วิธีเขียน Expense Report ให้ชัดเจน: คู่มือสำหรับมืออาชีพ
คุณเคยเดินทางเพื่อทำงานหรือซื้ออุปกรณ์ให้ทีมของคุณหรือไม่? ถ้าใช่ คุณจำเป็นต้องรู้วิธีเขียน Expense Report เอกสารนี้คือหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้คุณได้รับเงินคืนจากบริษัทของคุณ การเขียนรายงานประเภทนี้ให้เชี่ยวชาญถือเป็นส่วนสำคัญของ การสื่อสารในสถานที่ทำงาน คู่มือนี้จะช่วยให้คุณเขียน Expense Report ได้อย่างชัดเจนและถูกต้องทุกครั้ง
สารบัญ
- Expense Report คืออะไร?
- องค์ประกอบสำคัญของ Expense Report
- ตัวอย่างภาษา & ประโยคเริ่มต้น
- คำศัพท์สำคัญสำหรับ Expense Report ของคุณ
- สรุป
Expense Report คืออะไร?
Expense Report คือแบบฟอร์มที่คุณกรอกเพื่อขอให้บริษัทคืนเงินที่คุณได้จ่ายไปกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ถือเป็นเครื่องมือหลักในการติดตามการเงินของทุกบริษัท โดยคุณจะใช้แบบฟอร์มนี้หลังจากที่จ่ายเงินค่าอาหารกับลูกค้า, ตั๋วเดินทาง, หรืออุปกรณ์สำนักงานด้วยเงินตัวเอง
จุดประสงค์หลักคือการขอคืนเงิน หมายถึงการได้รับเงินคืน รายงานเหล่านี้ยังช่วยบริษัทติดตามการใช้จ่าย, บริหารงบประมาณ, และปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษี เป็นงานที่พบได้เกือบทุกวงการ ตั้งแต่เทคโนโลยีไปจนถึงสุขภาพ สำหรับพนักงานคนใดที่มีการซื้อสินค้าหรือบริการให้กับบริษัท
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียน Department Report ที่ทรงพลังสำหรับมืออาชีพ
องค์ประกอบสำคัญของ Expense Report
Expense Report ที่ดีนั้นจะต้องชัดเจน เป็นระเบียบ และเข้าใจง่าย การใช้รูปแบบและโทนภาษาที่เป็นมืออาชีพทำให้ได้รับการอนุมัติเร็วขึ้น แม้ว่าแต่ละบริษัทอาจมีฟอร์มที่แตกต่างกันเล็กน้อย แต่ส่วนใหญ่จะมีหัวข้อสำคัญเหล่านี้
- ข้อมูลพนักงาน: ชื่อ-นามสกุล รหัสพนักงาน และฝ่ายงาน เพื่อระบุว่ารายงานนี้มาจากใคร
- รายละเอียดของรายงาน: ช่วงเวลาที่รายงานครอบคลุม (เช่น "1-15 ตุลาคม 2023") และวันที่ที่คุณส่งรายงาน
- รายการค่าใช้จ่ายแยกแต่ละรายการ: นี่คือส่วนหลักของรายงาน โดยแต่ละค่าใช้จ่ายควรอยู่คนละบรรทัด ระบุวันที่ หมวดหมู่ (เช่น เดินทาง อาหาร อุปกรณ์) คำอธิบายสั้นๆ และจำนวนเงินที่แน่นอน
- ยอดรวม: ผลรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณ ตรวจสอบตัวเลขตรงนี้ให้ถูกต้องเสมอ
- แนบใบเสร็จรับเงิน: คุณต้องแนบสำเนาใบเสร็จรับเงินทั้งหมดเป็นหลักฐานการซื้อ นี่คือขั้นตอนสำคัญที่สุดในการทำให้รายงานของคุณได้รับการอนุมัติ
อ่านเพิ่มเติม: Client Report วิธีเขียนอย่างมืออาชีพเพื่อสร้างความสำเร็จ
ตัวอย่างภาษา & ประโยคเริ่มต้น
การใช้ภาษาที่ชัดเจนและเรียบง่ายเป็นหัวใจของ ภาษาอังกฤษธุรกิจ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้จัดการเข้าใจค่าใช้จ่ายแต่ละรายการได้โดยไม่ต้องถามกลับ นี่คือตัวอย่างวลีที่พบบ่อย
สำหรับคำอธิบายค่าใช้จ่าย:
Taxi fare from airport to hotelLunch with client [Client Name] to discuss projectPurchase of printer paper for office useRound-trip flight to [City] for [Conference Name]Hotel accommodation for business trip (3 nights)
สำหรับสรุปหรือวัตถุประสงค์ของรายงาน (ถ้ามี):
This report details expenses for the Q4 sales conference in London.Expenses submitted for the client visit on [Date].Reimbursement request for office supplies purchased in October.
