Làm Chủ Tài Chính: Cách Viết Báo Cáo Dự Báo Ngân Sách Rõ Ràng
Bạn đã từng cần lên kế hoạch cho chi phí của một dự án hoặc dự đoán khoản chi tiêu trong tương lai của công ty chưa? Budget Forecast Report là công cụ then chốt cho nhiệm vụ này. Báo cáo giúp bạn ước lượng thu nhập và chi phí trong tương lai, vô cùng quan trọng cho các quyết định kinh doanh thông minh. Thành thạo báo cáo này là kỹ năng đáng giá trong giao tiếp nơi công sở và có thể nâng cao đáng kể kỹ năng viết chuyên nghiệp của bạn. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.
Mục Lục
- Budget Forecast Report là gì?
- Các thành phần chính của Budget Forecast Report
- Ngôn từ mẫu & Câu mở đầu
- Từ vựng quan trọng cho Budget Forecast Report
- Kết luận
Budget Forecast Report là gì?
Budget Forecast Report là một tài liệu kinh doanh dự đoán kết quả tài chính tương lai của công ty. Báo cáo này ước lượng thu nhập và chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như quý hoặc năm tài chính.
Báo cáo không chỉ là dự đoán cảm tính; nó dựa trên dữ liệu quá khứ, xu hướng thị trường và mục tiêu của công ty. Loại báo cáo này được sử dụng ở hầu hết các ngành, từ các công ty khởi nghiệp công nghệ lên kế hoạch phát triển cho đến những tập đoàn lớn quản lý ngân sách hàng năm. Mục đích chính là giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định có cơ sở, phân bổ nguồn lực hiệu quả và quản lý các rủi ro tài chính.
Xem thêm: Cách Viết Growth Report Mạnh Mẽ Hướng Dẫn Dành Cho Chuyên Gia
Các thành phần chính của Budget Forecast Report
Một báo cáo tốt cần có cấu trúc rõ ràng và logic. Nhờ vậy, mọi người dễ dàng hiểu kế hoạch tài chính của bạn. Dù hình thức trình bày có thể khác nhau, hầu hết các báo cáo chuyên nghiệp đều gồm các phần sau:
- Tóm tắt điều hành: Tổng quan ngắn gọn về những điểm quan trọng nhất trong báo cáo. Nên nêu ngay các dự báo và kết luận chính ở phần đầu.
- Thời gian dự báo: Trình bày rõ khung thời gian mà báo cáo đề cập (ví dụ: "Quý 3 năm 2024" hoặc "Năm tài chính 2025").
- Doanh thu dự kiến: Ước tính tổng số tiền công ty dự kiến kiếm được. Phần này nên chi tiết các nguồn thu nhập khác nhau.
- Chi phí dự kiến: Liệt kê tất cả các khoản chi dự kiến. Bao gồm chi phí cố định (như tiền thuê, lương) và chi phí biến đổi (như tiếp thị, vật tư).
- Phân tích dòng tiền: Trình bày dự kiến sự di chuyển của tiền mặt vào và ra khỏi công ty. Nội dung này giúp đảm bảo doanh nghiệp đủ vốn để vận hành.
- Các giả định và rủi ro: Giải thích những giả định đã dùng để xây dựng dự báo (ví dụ: "Chúng tôi giả định tăng trưởng thị trường 5%"). Đồng thời, liệt kê các rủi ro có thể ảnh hưởng đến con số dự báo. Việc duy trì
giọng văn chuyên nghiệplà rất quan trọng ở đây.
Xem thêm: Làm Chủ Project Status Report Hướng Dẫn Dành Cho Người Đi Làm
Ngôn từ mẫu & Câu mở đầu
Sử dụng tiếng Anh rõ ràng và trang trọng là điều cần thiết trong viết báo cáo. Dưới đây là một số cụm từ giúp bạn trình bày chuyên nghiệp trong Budget Forecast Report.
Cho phần Mở đầu:
- "This report presents the budget forecast for the period of..."
- "The purpose of this document is to outline the projected revenue and expenditures for the upcoming fiscal year."
