Cách Viết Email Từ Chối Chuyển Bộ Phận Nội Bộ
Từ chối một đề nghị chuyển bộ phận nội bộ có thể khá khó xử. Bạn cần phải lịch sự và chuyên nghiệp để duy trì mối quan hệ tốt trong công ty. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn biết cách viết một Email Từ Chối Chuyển Bộ Phận Nội Bộ rõ ràng và tôn trọng. Thành thạo kỹ năng viết email bằng tiếng Anh dạng này giúp bạn truyền đạt quyết định của mình một cách chuyên nghiệp, bảo vệ vị trí hiện tại và cơ hội phát triển nghề nghiệp trong tương lai. Chúng ta sẽ đi qua cấu trúc, từ vựng quan trọng, và cung cấp một mẫu hữu ích giúp quy trình dễ dàng hơn cho người học tiếng Anh và mọi chuyên gia.
Mục Lục
Xem thêm: Cách Viết Email Đề Xuất Cải Thiện Quy Trình Process Improvement Suggestion hiệu quả tại nơi làm việc
Cấu Trúc Của Email Từ Chối Chuyển Bộ Phận Nội Bộ
Một email có cấu trúc tốt sẽ đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng, chuyên nghiệp và tôn trọng. Hãy làm theo các bước sau để viết một Email Từ Chối Chuyển Bộ Phận Nội Bộ hoàn hảo.
1. Dòng Tiêu Đề
Dòng tiêu đề là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy, nên cần phải trực tiếp và rõ ràng. Tiêu đề ngắn gọn giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo email của bạn được mở kịp thời.
- Công thức:
[Tên của bạn] - Internal Transfer Application - [Chức danh vị trí] - Ví dụ:
Nguyễn Văn A - Internal Transfer Application - Senior Marketing Analyst
2. Lời Chào
Luôn sử dụng một lời chào trang trọng và tôn trọng. Vì đây là trao đổi nội bộ nên có thể bạn đã biết người quản lý tuyển dụng, nhưng vẫn cần giữ phong thái chuyên nghiệp.
- Trang trọng: "Kính gửi [Ông/Bà/Anh/Chị Họ]," hoặc "Kính gửi [Họ và tên người quản lý tuyển dụng],"
- Ít trang trọng hơn (nếu bạn có mối quan hệ tốt): "Anh/Chị [Tên],"
3. Phần Nội Dung
Phần nội dung của email nên chia thành một vài đoạn ngắn, mỗi đoạn có một mục đích riêng.
- Mở đầu: Bắt đầu bằng việc bày tỏ sự biết ơn. Cảm ơn người quản lý đã gửi đề nghị và trao cho bạn cơ hội phỏng vấn vị trí này. Điều này giúp thiết lập một thái độ tích cực ngay từ đầu.
- Thông tin chính & Nội dung chính: Đây là phần quan trọng nhất. Nêu rõ quyết định của bạn một cách lịch sự. Bạn không cần phải cung cấp lý do quá chi tiết, nhưng một giải thích ngắn gọn và tích cực sẽ hữu ích. Ví dụ, bạn có thể nhắc đến cam kết của mình với các dự án hiện tại hoặc mục tiêu nghề nghiệp vừa được điều chỉnh. Cốt lõi của email là rõ ràng từ chối lời mời. Theo Cambridge Dictionary, "decline" nghĩa là "từ chối chấp nhận làm điều gì đó." Cần thẳng thắn nhưng nhẹ nhàng: "Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định từ chối lời đề nghị vào thời điểm này."
- Kết Thúc: Lặp lại sự cảm kích đối với đề nghị và thể hiện mối quan tâm tới công ty. Bày tỏ mong muốn tiếp tục đóng góp trong vai trò hiện tại và quan tâm tới những cơ hội thăng tiến nội bộ trong tương lai. Việc này củng cố cam kết của bạn với tổ chức.
4. Kết Thúc Và Chữ Ký
Kết thúc email bằng một câu chào phù hợp, sau đó là chữ ký của bạn.
