So schreiben Sie eine E-Mail für den endgültigen Vertrag zur Unterzeichnung
Das Beherrschen des englischen E-Mail-Schreibens ist in der heutigen globalisierten Berufswelt entscheidend. Eine spezielle E-Mail, die oft Präzision und Klarheit erfordert, ist die E-Mail für den endgültigen Vertrag zur Unterzeichnung. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, eine professionelle und effektive E-Mail zu verfassen, um Ihre rechtlichen Dokumente zu versenden und sicherzustellen, dass Ihre Nachricht klar, höflich ist und die gewünschte Handlung anregt. Verbessern Sie Ihre E-Mail-Schreibfähigkeiten für ESL-Lernende, indem Sie die wichtigsten Komponenten verstehen.
Inhaltsverzeichnis
- Aufbau einer E-Mail für den endgültigen Vertrag zur Unterzeichnung
- Wichtiger Wortschatz
- E-Mail-Beispiel
- Fazit
Aufbau einer E-Mail für den endgültigen Vertrag zur Unterzeichnung
Eine gut strukturierte E-Mail stellt sicher, dass Ihre Nachricht leicht verstanden und ernst genommen wird. Bei einer E-Mail für den endgültigen Vertrag zur Unterzeichnung ist Präzision entscheidend.
1. Betreffzeile
Die Betreffzeile ist der erste Eindruck Ihrer E-Mail und entscheidend, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen. Sie sollte klar, prägnant sein und die Dringlichkeit oder Bedeutung des Inhalts anzeigen.
Formel: Handlung erforderlich: [Vertragsname] zur Unterzeichnung oder endgültiger Vertrag zur Unterzeichnung: [Projektname/Zweck]
2. Anrede
Die Begrüßung bestimmt den Ton Ihrer E-Mail. In der professionellen Kommunikation wird in der Regel Formalität bevorzugt.
- Formell: "Sehr geehrte/r [Herr/Frau/Nb. Nachname]," oder "Sehr geehrte/r [Vollständiger Name des Empfängers],"
- Weniger formell (aber weiterhin professionell): "Hallo [Vorname],"
Verwenden Sie immer eine formelle Anrede, wenn Sie ein rechtliches Dokument wie einen Vertrag senden, insbesondere wenn Sie keine enge Arbeitsbeziehung zum Empfänger haben.
3. Der Hauptteil
Hier vermitteln Sie alle erforderlichen Informationen. Gliedern Sie es in logische Absätze zur Klarheit.
Eröffnung: Beginnen Sie damit, den Zweck der E-Mail direkt zu nennen. "Bitte finden Sie anbei den endgültigen [Vertragsnamen] zu Ihrer Prüfung und Unterschrift." Dies informiert den Empfänger sofort, worum es in der E-Mail geht.
Wichtige Details: Geben Sie wesentlichen Kontext, ohne den Leser zu überwältigen. Erwähnen Sie, wofür der Vertrag gedacht ist (z.B. "für die bevorstehende Marketingkampagne Q3") und heben Sie kurz alle wesentlichen Änderungen hervor, falls es sich um eine überarbeitete Version handelt. Sie könnten auch die Anzahl der Seiten oder bestimmte Abschnitte angeben, auf die man achten sollte.
Die "Bitte" oder Hauptanliegen: Stellen Sie klar, was Sie vom Empfänger benötigen. Dies ist Ihr Handlungsaufruf. Beispiele sind: "Bitte prüfen Sie den angehängten Vertrag und unterschreiben Sie an der vorgesehenen Stelle," "Bitte führen Sie den Vertrag so schnell wie möglich aus," oder "Wir bitten Sie, die unterschriebene Kopie bis [Datum] zurückzusenden."
Schlussbemerkungen: Bieten Sie Unterstützung an und danken Sie. "Sollten Sie Fragen haben oder eine Klärung benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren." Dies zeigt, dass Sie für Unterstützung zur Verfügung stehen und klare Kommunikation fördert.
4. Der Schluss und die Unterschrift
Schließen Sie professionell ab. Die Schlussformel sollte der Formalität Ihrer Anrede entsprechen.
Angemessene Schlussformeln: "Hochachtungsvoll,", "Mit freundlichen Grüßen,", "Beste Grüße,", "Freundliche Grüße,", "Ihr/e [Vorname Nachname]," (wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen).
