วิธีเขียนอีเมลขอความคิดเห็นอย่างมืออาชีพ
การขอความคิดเห็นเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้เกิดการพัฒนาทั้งด้านส่วนตัวและเชิงอาชีพ อีเมลขอความคิดเห็นที่เขียนดีและเป็นระบบไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ต้องการ แต่ยังแสดงถึงความมุ่งมั่นในการปรับปรุงตัวเองด้วย การเรียนรู้วิธีการเขียนอีเมลในลักษณะนี้ช่วยเสริมทักษะการสื่อสารอย่างมืออาชีพของคุณ ด้วยคำแนะนำนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีจัดโครงสร้างคำขออย่างชัดเจนและสุภาพ เพื่อให้คุณได้รับคำติชมที่มีคุณค่าและเป็นสร้างสรรค์
สารบัญ
โครงสร้างของอีเมลขอความคิดเห็น
การสร้างอีเมลขอความคิดเห็นอย่างมีประสิทธิภาพ ต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนและตรรกะดี แต่ละส่วนมีบทบาทสำคัญในการทำให้คำขอของคุณเข้าใจง่ายและง่ายต่อการตอบกลับ น้ำเสียงที่เป็นทางการก็สำคัญเพื่อแสดงความเคารพต่อเวลาของผู้รับ
1. หัวข้อเรื่อง (Subject Line)
หัวข้อเรื่องคือสิ่งแรกที่ผู้รับเห็น ควรชัดเจนและกระชับ หัวข้อที่ดีจะบอกทันทีว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร เพิ่มโอกาสให้เปิดอ่านได้รวดเร็ว
สูตร:Feedback Request: [โปรเจกต์ เอกสาร หรือหัวข้อเฉพาะ]
ตัวอย่าง:
Feedback Request: รายงานโครงการไตรมาส 3ความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อเสนอกลยุทธ์การตลาดใหม่
2. การทักทาย (Salutation)
การทักทายเป็นการกำหนดโทนเสียงของอีเมล เลือกคำทักทายตามความสัมพันธ์
- เป็นทางการ: ใช้ "Dear Mr./Ms./Dr. [นามสกุล]" เมื่อคุยกับคนที่ไม่สนิท หรือในองค์กรที่เป็นทางการมาก
- กึ่งทางการ/ไม่เป็นทางการ: ใช้ "Hi [ชื่อ]" หรือ "Hello [ชื่อ]" สำหรับเพื่อนร่วมงานหรือในวัฒนธรรมสำนักงานที่ไม่เคร่งเครียด
3. เนื้อหา (Body)
เนื้อหาอีเมลควรแบ่งเป็นย่อหน้าไม่กี่ส่วน
- เปิด: กล่าวจุดประสงค์ตรง ๆ ไม่ต้องให้คนอ่านรู้สึกสับสน เช่น: "ผม/ฉันเขียนมาเพื่อขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการนำเสนอที่ผม/ฉันส่งเมื่อเช้านี้"
- รายละเอียดหลัก: ชี้แจงบริบท เช่น คุณต้องการความคิดเห็นอะไร ทำไมความคิดเห็นของเขาจำเป็น เช่น: "เนื่องจากคุณดูแลแคมเปญก่อนหน้านี้ ประสบการณ์ของคุณในร่างนี้จะเป็นประโยชน์มาก"
- คำถามหรือหัวใจของคำขอ: ระบุให้ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไร เช่น: "ช่วยบอกหน่อยได้ไหมว่าเป้าหมายชัดเจนไหม แล้วมีข้อเสนอแนะอะไรกับการแสดงข้อมูลหรือไม่" เพื่อให้เขาตอบง่าย
- ปิดท้าย: กล่าวขอบคุณและเป็นมิตร พร้อมบอก deadline ถ้าจำเป็น เช่น: "รบกวนช่วยส่งความคิดเห็นภายในวันศุกร์นี้ ขอบคุณมากครับ/ค่ะ"
4. การลงท้ายและลายเซ็น (Closing and Signature)
จบอีเมลด้วยคำลงท้ายที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ พร้อมชื่อเต็มและตำแหน่ง
- คำลงท้ายเหมาะสม:
Best regards,,Sincerely,,Kind regards,,Thank you, - ลายเซ็น: ชื่อเต็ม ตำแหน่ง และชื่อบริษัท อาจใส่ข้อมูลติดต่อเพิ่มเติมก็ได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลรายการติดตามผลการประชุมให้ชัดเจน: Meeting Action Items
คำศัพท์ที่จำเป็น
ใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมและเป็นมืออาชีพเพื่อให้คำขอของคุณดูน่าเชื่อถือและชัดเจน คำศัพท์เหล่านี้เป็นประโยชน์ในอีเมลขอความคิดเห็น
