Cómo redactar un Expense Report claro: una guía para profesionales
¿Alguna vez has viajado por trabajo o comprado suministros para tu equipo? Si es así, necesitas saber cómo redactar un Expense Report. Este documento es fundamental para que tu empresa te devuelva el dinero gastado. Dominar este tipo de informe es una parte clave de la comunicación en el lugar de trabajo. Esta guía te ayudará a redactar informes claros y precisos cada vez.
Tabla de Contenidos
- ¿Qué es un Expense Report?
- Componentes clave de un Expense Report
- Lenguaje de ejemplo y frases iniciales
- Vocabulario clave para tu Expense Report
- Conclusión
¿Qué es un Expense Report?
Un Expense Report es un formulario que completas para solicitar a tu empleador que te reembolse el dinero que has gastado en costos relacionados con el trabajo. Es una herramienta fundamental para el seguimiento financiero en cualquier empresa. Se utiliza después de pagar cosas como comidas con clientes, billetes de viaje o material de oficina con tu propio dinero.
El objetivo principal es recibir el reembolso, es decir, que se te devuelva el dinero gastado. Estos informes también ayudan a las empresas a controlar sus gastos, gestionar presupuestos y cumplir las normas fiscales. Es una tarea habitual en casi todos los sectores, desde tecnología hasta sanidad, para cualquier empleado que realice compras para la empresa.
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Componentes clave de un Expense Report
Un buen Expense Report es claro, organizado y fácil de entender. Utilizar un formato y tono profesional es crucial para lograr una aprobación rápida. Aunque cada empresa tiene un formulario ligeramente diferente, la mayoría incluye estas secciones clave.
- Información del empleado: Tu nombre completo, número de empleado y departamento. Esto identifica quién envía el informe.
- Detalles del informe: El período que cubre el informe (por ejemplo, "1-15 de octubre de 2023") y la fecha en que lo envías.
- Gastos desglosados: Esta es la parte principal del informe. Cada gasto debe tener su propia línea con la fecha, categoría (por ejemplo, viaje, comida, suministros), una breve descripción y el importe exacto.
- Monto total: La suma de todos tus gastos. Siempre revisa bien tus cálculos aquí.
- Recibos adjuntos: Debes adjuntar copias de todos los recibos como comprobante de compra. Este es el paso más importante para que aprueben tu informe.
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Lenguaje de ejemplo y frases iniciales
Utilizar un lenguaje claro y sencillo es fundamental en el inglés empresarial. Tu gerente debe entender cada gasto sin necesidad de hacer preguntas. Aquí tienes algunas frases comunes para usar.
Para la descripción del gasto:
Taxi fare from airport to hotelLunch with client [Client Name] to discuss projectPurchase of printer paper for office useRound-trip flight to [City] for [Conference Name]Hotel accommodation for business trip (3 nights)
Para una sección de resumen o finalidad (si se incluye):
This report details expenses for the Q4 sales conference in London.Expenses submitted for the client visit on [Date].Reimbursement request for office supplies purchased in October.
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Vocabulario clave para tu Expense Report
Aprender estos términos mejorará tus habilidades de redacción y te ayudará a completar correctamente tus informes. Muchos recursos, como la guía de Purdue OWL sobre redacción profesional, destacan la importancia de usar vocabulario preciso.
| Término | Definición | Ejemplo de frase |
|---|---|---|
| Reimbursement | The act of paying someone back for money they have spent. | I submitted my report for reimbursement of travel costs. |
| Receipt | A piece of paper that proves you paid for something. | You must attach every original receipt to your report. |
| Per Diem | A fixed amount of money given for daily expenses, like food. | The company offers a $50 per diem for meals during business travel. |
| Itinerary | A detailed plan or route of a journey. | My travel itinerary includes flights and hotel bookings. |
| Justification | A reason or explanation for something. | Please provide a justification for any expense over $100. |
| Out-of-pocket | Expenses you pay with your own money. | I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back. |
| Categorize | To group things based on their type. | Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'. |
| Submit | To formally give a document to someone for approval. | You must submit your expense report by the end of the month. |
| Approve | To officially agree to or accept something. | My manager needs to approve the report before I get paid. |
| Discrepancy | A difference between two things that should be the same. | There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed. |
| Policy | A set of rules followed by a company or group. | Please read the company's travel expense policy before your trip. |
| Expenditure | The total amount of money that a company or person spends. | The finance department tracks all company expenditures. |
Conclusión
Redactar un Expense Report claro y preciso es una habilidad fundamental en cualquier trabajo profesional. Demuestra que eres responsable, organizado y honesto. Al seguir la estructura del informe correcta y usar un lenguaje claro, aseguras un proceso de reembolso fluido y generas confianza con tu empleador.
Para practicar, toma un recibo personal reciente (como uno de café o del supermercado). Escribe una línea como si lo añadaras a un expense report. Incluye la fecha, una categoría, una descripción y el importe.
¿Listo para mejorar tu redacción profesional? ¡Intenta crear hoy tu propio Expense Report de ejemplo!
