わかりやすいExpense Reportの書き方：プロフェッショナル向けガイド
仕事で出張したり、チームのために備品を購入した経験はありませんか？そんな時に必要なのがExpense Reportです。この書類は、会社から支出の払い戻しを受けるために欠かせません。この種類のレポートを正確に書くことは、プロフェッショナルな職場コミュニケーションにおいて重要なスキルです。このガイドは、毎回わかりやすく正確なレポートを書くのに役立ちます。
目次
Expense Reportとは？
Expense Reportとは、業務に関連して自分が立て替えた費用の払い戻しを雇用主に申請するために記入する用紙です。これは企業の財務管理に欠かせないツールです。例えば、顧客との食事、移動費、オフィス用品などを自分で立て替えた後に使用します。
主な目的は「reimbursement（払い戻し）」、すなわち自分のお金を戻してもらうことです。こうしたレポートは会社の支出を記録・管理し、予算や税務ルールの順守にも役立ちます。ほぼすべての業界で、会社のために支出をした従業員が行う一般的な業務です。
もっと読む: Department Reportの書き方プロフェッショナルガイド
Expense Reportの主な構成要素
良いExpense Reportは、明快で整理されており、わかりやすいものです。プロフェッショナルな書式とトーンを使うことで、承認がスムーズになります。会社ごとにフォームに違いはありますが、ほとんどの場合は次の主なセクションが含まれます。
- 従業員情報: 氏名、従業員ID、所属部署。この情報は報告書の提出者を明確にします。
- レポートの詳細: レポートが対象とする期間（例：「2023年10月1日〜15日」）と提出日。
- 費用の明細: レポートのメイン部分です。日付、カテゴリー（例：交通費、食事、備品）、簡単な説明、正確な金額を各行に記載します。
- 合計金額: すべての経費の合計です。ここで計算ミスがないか必ず確認しましょう。
- 添付レシート: すべての購入について領収書のコピーを必ず添付します。承認のために最も重要なステップです。
もっと読む: Client Reportの書き方で差をつける成功ガイド
例文・文頭の使い方
ビジネス英語では、わかりやすくシンプルな言葉を使うことが大切です。マネージャーが内容を見てすぐ理解できるようにしましょう。ここではよく使われるフレーズを紹介します。
Expense Descriptionの例：
Taxi fare from airport to hotelLunch with client [Client Name] to discuss projectPurchase of printer paper for office useRound-trip flight to [City] for [Conference Name]Hotel accommodation for business trip (3 nights)
要約や目的欄がある場合：
This report details expenses for the Q4 sales conference in London.Expenses submitted for the client visit on [Date].Reimbursement request for office supplies purchased in October.
もっと読む: Financial Overview Reportをマスターするプロフェッショナルのためのガイド
Expense Reportで使う重要語彙
これらの用語を覚えておくとビジネス文書作成力が上がり、正確なExpense Reportを作成できるようになります。**Purdue OWLのプロフェッショナルライティングガイド**などのリソースでも、正確な語彙の使用が大切だと強調されています。
| 用語 | 定義 | 例文 |
|---|---|---|
| Reimbursement | 立て替えたお金の払い戻し。 | I submitted my report for reimbursement of travel costs. |
| Receipt | 購入を証明する紙のこと。 | You must attach every original receipt to your report. |
| Per Diem | 食費など、1日ごとに支給される定額の費用。 | The company offers a $50 per diem for meals during business travel. |
| Itinerary | 旅行や出張の詳細な計画・工程表。 | My travel itinerary includes flights and hotel bookings. |
| Justification | 何かの理由や説明。 | Please provide a justification for any expense over $100. |
| Out-of-pocket | 自分のお金で一時的に支払った支出。 | I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back. |
| Categorize | 種類ごとに分けること。 | Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'. |
| Submit | 承認を得るために正式に書類を提出すること。 | You must submit your expense report by the end of the month. |
| Approve | 公式に認めたり承認すること。 | My manager needs to approve the report before I get paid. |
| Discrepancy | 本来一致するはずの2つの間にある違い。 | There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed. |
| Policy | 会社等が定めたルール。 | Please read the company's travel expense policy before your trip. |
| Expenditure | 会社や個人が使う金額の総額。 | The finance department tracks all company expenditures. |
まとめ
明確で正確なExpense Reportを書けることは、どんな仕事でも大切なスキルです。これは、責任感や整理整頓、誠実さを示すものです。正しいレポート構成とクリアな言葉選びで、円滑なreimbursementと雇用主との信頼構築につながります。
練習として、最近の個人のレシート（例：コーヒーや食料品）を使い、日付・カテゴリ・説明・金額をレポートに書くつもりで1行まとめてみましょう。
プロフェッショナルライティングを磨きたいですか？ぜひ自分でサンプルのExpense Reportを作成してみましょう！