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| Insight | ความเข้าใจลึกซึ้งเกี่ยวกับบุคคลหรือสิ่งต่าง ๆ | "ผม/ฉันจะขอบคุณหากคุณมี insight เกี่ยวกับเรื่องนี้" |
| Constructive criticism | คำแนะนำที่มีเป้าหมายเพื่อช่วยปรับปรุงและให้กำลังใจ | "ผม/ฉันเปิดรับทุก constructive criticism ที่คุณจะเสนอ" |
| Perspective | มุมมองหรือแนวคิดเฉพาะของคนหนึ่งคน | "ความคิดเห็นในฐานะนักพัฒนาซอฟต์แวร์ระดับอาวุโสมักจะมีคุณค่า" |
| Areas for improvement | ด้านที่ควรปรับปรุงในผลงานหรือพฤติกรรม | "ช่วยชี้แนะแนวทาง areas for improvement ในรายงานนี้ได้ไหม" |
| Actionable suggestions | คำแนะนำที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงและง่ายต่อการทำตาม | "กำลังมองหา actionable suggestions เพื่อปรับปรุงอินเทอร์เฟซผู้ใช้" |
| Valuable feedback | ข้อเสนอที่มีประโยชน์และสำคัญมาก | "ขอขอบคุณล่วงหน้าเพื่อความคิดเห็นที่มี valuable feedback" |
| To elaborate on | การให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง | "ถ้าคุณมีเวลา ช่วย elaborate on ความคิดเห็นแรกของคุณได้ไหม" |
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลขอรายละเอียดงานชัดเจน Task Clarification Request
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างอีเมลที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ เป็นเทมเพลตที่เหมาะสำหรับขอความคิดเห็นจากผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานอาวุโหลังจากทำงานสำคัญเสร็จ
หมายเหตุ: ตัวอย่างนี้ใช้โทนกึ่งทางการ ซึ่งเป็นเรื่องปกติในหลายองค์กรปัจจุบัน เป็นคำพูดตรงไปตรงมา เคารพ และชัดเจนในวัตถุประสงค์และบริบท
หัวเรื่อง: Feedback Request: ร่างรายงานลูกค้าประจำปี
Dear Alex,
หวังว่าคุณคงมีสัปดาห์ที่ทำงานเป็นไปได้ด้วยดีนะครับ/ค่ะ
ผม/ฉันเพิ่งเสร็จร่างแรกของรายงานลูกค้าประจำปี และจะเป็นเกียรติอย่างยิ่งถ้าคุณช่วยให้ข้อเสนอแนะ ความคิดเห็นในเอกสารฉบับนี้อยู่ในไฟล์แนบ
เนื่องจากคุณมีประสบการณ์มากกับลูกค้าหลักของเรา มุมมองของคุณเกี่ยวกับโทนเสียงและความเข้าใจง่ายของรายงานจะเป็นประโยชน์มาก ผม/ฉันสนใจโดยเฉพาะในส่วน "ประมาณการอนาคต" บนหน้าที่ 5
ตามคำจำกัดความของ Cambridge Dictionary คำว่า feedback คือข้อมูลหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับบางสิ่งซึ่งนำไปใช้ปรับปรุงให้ดีขึ้น นั่นคือสิ่งที่ผม/ฉันหวังว่าจะได้รับ
รบกวนช่วยส่งความคิดเห็นภายในวันพฤหัสบดีนี้ เพื่อให้สามารถส่งเวอร์ชันสุดท้ายในวันศุกร์ได้
ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณและความช่วยเหลือครับ/ค่ะ
Best regards,
Jordan Smith
Project Coordinator
ABC Corporation
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Task Assignment อย่างมีประสิทธิภาพฉบับมืออาชีพ
บทสรุป
การเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลขอความคิดเห็นให้มีประสิทธิภาพเป็นทักษะสำคัญสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ โปรดจำไว้ว่าเป้าหมายคือทำให้คนอื่นง่ายต่อการช่วยเหลือคุณ โดยการใช้โครงสร้างที่ชัดเจน ใช้ภาษาที่สุภาพ และระบุหัวข้อให้ชัดเจน คุณจะสามารถพัฒนาผลงานและสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่แข็งแรงขึ้น อย่ากลัวที่จะขอความช่วยเหลือ เพราะมันแสดงให้เห็นถึงความแข็งแกร่งและความมุ่งมั่นในความเป็นเลิศ ฝึกฝนต่อไป แล้วมันจะกลายเป็นเรื่องธรรมชาติในที่สุด