- Lời chào phù hợp: "Trân trọng," "Trân trọng kính chào," "Trân trọng cảm ơn," "Kính thư,"
- Chữ ký:
- Họ và tên đầy đủ
- Chức vụ hiện tại
- Phòng ban
- Địa chỉ email của bạn
- Số điện thoại (nếu muốn)
Xem thêm: Cách Viết Email Tham Gia Company Committee Volunteer Ban Ủy Ban Công Ty Hiệu Quả
Từ Vựng Cần Thiết
Sử dụng các cụm từ phù hợp là chìa khóa để giữ được thái độ lịch sự và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số từ vựng quan trọng cho email của bạn.
| Từ vựng | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Appreciate the opportunity | Thể hiện sự biết ơn vì được cân nhắc cho vai trò. | "Thank you so much; I truly appreciate the opportunity to interview for this position." |
| Careful consideration | Quá trình cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. | "After careful consideration, I have decided to remain in my current role." |
| Difficult decision | Một lựa chọn không dễ dàng để thực hiện. | "This was a very difficult decision, as I have great respect for your team." |
| Align with my career goals | Phù hợp hoặc thống nhất với mục tiêu nghề nghiệp cá nhân. | "I am seeking a role that better aligns with my long-term career goals." |
| Remain in my current role | Ở lại vị trí công việc hiện tại. | "I have decided it is best for my development to remain in my current role for now." |
| Value my contributions | Cảm thấy những đóng góp và nỗ lực của mình được công ty trân trọng. | "I look forward to continuing to value my contributions to the marketing team." |
| Future opportunities | Cơ hội cho các vai trò hoặc dự án mới có thể mở ra trong tương lai. | "I hope we can stay in touch regarding future opportunities within the company." |
| Express gratitude | Thể hiện lòng biết ơn một cách trang trọng. | "I want to express my gratitude to you and the team for your time." |
Xem thêm: Cách Viết Email EAP Inquiry Cấu Trúc Từ Vựng Mẫu Email Kết Luận
Mẫu Email
Dưới đây là mẫu email trang trọng mà bạn có thể chỉnh sửa cho phù hợp.
Lưu ý: Mẫu này lý tưởng trong trường hợp bạn muốn từ chối một cách lịch sự đồng thời giữ mối quan hệ tốt đẹp với quản lý tuyển dụng và thể hiện sự gắn bó với công ty.
Subject: Jane Smith - Internal Transfer Application - Project Manager
Dear Mr. Johnson,
Thank you very much for offering me the Project Manager position in the Operations department. I sincerely appreciate you taking the time to discuss the role with me and share more about your team's vision.
After careful consideration and much thought, I have made the difficult decision to decline this offer. While I was very impressed with the opportunity, I have decided that my current role in the Sales department is the best fit for my skills and career goals at this time. I am deeply engaged in my ongoing projects and believe I can continue to make a significant contribution here.
I truly value my career at [Company Name] and my positive experience with the internal transfer process. I hope to stay in touch and would be grateful to be considered for future opportunities that may arise.
Thank you again for your time and understanding.
Best regards,
Jane Smith Senior Sales Associate Sales Department [email protected] (555) 123-4567
Kết Luận
Viết một Email Từ Chối Chuyển Bộ Phận Nội Bộ hiệu quả là một kỹ năng giá trị trong giao tiếp tiếng Anh. Sử dụng cấu trúc rõ ràng, ngôn từ lịch sự và phong cách chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ chối lời mời một cách khéo léo mà không làm mất đi các cơ hội khác. Hãy bày tỏ lòng biết ơn, trình bày quyết định rõ ràng và tái khẳng định cam kết với công ty. Chúng tôi khuyến khích người học tiếng Anh thực hành sử dụng những cụm từ này và điều chỉnh mẫu phù hợp với tình huống cá nhân. Việc này sẽ giúp bạn phát triển sự tự tin và nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp.
