Cách Viết Expense Report Rõ Ràng: Hướng Dẫn Cho Người Đi Làm
Bạn đã từng đi công tác hoặc mua vật tư cho nhóm chưa? Nếu có, bạn cần biết cách viết một Expense Report. Tài liệu này rất quan trọng để bạn được hoàn lại tiền từ công ty. Thành thạo loại báo cáo này là một phần quan trọng trong giao tiếp nơi làm việc. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn viết các báo cáo rõ ràng và chính xác mọi lúc.
Mục Lục
- Expense Report Là Gì?
- Các Thành Phần Chính Của Expense Report
- Ngôn Ngữ Mẫu Và Câu Bắt Đầu
- Từ Vựng Quan Trọng Cho Expense Report Của Bạn
- Kết Luận
Expense Report Là Gì?
Một Expense Report là biểu mẫu bạn điền để yêu cầu công ty hoàn lại số tiền bạn đã dùng cho các chi phí liên quan đến công việc. Đây là công cụ cơ bản để theo dõi tài chính ở bất kỳ công ty nào. Bạn sử dụng nó sau khi đã chi trả cho các khoản như bữa ăn với khách, vé di chuyển, hoặc vật tư văn phòng bằng tiền cá nhân.
Mục đích chính là để được hoàn lại tiền (reimbursed), nghĩa là lấy lại số tiền bạn đã chi. Các báo cáo này cũng giúp công ty theo dõi việc chi tiêu, quản lý ngân sách, và tuân thủ quy định về thuế. Đây là nhiệm vụ phổ biến ở hầu hết các ngành nghề, từ công nghệ đến y tế, cho bất kỳ nhân viên nào mua sắm cho công ty.
Xem thêm: Cách Viết Department Report Thuyết Phục Hướng Dẫn Cho Người Đi Làm
Các Thành Phần Chính Của Expense Report
Một Expense Report tốt phải rõ ràng, có tổ chức và dễ hiểu. Việc sử dụng định dạng và giọng văn chuyên nghiệp rất quan trọng để được phê duyệt nhanh chóng. Mỗi công ty có thể có mẫu biểu hơi khác nhau, nhưng hầu hết đều bao gồm các phần chính sau.
- Thông Tin Nhân Viên: Họ tên đầy đủ, mã nhân viên, và phòng ban. Thông tin này xác định ai là người gửi báo cáo.
- Chi Tiết Báo Cáo: Khoảng thời gian báo cáo áp dụng (ví dụ: "1-15 tháng 10, 2023") và ngày gửi báo cáo.
- Khoản Chi Tiết Lẻ: Đây là phần chính của báo cáo. Mỗi khoản chi nên có một dòng riêng với ngày tháng, loại chi phí (ví dụ: di chuyển, ăn uống, vật tư), mô tả ngắn gọn và số tiền chính xác.
- Tổng Số Tiền: Tổng hợp tất cả các khoản chi. Luôn kiểm tra lại phép tính ở phần này.
- Đính Kèm Hóa Đơn: Bạn phải đính kèm bản sao tất cả hóa đơn làm bằng chứng mua hàng. Đây là bước quan trọng nhất để báo cáo được phê duyệt.
Xem thêm: Cách Viết Client Report Chuyên Nghiệp Hướng Dẫn Để Thành Công
Ngôn Ngữ Mẫu Và Câu Bắt Đầu
Việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản là điều then chốt trong tiếng Anh thương mại. Quản lý của bạn nên hiểu từng khoản chi mà không cần đặt câu hỏi. Dưới đây là một số câu thường dùng.
Đối với Phần Mô Tả Chi Phí:
Taxi fare from airport to hotelLunch with client [Client Name] to discuss projectPurchase of printer paper for office useRound-trip flight to [City] for [Conference Name]Hotel accommodation for business trip (3 nights)
Đối với Phần Tóm Tắt hoặc Mục Đích (nếu có):
This report details expenses for the Q4 sales conference in London.Expenses submitted for the client visit on [Date].Reimbursement request for office supplies purchased in October.
Xem thêm: Làm Chủ Financial Overview Report Hướng Dẫn Dành Cho Người Đi Làm
Từ Vựng Quan Trọng Cho Expense Report Của Bạn
Học những thuật ngữ này sẽ nâng cao kỹ năng viết và giúp bạn hoàn thành báo cáo đúng cách. Nhiều nguồn tài liệu, như hướng dẫn viết chuyên nghiệp của Purdue OWL, nhấn mạnh về tầm quan trọng của việc sử dụng từ vựng chính xác.
| Thuật Ngữ | Định Nghĩa | Câu Ví Dụ |
|---|---|---|
| Reimbursement | Việc hoàn lại tiền cho ai đó đã chi tiêu trước. | I submitted my report for reimbursement of travel costs. |
| Receipt | Mảnh giấy chứng minh bạn đã thanh toán cho món hàng hoặc dịch vụ. | You must attach every original receipt to your report. |
| Per Diem | Số tiền cố định cấp cho mỗi ngày để chi tiêu (như ăn uống). | The company offers a $50 per diem for meals during business travel. |
| Itinerary | Kế hoạch hoặc lộ trình chi tiết của một chuyến đi. | My travel itinerary includes flights and hotel bookings. |
| Justification | Lý do hoặc giải thích cho điều gì đó. | Please provide a justification for any expense over $100. |
| Out-of-pocket | Khoản tiền do bạn tự bỏ ra chi trả. | I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back. |
| Categorize | Phân loại các khoản mục theo từng nhóm riêng biệt. | Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'. |
| Submit | Nộp tài liệu một cách chính thức để phê duyệt. | You must submit your expense report by the end of the month. |
| Approve | Chính thức đồng ý hoặc chấp nhận điều gì đó. | My manager needs to approve the report before I get paid. |
| Discrepancy | Sự khác biệt giữa hai thứ lẽ ra phải giống nhau. | There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed. |
| Policy | Bộ quy định do công ty hoặc tổ chức đặt ra. | Please read the company's travel expense policy before your trip. |
| Expenditure | Tổng số tiền mà công ty hoặc cá nhân đã chi tiêu. | The finance department tracks all company expenditures. |
Kết Luận
Viết một Expense Report rõ ràng và chính xác là một kỹ năng cần thiết trong bất kỳ công việc chuyên nghiệp nào. Nó thể hiện bạn là người có trách nhiệm, tổ chức và trung thực. Khi tuân thủ đúng cấu trúc báo cáo và sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, bạn đảm bảo quá trình hoàn tiền suôn sẻ và tạo dựng niềm tin với công ty.
Để thực hành, hãy lấy một hóa đơn cá nhân gần đây (như mua cà phê hoặc thực phẩm). Viết một dòng cho khoản chi đó như thể bạn đang thêm vào expense report. Bao gồm ngày tháng, loại chi phí, mô tả, và số tiền.
Sẵn sàng nâng cao kỹ năng viết chuyên nghiệp? Hãy thử tạo một Expense Report mẫu cho riêng bạn ngay hôm nay!
