chào,", "Thân mến," (nếu bạn không biết tên người nhận).
Những gì cần bao gồm trong chữ ký: Tên đầy đủ của bạn, Chức danh của bạn, Tên công ty của bạn, Thông tin liên lạc của bạn (số điện thoại, email). Điều này đảm bảo người nhận biết bạn là ai và cách liên hệ với bạn.
Xem thêm: Cách Viết Email Xử Lý Kháng Cự Bán Hàng Hiệu Quả
Từ Vựng Cần Thiết
Sử dụng từ vựng đúng có thể nâng cao tính chuyên nghiệp của Email Hợp Đồng Cuối Cùng Để Ký và đảm bảo giao tiếp chính xác.
| Từ Vựng | Ý Nghĩa | Ví Dụ |
|---|---|---|
| Đính kèm tại đây | Cách trang trọng để nói "đính kèm vào tài liệu này" | "Đính kèm tại đây, bạn sẽ thấy thỏa thuận ràng buộc." |
| Xin vui lòng xem xét | Yêu cầu lịch sự ai đó kiểm tra | "Xin vui lòng xem xét các điều khoản và điều kiện đã nêu." |
| Thực hiện thỏa thuận | Ký chính thức hoặc đưa thỏa thuận vào hiệu lực | "Xin vui lòng thực hiện thỏa thuận trước khi hết ngày làm việc." |
| Tài liệu ràng buộc | Một giấy tờ hoặc hợp đồng có thể thi hành theo pháp luật | "Đây là tài liệu ràng buộc khi được ký bởi cả hai bên." |
| Chữ ký số | Một chữ ký điện tử cho tài liệu | "Chúng tôi chấp nhận chữ ký số cho tất cả các hợp đồng của chúng tôi." |
| Bản sao | Một bản sao chính xác của tài liệu pháp lý | "Xin vui lòng ký một bản sao và giữ lại bản còn lại để lưu trữ." |
| Sự chú ý kịp thời | Sự chú ý hoặc hành động nhanh chóng và ngay lập tức | "Chúng tôi đánh giá cao sự chú ý kịp thời của bạn đối với vấn đề này." |
| Các bước tiếp theo | Những gì cần xảy ra sau một hành động | "Khi đã ký, chúng ta có thể tiến hành các bước tiếp theo như đã đề cập." |
Xem thêm: Cách Viết Email Thương Lượng Hợp Đồng Cho Contract Negotiation
Ví Dụ Email
Dưới đây là một ví dụ về Email Hợp Đồng Cuối Cùng Để Ký để minh họa cấu trúc và tông. Mẫu này có thể được sử dụng khi gửi thỏa thuận bán hàng đến một khách hàng mới.
Chủ đề: Hành Động Cần Thực Hiện: Thỏa Thuận Bán Hàng cho [Tên Công Ty Khách Hàng]
Kính gửi [Tên Người Liên Hệ Khách Hàng],
Tôi hy vọng email này sẽ tìm thấy bạn khỏe mạnh.
Xin vui lòng xem file đính kèm thỏa thuận bán hàng cuối cùng cho [Tên/Dịch vụ Dự án]. Tài liệu này nêu rõ các điều khoản và điều kiện cho sự hợp tác của chúng ta, phản ánh tất cả các chi tiết mà chúng ta đã thảo luận trong các cuộc trò chuyện trước đó.
Xin vui lòng xem xét hợp đồng đính kèm vào thời gian thuận tiện của bạn. Chúng tôi xin yêu cầu bạn thực hiện thỏa thuận trước [Ngày], hoặc càng sớm càng tốt, để chúng tôi có thể bắt đầu công việc trên [Tên/Dịch vụ Dự án] một cách kịp thời.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần bất kỳ giải thích nào liên quan đến thỏa thuận, xin vui lòng đừng ngần ngại liên hệ. Chúng tôi rất mong được bắt đầu sự hợp tác thú vị này.
Cảm ơn bạn đã chú ý kịp thời đến vấn đề này.
Chúc tốt đẹp,
[Tên Đầy Đủ Của Bạn]
[Chức Danh Của Bạn]
[Tên Công Ty Của Bạn]
[Số Điện Thoại Của Bạn]
[Địa Chỉ Email Của Bạn]
Xem thêm: Cách Viết Email Hậu Giới Thiệu Hiệu Quả - Post-Demo Follow-up
Kết Luận
Gửi một Email Hợp Đồng Cuối Cùng Để Ký yêu cầu sự rõ ràng, professionalism và tuân thủ cấu trúc phù hợp. Bằng cách làm chủ những thành phần này và sử dụng từ vựng phù hợp, bạn có thể đảm bảo rằng email của bạn hiệu quả và đạt được mục đích mong muốn. Thực hành là chìa khóa để cải thiện kỹ năng viết email bằng tiếng Anh của bạn. Hãy dành thời gian để cá nhân hóa thông điệp của bạn, luôn kiểm tra ngữ pháp, và xây dựng sự tự tin trong giao tiếp chuyên nghiệp của bạn. Theo Merriam-Webster, "hợp đồng" là "một thỏa thuận ràng buộc giữa hai hoặc nhiều người hoặc bên; đặc biệt: một cái có thể thi hành theo pháp luật." Hiểu những thuật ngữ cốt lõi như vậy sẽ làm phong phú từ vựng của bạn và củng cố khả năng giao tiếp hiệu quả trong các bối cảnh kinh doanh. Hãy tiếp tục thực hành, và bạn sẽ sớm viết được những email hoàn hảo một cách dễ dàng.