Was enthält die Unterschrift: Ihren vollständigen Namen, Ihren Titel, den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Kontaktdaten (Telefon, E-Mail). Dies stellt sicher, dass der Empfänger weiß, wer Sie sind und wie er Sie kontaktieren kann.
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Wichtiger Wortschatz
Die Verwendung des richtigen Wortschatzes erhöht die Professionalität Ihrer E-Mail für den endgültigen Vertrag zur Unterzeichnung und gewährleistet präzise Kommunikation.
| Wortschatz | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Anliegend | Formelle Art zu sagen "an dieses Dokument angehängt" | "Anliegend finden Sie den verbindlichen Vertrag." |
| Bitte prüfen | Höflich bitten, dass jemand nachschaut | "Bitte prüfen Sie die dargelegten Bedingungen." |
| Vertrag ausführen | Formal unterschreiben oder den Vertrag wirksam machen | "Bitte führen Sie den Vertrag bis zum Ende des Geschäftstags aus." |
| Verbindliches Dokument | Ein rechtlich durchsetzbares Papier oder Vertrag | "Dies ist ein verbindliches Dokument, sobald es von beiden Parteien unterschrieben wurde." |
| Digitale Unterschrift | Eine elektronische Unterschrift für Dokumente | "Wir akzeptieren digitale Unterschriften für all unsere Verträge." |
| Gegenstück | Eine exakte Kopie eines rechtlichen Dokuments | "Bitte unterschreiben Sie ein Gegenstück und bewahren Sie das andere für Ihre Unterlagen auf." |
| Schnelle Bearbeitung | Schnelle und sofortige Aufmerksamkeit oder Handlung | "Wir schätzen Ihre schnelle Bearbeitung dieser Angelegenheit." |
| Nächste Schritte | Was nach einer Handlung geschehen muss | "Sobald unterschrieben, können wir mit den nächsten Schritten fortfahren." |
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E-Mail-Beispiel
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail für den endgültigen Vertrag zur Unterzeichnung, um die Struktur und den Ton zu veranschaulichen. Diese Vorlage kann verwendet werden, wenn Sie einen Verkaufsvertrag an einen neuen Kunden senden.
Betreff: Handlung erforderlich: Verkaufsvertrag für [Kundenunternehmen]
Sehr geehrte/r [Name des Kundenkontakts],
ich hoffe, es geht Ihnen gut.
Bitte finden Sie anbei den endgültigen Verkaufsvertrag für [Projekt/Dienstleistung]. Dieses Dokument beschreibt die Bedingungen für unsere Partnerschaft und spiegelt alle Details wider, die wir während unserer vorherigen Gespräche besprochen haben.
Bitte prüfen Sie den angehängten Vertrag zu Ihrer Bequemlichkeit. Wir bitten Sie freundlich, den Vertrag bis [Datum] oder so schnell wie möglich auszuführen, damit wir mit der Durchführung von [Projekt/Dienstleistung] umgehend beginnen können.
Sollten Sie Fragen haben oder weitere Klärungen zum Vertrag benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind gespannt darauf, diese aufregende Zusammenarbeit zu beginnen.
Vielen Dank für Ihre schnelle Bearbeitung dieser Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr vollständiger Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]
[Ihre Telefonnummer]
[Ihre E-Mail-Adresse]
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Fazit
Das Versenden einer E-Mail für den endgültigen Vertrag zur Unterzeichnung erfordert Klarheit, Professionalität und Beachtung der richtigen Struktur. Durch das Beherrschen dieser Komponenten und die Verwendung des geeigneten Wortschatzes können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails effektiv sind und ihren beabsichtigten Zweck erreichen. Übung ist der Schlüssel zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Schreibfähigkeiten in Englisch. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Nachrichten zu personalisieren, immer Korrektur zu lesen und Vertrauen in Ihre professionelle Kommunikation aufzubauen. Laut Merriam-Webster ist ein "Vertrag" "eine verbindliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Personen oder Parteien; insbesondere: eine rechtlich durchsetzbare." Das Verständnis solcher Begriffe bereichert Ihren Wortschatz und stärkt Ihre Fähigkeit, in Geschäftskontexten effektiv zu kommunizieren. Üben Sie weiter, und bald werden Sie mühelos tadellose E-Mails verfassen.
