Comment rédiger un Expense Report clair : Un guide pour les professionnels
Avez-vous déjà voyagé pour le travail ou acheté des fournitures pour votre équipe ? Si oui, vous devez savoir comment rédiger un Expense Report. Ce document est indispensable pour obtenir le remboursement de votre entreprise. Maîtriser ce type de rapport est une compétence clé de la communication professionnelle en entreprise. Ce guide vous aidera à rédiger des rapports clairs et précis à chaque fois.
Table des matières
- Qu’est-ce qu’un Expense Report ?
- Les éléments essentiels d’un Expense Report
- Exemples de formulations et amorces de phrases
- Vocabulaire clé pour votre Expense Report
- Conclusion
Qu’est-ce qu’un Expense Report ?
Un Expense Report est un formulaire que vous complétez pour demander à votre employeur de vous rembourser l’argent dépensé pour des besoins professionnels. C’est un outil fondamental pour le suivi financier dans toute entreprise. Vous l’utilisez après avoir payé, avec votre propre argent, des choses comme des repas avec des clients, des billets de transport ou des fournitures de bureau.
L’objectif principal est d’obtenir le remboursement, c’est-à-dire de récupérer votre argent. Ces rapports aident aussi les entreprises à suivre leurs dépenses, gérer les budgets et respecter les règles fiscales. C’est une tâche courante dans presque tous les secteurs, de la technologie à la santé, pour tout employé effectuant des achats pour l’entreprise.
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Les éléments essentiels d’un Expense Report
Un bon Expense Report est clair, organisé et facile à comprendre. Utiliser un format et un ton professionnels est crucial pour une approbation rapide. Même si chaque entreprise a son propre formulaire, la plupart incluent ces sections clés.
- Informations sur l’employé : Votre nom complet, votre numéro d’employé et votre service. Ces éléments identifient la personne qui soumet le rapport.
- Détails du rapport : La période couverte par le rapport (par exemple, « 1-15 octobre 2023 ») et la date de soumission.
- Dépenses détaillées : Il s’agit de la section principale du rapport. Chaque dépense doit figurer sur une ligne distincte avec la date, la catégorie (par ex., déplacement, repas, fournitures), une brève description et le montant exact.
- Montant total : La somme de toutes vos dépenses. Vérifiez toujours vos calculs ici.
- Reçus joints : Il faut joindre les copies de tous vos reçus comme preuve d’achat. C’est l’étape la plus importante pour que votre rapport soit approuvé.
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Exemples de formulations et amorces de phrases
Utiliser une langue claire et simple est essentiel en anglais des affaires. Votre responsable doit comprendre chaque dépense sans devoir poser de questions. Voici quelques phrases courantes à utiliser.
Pour la description de la dépense :
Taxi fare from airport to hotelLunch with client [Client Name] to discuss projectPurchase of printer paper for office useRound-trip flight to [City] for [Conference Name]Hotel accommodation for business trip (3 nights)
Pour une section récapitulative ou sur le motif (si incluse) :
This report details expenses for the Q4 sales conference in London.Expenses submitted for the client visit on [Date].Reimbursement request for office supplies purchased in October.
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Vocabulaire clé pour votre Expense Report
L’apprentissage de ces termes améliorera vos compétences rédactionnelles et vous aidera à remplir vos rapports correctement. De nombreuses ressources, comme le guide OWL de Purdue sur la rédaction professionnelle, insistent sur l’utilisation d’un vocabulaire précis.
| Terme | Définition | Exemple de phrase |
|---|---|---|
| Reimbursement | The act of paying someone back for money they have spent. | I submitted my report for reimbursement of travel costs. |
| Receipt | A piece of paper that proves you paid for something. | You must attach every original receipt to your report. |
| Per Diem | A fixed amount of money given for daily expenses, like food. | The company offers a $50 per diem for meals during business travel. |
| Itinerary | A detailed plan or route of a journey. | My travel itinerary includes flights and hotel bookings. |
| Justification | A reason or explanation for something. | Please provide a justification for any expense over $100. |
| Out-of-pocket | Expenses you pay with your own money. | I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back. |
| Categorize | To group things based on their type. | Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'. |
| Submit | To formally give a document to someone for approval. | You must submit your expense report by the end of the month. |
| Approve | To officially agree to or accept something. | My manager needs to approve the report before I get paid. |
| Discrepancy | A difference between two things that should be the same. | There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed. |
| Policy | A set of rules followed by a company or group. | Please read the company's travel expense policy before your trip. |
| Expenditure | The total amount of money that a company or person spends. | The finance department tracks all company expenditures. |
Conclusion
Rédiger un Expense Report clair et précis est une compétence indispensable dans tout métier. Cela montre que vous êtes responsable, organisé et honnête. En respectant la structure du rapport et en utilisant une langue claire, vous facilitez le processus de remboursement et inspirez confiance à votre employeur.
Pour vous entraîner, prenez un reçu personnel récent (par exemple pour un café ou des courses). Écrivez-en une ligne comme si vous l’ajoutiez à un expense report. Incluez la date, une catégorie, une description et le montant.
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