Como Escrever um Relatório de Despesas Claro: Um Guia para Profissionais
Você já viajou a trabalho ou comprou suprimentos para sua equipe? Se sim, você precisa saber como preencher um Expense Report. Este documento é fundamental para receber seu reembolso pela empresa. Dominar esse tipo de relatório é parte essencial da comunicação no ambiente de trabalho. Este guia irá ajudá-lo a escrever relatórios claros e precisos todas as vezes.
Índice
- O que é um Expense Report?
- Componentes Principais de um Expense Report
- Linguagem e Inícios de Frases de Exemplo
- Vocabulário Principal para o Seu Expense Report
- Conclusão
O que é um Expense Report?
Um Expense Report é um formulário que você preenche para pedir que seu empregador devolva o dinheiro que você gastou com despesas relacionadas ao trabalho. Ele é uma ferramenta fundamental para controle financeiro em qualquer empresa. Você o utiliza depois de pagar coisas como refeições com clientes, passagens de viagem ou materiais de escritório com seu próprio dinheiro.
O principal objetivo é obter o reembolso, ou seja, receber seu dinheiro de volta. Esses relatórios também ajudam as empresas a acompanhar seus gastos, gerenciar orçamentos e cumprir regras fiscais. Esta é uma tarefa comum em quase todas as áreas, da tecnologia à saúde, para qualquer funcionário que faça compras para a empresa.
Leia mais: Como Escrever um Department Report Poderoso para Profissionais
Componentes Principais de um Expense Report
Um bom Expense Report é claro, organizado e fácil de entender. Utilizar um formato e tom profissional é fundamental para uma aprovação rápida. Embora cada empresa tenha um formulário um pouco diferente, a maioria inclui estas seções principais.
- Informações do Funcionário: Seu nome completo, número de identificação e setor. Isso identifica quem está enviando o relatório.
- Detalhes do Relatório: O período que o relatório cobre (ex.: "1-15 de outubro de 2023") e a data de envio.
- Despesas Detalhadas: Esta é a parte principal do relatório. Cada despesa deve ter sua própria linha com a data, categoria (ex.: viagem, alimentação, materiais), uma breve descrição e o valor exato.
- Valor Total: A soma de todas as suas despesas. Sempre confira os cálculos aqui.
- Recibos Anexados: Você deve anexar cópias de todos os recibos como comprovante de compra. Este é o passo mais importante para aprovar seu relatório.
Leia mais: Como Escrever um Client Report Profissional para o Sucesso
Linguagem e Inícios de Frases de Exemplo
Usar uma linguagem clara e simples é fundamental no inglês comercial. Seu gestor deve entender cada despesa sem precisar fazer perguntas. Veja algumas frases comuns para usar.
Para Descrição da Despesa:
Taxi fare from airport to hotelLunch with client [Client Name] to discuss projectPurchase of printer paper for office useRound-trip flight to [City] for [Conference Name]Hotel accommodation for business trip (3 nights)
Para um Resumo ou Seção de Propósito (se incluído):
This report details expenses for the Q4 sales conference in London.Expenses submitted for the client visit on [Date].Reimbursement request for office supplies purchased in October.
Leia mais: Domine o Financial Overview Report com este guia prático
Vocabulário Principal para o Seu Expense Report
Aprender estes termos vai aprimorar suas habilidades de escrita e ajudá-lo a preencher seus relatórios corretamente. Muitos recursos, como o guia do Purdue OWL sobre escrita profissional, destacam a importância de usar vocabulário preciso.
| Termo | Definição | Exemplo de Frase |
|---|---|---|
| Reimbursement | O ato de pagar alguém de volta pelo dinheiro que gastou. | I submitted my report for reimbursement of travel costs. |
| Receipt | Um pedaço de papel que comprova que você pagou por algo. | You must attach every original receipt to your report. |
| Per Diem | Um valor fixo de dinheiro dado para despesas diárias, como alimentação. | The company offers a $50 per diem for meals during business travel. |
| Itinerary | Um plano ou roteiro detalhado de uma viagem. | My travel itinerary includes flights and hotel bookings. |
| Justification | Uma razão ou explicação para algo. | Please provide a justification for any expense over $100. |
| Out-of-pocket | Despesas pagas com seu próprio dinheiro. | I paid for the taxi out-of-pocket and will claim it back. |
| Categorize | Agrupar coisas de acordo com seu tipo. | Please categorize each expense as either 'travel' or 'meals'. |
| Submit | Entregar formalmente um documento para aprovação. | You must submit your expense report by the end of the month. |
| Approve | Concordar oficialmente ou aceitar algo. | My manager needs to approve the report before I get paid. |
| Discrepancy | Diferença entre duas coisas que deveriam ser iguais. | There is a discrepancy between the receipt and the amount you claimed. |
| Policy | Um conjunto de regras seguidas por uma empresa ou grupo. | Please read the company's travel expense policy before your trip. |
| Expenditure | O valor total que uma empresa ou pessoa gasta. | The finance department tracks all company expenditures. |
Conclusão
Escrever um Expense Report claro e preciso é uma habilidade valiosa em qualquer trabalho profissional. Demonstra que você é responsável, organizado e honesto. Seguindo a estrutura correta do relatório e usando uma linguagem clara, você garante um processo de reembolso tranquilo e constrói confiança com seu empregador.
Para praticar, pegue um recibo pessoal recente (como o de um café ou supermercado). Escreva uma linha para ele como se fosse adicioná-lo a um relatório de despesas. Inclua a data, uma categoria, uma descrição e o valor.
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