อ่านเพิ่มเติม: เชี่ยวชาญการใช้ Financial Overview Report คู่มือสำหรับมืออาชีพ
คำศัพท์สำคัญสำหรับ Expense Report ของคุณ
การเรียนรู้คำศัพท์เหล่านี้จะช่วยพัฒนาทักษะ การเขียน และช่วยคุณกรอกแบบฟอร์มได้ถูกต้อง หลายแหล่งข้อมูล เช่น Purdue OWL's guide on professional writing ได้ให้ความสำคัญกับการใช้คำศัพท์อย่างแม่นยำ
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่างประโยค |
|---|---|---|
| Reimbursement | การจ่ายเงินคืนสำหรับเงินที่มีการจ่ายออกไป | I submitted my report for reimbursement of travel costs. |
| Receipt | กระดาษหรือหลักฐานยืนยันการชำระเงิน | You must attach every original receipt to your report. |
| Per Diem | เงินจำนวนคงที่ต่อวันสำหรับค่าใช้จ่าย เช่น อาหาร | The company offers a $50 per diem for meals during business travel. |
| Itinerary | แผนการเดินทางหรือกำหนดการละเอียดของการเดินทาง | My travel itinerary includes flights and hotel bookings. |
| Justification | เหตุผลหรือคำอธิบายประกอบ | Please provide a justification for any expense over $100. |
| Out-of-pocket | ค่าใช้จ่ายที่ออกด้วยเงินส่วนตัว | I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back. |
| Categorize | แยกประเภทหรือจัดกลุ่ม | Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'. |
| Submit | ส่งเอกสารให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ | You must submit your expense report by the end of the month. |
| Approve | อนุมัติหรือรับรองอย่างเป็นทางการ | My manager needs to approve the report before I get paid. |
| Discrepancy | ความแตกต่าง (ในสิ่งที่ควรจะตรงกัน) | There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed. |
| Policy | กฎ ระเบียบ หรือข้อบังคับของบริษัท | Please read the company's travel expense policy before your trip. |
| Expenditure | ผลรวมของเงินที่บุคคลหรือบริษัทใช้จ่ายทั้งหมด | The finance department tracks all company expenditures. |
สรุป
การเขียน Expense Report ที่ชัดเจนและถูกต้องเป็นทักษะพื้นฐานของงานสายอาชีพ มันแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบ การจัดการที่เป็นระเบียบ และความซื่อสัตย์ การฟอร์มรายงานและใช้ภาษาที่ชัดเจนจะช่วยให้การคืนเงินเป็นไปอย่างราบรื่น และสร้างความไว้วางใจกับนายจ้างของคุณ
เพื่อฝึกฝน ลองหยิบบิลค่าใช้จ่ายส่วนตัวล่าสุด (เช่น ค่ากาแฟหรือของชำ) แล้วเขียนเป็นหนึ่งบรรทัดเหมือนกำลังเพิ่มลงใน Expense Report ใส่วันที่ หมวดหมู่ คำอธิบาย และจำนวนเงิน
อยากพัฒนา การเขียนแบบมืออาชีพ? ลองสร้าง Expense Report ฉบับสมบูรณ์ของคุณเองดูวันนี้!