- "This forecast is based on an analysis of historical data and current market trends."
Khi trình bày Dự Báo:
- "We project a total revenue of $X, which is a Y% increase from the previous period."
- "Expenditures are forecast to be $Z, with the largest allocation for..."
- "The primary driver for this growth is expected to be..."
Khi viết phần Kết luận:
- "Based on these projections, a net profit of $N is anticipated."
- "We recommend reallocating funds to the marketing department to achieve these targets."
- "This forecast will be reviewed quarterly to adjust for any variances."
Xem thêm: Cách Viết Expense Report Rõ Ràng Hướng Dẫn Cho Người Đi Làm
Từ vựng quan trọng cho Budget Forecast Report
Hiểu rõ các thuật ngữ chủ chốt sẽ giúp bạn tự tin và nâng cao kỹ năng viết. Sau đây là bảng từ vựng thiết yếu cho báo cáo. Để biết thêm mẹo viết chuyên nghiệp, tham khảo Purdue Online Writing Lab (OWL) là nguồn rất hữu ích.
| Thuật ngữ | Định nghĩa | Ví dụ câu |
|---|---|---|
| Projection | Dự báo hoặc ước lượng về một tình huống tương lai dựa trên nghiên cứu các xu hướng hiện tại. | The sales projection for the next quarter is very optimistic. |
| Revenue | Tổng thu nhập tạo ra từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. | The company's annual revenue exceeded $5 million. |
| Expenditure | Khoản tiền chi ra cho một việc nào đó; chi phí. | We need to reduce our non-essential expenditures. |
| Variance | Sự chênh lệch giữa số tiền dự trù, kế hoạch hoặc chuẩn với số tiền thực tế. | The report showed a significant variance between projected and actual costs. |
| Allocation | Hành động phân bổ, chia nguồn lực (như tiền bạc) cho một mục đích cụ thể. | The budget allocation for research and development was increased. |
| Liquidity | Khả năng có tiền mặt hoặc tài sản có thể dễ dàng chuyển thành tiền mặt. | The company has enough liquidity to cover its short-term debts. |
| Overheads | Chi phí hoạt động của doanh nghiệp như thuê mặt bằng, điện nước, không liên quan trực tiếp đến sản xuất sản phẩm. | We are looking for ways to cut our administrative overheads. |
| Contingency | Quỹ dự phòng cho các rủi ro hoặc chi phí có thể phát sinh mà hiện tại chưa xác định được. | We have a contingency fund of 10% of the total budget. |
| Fiscal Year | Giai đoạn một năm mà công ty và các tổ chức sử dụng để báo cáo tài chính. | Our fiscal year runs from July 1 to June 30. |
| ROI | Return on Investment. Chỉ số dùng để đánh giá lợi nhuận thu về từ một khoản đầu tư. | The marketing campaign delivered an excellent ROI. |
| Capital | Tiền hoặc tài sản thuộc sở hữu của cá nhân hoặc tổ chức, dùng cho mục đích như khởi nghiệp. | The startup is seeking capital to fund its expansion. |
| Discrepancy | Sự khác biệt giữa hai thứ lẽ ra phải giống nhau. | There is a discrepancy between the invoice and our records. |
Kết luận
Viết được Budget Forecast Report rõ ràng, chính xác là kỹ năng quan trọng trong tiếng Anh thương mại. Báo cáo thể hiện khả năng xử lý dữ liệu tài chính và truyền đạt thông tin quan trọng một cách hiệu quả. Hãy đảm bảo bạn trình bày báo cáo có cấu trúc logic, sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và nêu rõ các giả định.
Một gợi ý luyện tập: thử dự báo ngân sách đơn giản cho một dự án cá nhân hoặc câu lạc bộ nhỏ của bạn. Cách này sẽ giúp bạn làm quen với định dạng và từ vựng. Giờ đây bạn đã có công cụ cần thiết để báo cáo kinh doanh hiệu quả. Bắt đầu viết Budget Forecast Report của riêng bạn ngay hôm nay!
