Cara Menulis Expense Report yang Jelas: Panduan untuk Profesional
Pernahkah Anda bepergian untuk pekerjaan atau membeli perlengkapan untuk tim Anda? Jika iya, Anda perlu tahu cara menulis Expense Report. Dokumen ini penting untuk mendapatkan kembali uang yang telah Anda keluarkan dari perusahaan. Menguasai jenis laporan ini adalah bagian penting dari komunikasi di tempat kerja secara profesional. Panduan ini akan membantu Anda menulis laporan yang jelas dan akurat setiap kali.
Daftar Isi
- Apa Itu Expense Report?
- Komponen Utama Expense Report
- Contoh Bahasa & Kalimat Awal
- Kosakata Kunci untuk Expense Report Anda
- Kesimpulan
Apa Itu Expense Report?
Expense Report adalah formulir yang Anda isi untuk meminta perusahaan membayar kembali uang yang telah Anda keluarkan untuk keperluan bisnis. Ini adalah alat dasar untuk pelacakan keuangan di setiap perusahaan. Anda menggunakannya setelah membayar hal-hal seperti makan bersama klien, tiket perjalanan, atau perlengkapan kantor dengan uang pribadi.
Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan pengembalian dana, yaitu mendapatkan kembali uang Anda. Laporan-laporan ini juga membantu perusahaan melacak pengeluaran mereka, mengelola anggaran, dan mematuhi aturan pajak. Ini adalah tugas umum di hampir setiap industri, dari teknologi hingga kesehatan, untuk setiap karyawan yang melakukan pembelian atas nama perusahaan.
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Department Report yang Kuat Panduan Profesional
Komponen Utama Expense Report
Expense Report yang baik harus jelas, terorganisir, dan mudah dipahami. Menggunakan format dan nada profesional sangat penting agar proses persetujuan berjalan cepat. Setiap perusahaan memiliki formulir yang sedikit berbeda, tapi kebanyakan mencakup bagian-bagian utama berikut ini.
- Informasi Karyawan: Nama lengkap, ID karyawan, dan departemen Anda. Ini untuk mengidentifikasi siapa yang mengajukan laporan.
- Rincian Laporan: Periode waktu yang dicakup laporan (misal, "1-15 Oktober 2023") dan tanggal pengajuan laporan.
- Rincian Pengeluaran: Bagian utama laporan. Setiap pengeluaran harus dicatat dalam baris terpisah, dilengkapi tanggal, kategori (misal, perjalanan, makan, perlengkapan), uraian singkat, dan jumlah pasti.
- Jumlah Total: Total seluruh pengeluaran Anda. Selalu periksa ulang perhitungan Anda di sini.
- Bukti Pembayaran Terlampir: Anda harus melampirkan salinan semua bukti pembayaran sebagai bukti pembelian. Ini langkah terpenting untuk mendapatkan persetujuan laporan.
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Client Report yang Profesional untuk Sukses
Contoh Bahasa & Kalimat Awal
Menggunakan bahasa yang jelas dan sederhana adalah kunci dalam business English. Manajer Anda harus bisa memahami setiap pengeluaran tanpa perlu bertanya ulang. Berikut beberapa frasa umum yang bisa digunakan.
Untuk Deskripsi Pengeluaran:
Taxi fare from airport to hotelLunch with client [Client Name] to discuss projectPurchase of printer paper for office useRound-trip flight to [City] for [Conference Name]Hotel accommodation for business trip (3 nights)
Untuk Bagian Ringkasan atau Tujuan (jika ada):
This report details expenses for the Q4 sales conference in London.Expenses submitted for the client visit on [Date].Reimbursement request for office supplies purchased in October.
Baca lebih lanjut: Kuasai Financial Overview Report Panduan Profesional
Kosakata Kunci untuk Expense Report Anda
Mempelajari istilah-istilah ini akan meningkatkan kemampuan menulis Anda dan membantu Anda mengisi laporan dengan benar. Banyak sumber, seperti Panduan menulis profesional Purdue OWL, menekankan pentingnya penggunaan kosakata yang tepat.
| Istilah | Definisi | Contoh Kalimat |
|---|---|---|
| Reimbursement | Tindakan membayar kembali seseorang atas uang yang telah dikeluarkan. | I submitted my report for reimbursement of travel costs. |
| Receipt | Bukti pembayaran berupa kertas yang menunjukkan Anda telah membayar sesuatu. | You must attach every original receipt to your report. |
| Per Diem | Sejumlah uang tetap yang diberikan untuk pengeluaran harian, seperti makan. | The company offers a $50 per diem for meals during business travel. |
| Itinerary | Rencana atau rute perjalanan secara rinci. | My travel itinerary includes flights and hotel bookings. |
| Justification | Alasan atau penjelasan untuk sesuatu. | Please provide a justification for any expense over $100. |
| Out-of-pocket | Pengeluaran yang dibayar dengan uang pribadi. | I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back. |
| Categorize | Mengelompokkan atau mengkategorikan berdasarkan jenis. | Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'. |
| Submit | Menyerahkan dokumen secara resmi untuk persetujuan. | You must submit your expense report by the end of the month. |
| Approve | Menerima atau menyetujui sesuatu secara resmi. | My manager needs to approve the report before I get paid. |
| Discrepancy | Perbedaan antara dua hal yang seharusnya sama. | There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed. |
| Policy | Aturan yang diikuti oleh perusahaan atau kelompok. | Please read the company's travel expense policy before your trip. |
| Expenditure | Total jumlah uang yang dikeluarkan oleh perusahaan atau individu. | The finance department tracks all company expenditures. |
Kesimpulan
Menulis Expense Report yang jelas dan akurat adalah keterampilan penting di setiap pekerjaan profesional. Hal ini menunjukkan bahwa Anda bertanggung jawab, terorganisir, dan jujur. Dengan mengikuti struktur laporan yang tepat dan menggunakan bahasa yang jelas, Anda dapat memastikan proses penggantian biaya berjalan lancar dan membangun kepercayaan dengan atasan Anda.
Untuk latihan, ambil salah satu bukti pembayaran pribadi Anda baru-baru ini (misalnya untuk kopi atau belanja mingguan). Tulis satu baris seolah-olah Anda menambahkannya ke expense report. Sertakan tanggal, kategori, deskripsi, dan jumlahnya.
Siap meningkatkan kemampuan menulis profesional Anda? Cobalah membuat satu contoh penuh Expense Report sendiri hari ini!
