كيف تكتب تقرير Expense Report واضح: دليل للمهنيين

هل سبق لك أن سافرت للعمل أو اشتريت مستلزمات لفريقك؟ إذاً، عليك أن تعرف كيف تكتب Expense Report. يُعَدُّ هذا المستند ضروريًا لاسترداد أموالك من شركتك. إتقان هذا النوع من التقارير جزء أساسي من التواصل في بيئة العمل. سيُساعدك هذا الدليل على كتابة تقارير واضحة ودقيقة في كل مرة.

شخص يقوم بملء نموذج Expense Report مع إيصالات بالقرب منه

جدول المحتويات

ما هو تقرير Expense Report؟
المكونات الرئيسية لتقرير Expense Report
أمثلة على العبارات وبدايات الجمل
المفردات الرئيسية لتقرير Expense Report الخاص بك
الخاتمة

ما هو تقرير Expense Report؟

تقرير Expense Report هو نموذج تقوم بتعبئته لتطلب من صاحب العمل تعويضك عن الأموال التي أنفقتها على تكاليف متعلقة بالعمل. إنه أداة أساسية لتتبع الشؤون المالية في أي شركة. تقوم باستخدامه بعد أن تدفع نفقات مثل وجبات مع العملاء، أو تذاكر السفر، أو مستلزمات المكتب من أموالك الخاصة.

الغرض الرئيسي هو الاسترداد، أي استرجاع أموالك. تساعد هذه التقارير أيضًا الشركات على تتبع إنفاقها، وإدارة الميزانيات، والالتزام بالقوانين الضريبية. يُعتَبر ذلك مهمة شائعة في جميع القطاعات تقريبًا، من التكنولوجيا إلى الرعاية الصحية، لأي موظف يقوم بمشتريات لصالح الشركة.

المكونات الرئيسية لتقرير Expense Report

تقرير Expense Report الجيد يجب أن يكون واضحًا ومنظمًا وسهل الفهم. استخدام تنسيق ونبرة مهنية يُسرّع عملية الموافقة عليه. رغم أن لكل شركة نموذجًا مختلفًا قليلاً، إلا أن معظمها تضم هذه الأقسام الرئيسية.

معلومات الموظف: اسمك الكامل، رقم هوية الموظف، والقسم التابع له. هذا يحدد هوية من قدم التقرير.
تفاصيل التقرير: الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير (مثال: "1-15 أكتوبر 2023") وتاريخ تقديمه.
النفقات المفصلة: هذا هو الجزء الأساسي من التقرير. يجب أن يكون لكل نفقة سطر خاص بها يتضمن التاريخ، الفئة (مثال: سفر، طعام، مستلزمات)، وصفًا قصيرًا، والمبلغ الدقيق.
المبلغ الإجمالي: مجموع كل نفقاتك. تحقق من العمليات الحسابية جيدًا هنا.
الإيصالات المرفقة: يجب أن ترفق نسخًا من جميع إيصالاتك كدليل على الشراء. هذه أهم خطوة لقبول التقرير.

أمثلة على العبارات وبدايات الجمل

استخدام لغة واضحة وبسيطة هو الأساس في الإنجليزية للأعمال. يجب أن يفهم مديرك كل نفقة دون أن يحتاج لطرح أسئلة. إليك بعض العبارات الشائعة للاستخدام.

لوصف النفقة:

Taxi fare from airport to hotel
Lunch with client [Client Name] to discuss project
Purchase of printer paper for office use
Round-trip flight to [City] for [Conference Name]
Hotel accommodation for business trip (3 nights)

لقسم الملخص أو الغرض (إذا توفر):

This report details expenses for the Q4 sales conference in London.
Expenses submitted for the client visit on [Date].
Reimbursement request for office supplies purchased in October.

المفردات الرئيسية لتقرير Expense Report الخاص بك

تعلم هذه المصطلحات سيُحسّن مهارات الكتابة لديك ويساعدك على إكمال تقاريرك بشكل صحيح. تبرز العديد من المصادر، مثل دليل Purdue OWL للكتابة المهنية، أهمية استخدام المفردات الدقيقة.

المصطلح	التعريف	جملة توضيحية
Reimbursement	تعني دفع المال لشخص لاسترجاع ما أنفقه من ماله الخاص.	I submitted my report for reimbursement of travel costs.
Receipt	ورقة تؤكد دفعك لمبلغ ما.	You must attach every original receipt to your report.
Per Diem	مبلغ محدد يوميًا يُعطى لتغطية نفقات الطعام، وغيرها.	The company offers a $50 per diem for meals during business travel.
Itinerary	خطة مفصلة أو جدول رحلة.	My travel itinerary includes flights and hotel bookings.
Justification	سبب أو توضيح لأمر ما.	Please provide a justification for any expense over $100.
Out-of-pocket	التكاليف المدفوعة من أموالك الخاصة.	I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back.
Categorize	تصنيف الأشياء حسب أنواعها.	Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'.
Submit	تقديم مستند رسميًا لاعتماده من جهة ما.	You must submit your expense report by the end of the month.
Approve	الموافقة رسميًا على أمر ما.	My manager needs to approve the report before I get paid.
Discrepancy	وجود اختلاف بين شيئين يفترض أن يكونا متطابقين.	There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed.
Policy	مجموعة قواعد تتبعها شركة أو مجموعة.	Please read the company's travel expense policy before your trip.
Expenditure	إجمالي المبلغ الذي تنفقه شركة أو شخص.	The finance department tracks all company expenditures.

الخاتمة

كتابة تقرير Expense Report واضح ودقيق تُعد مهارة مهمة في أي وظيفة مهنية. إنها تعكس أنك شخص مسؤول ومنظّم وصادق. عبر اتباع هيكل التقرير الصحيح واستخدام لغة واضحة، ستسهل عملية الاسترداد وتُعزز الثقة بينك وبين صاحب العمل.

للتدريب، اختر إيصالًا حديثًا (مثلًا من مقهى أو متجر للبقالة). اكتب سطرًا عنه كما لو كنت ستضيفه إلى تقرير النفقات. ضُمّن التاريخ، الفئة، الوصف والمبلغ.

هل أنت مستعد لتحسين كتابتك المهنية؟ جرب إنشاء Expense Report كامل كنموذج اليوم!

List Alternate Posts

English Vietnamese Italian Portuguese Spanish Chinese Japanese Indonesian Russian German Thai Korean French Turkish Dutch