Cara Menulis Email Survei NPS
Menyusun email Survei NPS yang efektif sangat penting untuk mengumpulkan umpan balik pelanggan yang berharga dan meningkatkan layanan Anda. Bagi para pelajar bahasa Inggris, menguasai seni menulis email profesional, terutama untuk survei, dapat meningkatkan keterampilan komunikasi bahasa Inggris dan nada profesional mereka. Panduan ini akan membawa Anda melalui komponen penting dari email survei NPS yang terstruktur dengan baik, membantu Anda meminta umpan balik dengan percaya diri.
Daftar Isi
Struktur Email Survei NPS
Memahami komponen inti dari Email Survei NPS adalah langkah pertama untuk menulis pesan yang jelas dan efektif. Setiap bagian memainkan peran penting dalam mendorong penerima untuk memberikan umpan balik berharga mereka.
1. Baris Subjek
Baris subjek adalah kesan pertama email Anda dan sangat penting untuk mendorong dibukanya email. Harus jelas, ringkas, dan menunjukkan tujuan email. Formula yang baik adalah: [Tindakan/Tujuan] – [Apa yang dibahas] – [Manfaat bagi mereka (opsional)].
2. Salam
Ucapan pembuka Anda menentukan nada. Untuk email survei, salam formal atau semi-formal umumnya tepat. Gunakan "Kepada [Nama Pelanggan]," untuk sentuhan yang lebih personal, atau "Halo [Nama Pelanggan]," jika nada merek Anda lebih santai tetapi tetap profesional. Hindari salam yang terlalu tidak formal.
3. Isi
Isi email Anda berisi pesan inti dan harus terstruktur secara logis untuk memandu pembaca.
- Pembukaan: Mulailah dengan jelas menyatakan tujuan email. Ucapkan terima kasih kepada penerima atas interaksi atau loyalitas mereka baru-baru ini untuk menetapkan nada positif. Bagian ini harus segera memberitahu mereka bahwa Anda meminta umpan balik mereka.
- Detail Utama: Jelaskan secara singkat tentang apa itu survei Net Promoter Score (NPS) – biasanya, ini adalah satu pertanyaan yang menanyakan seberapa besar kemungkinan mereka merekomendasikan produk atau layanan Anda. Jaga tetap singkat dan langsung, hindari jargon jika memungkinkan. Menurut Investopedia, Net Promoter Score (NPS) adalah metrik riset pasar yang banyak digunakan yang biasanya berbentuk survei dengan satu pertanyaan.
- "Permintaan" atau Poin Utama: Ini adalah tempat Anda menyertakan ajakan untuk bertindak – tautan ke survei Anda. Buatlah mencolok dan mudah ditemukan. Nyatakan dengan jelas apa yang ingin Anda mereka lakukan.
- Ucapan Penutup: Ulangi rasa terima kasih Anda atas waktu dan umpan balik mereka. Anda juga dapat menyebutkan bagaimana input mereka akan digunakan untuk meningkatkan pengalaman atau layanan mereka.
4. Penutupan dan Tanda Tangan
Pilih frasa penutup yang professional. Pilihan umum termasuk "Hormat kami," "Salam hangat," "Salam baik," atau "Terima kasih." Tanda tangan Anda harus mencakup nama Anda, gelar (jika ada), dan nama perusahaan, memastikan penutupan yang profesional.
Baca lebih lanjut: Panduan Cara Menulis Email Client Offboarding yang Profesional
Kosa Kata Penting
Tingkatkan keterampilan menulis email untuk pelajar ESL dengan memasukkan frasa bermanfaat ini ke dalam undangan survei Anda. Kata-kata dan ungkapan ini akan membantu Anda menjaga nada profesional dan mengkomunikasikan pesan Anda dengan jelas.
| Kosa Kata | Arti | Contoh |
|---|---|---|
| Umpan balik yang berharga | Pendapat atau informasi yang penting dan membantu | "Umpan balik yang berharga dari Anda membantu kami memperbaiki." |
| Pengalaman terbaru | Interaksi atau kejadian masa lalu dengan produk/layanan Anda | "Berdasarkan pengalaman terbaru Anda dengan kami..." |
| Sangat menghargai | Sangat berterima kasih atas sesuatu | "Kami sangat menghargai waktu dan masukan Anda." |
| Tingkatkan | Meningkatkan atau memperbaiki | "Tanggapan Anda akan membantu kami meningkatkan layanan kami." |
| Survei singkat | Kuesioner pendek | "Bisakah Anda meluangkan waktu untuk menyelesaikan survei singkat kami?" |
| Masukan Anda | Kontribusi ide, pendapat, atau data Anda | "Masukan Anda sangat penting untuk perbaikan berkelanjutan kami." |
| Mengukur | Mengestimasi atau mengukur | "Kami menggunakan survei ini untuk mengukur kepuasan pelanggan." |
| Tanpa hambatan | Dengan lancar dan tanpa kesulitan | "Tujuan kami adalah untuk memastikan pengalaman Anda tanpa hambatan." |
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Konfirmasi Permintaan Perubahan Klien Client Change Request Confirmation
Contoh Email
Berikut adalah contoh lengkap Email Survei NPS yang menggabungkan tips struktur dan kosakata yang telah dibahas. Template ini dirancang untuk bisnis yang ingin mengumpulkan data kepuasan pelanggan setelah interaksi terbaru.
Konteks: Email ini dikirim kepada pelanggan beberapa hari setelah mereka berinteraksi dengan produk atau layanan Anda (misalnya, melakukan pembelian, menggunakan layanan dukungan, menyelesaikan proyek).
Subjek: Umpan Balik Anda Penting: Survei Singkat Tentang Pengalaman Terbaru Anda
Kepada [Nama Pelanggan],
Terima kasih telah menjadi bagian yang berharga dari komunitas [Nama Perusahaan Anda]. Kami berharap Anda menikmati [nama produk/layanan Anda atau interaksi terbaru].
Untuk memastikan kami terus memperbaiki dan memberikan pengalaman terbaik, kami akan sangat berterima kasih jika Anda dapat meluangkan waktu untuk membagikan pemikiran Anda tentang pengalaman terbaru Anda dengan kami. Umpan balik yang berharga dari Anda sangat penting.
Ini adalah survei singkat yang dirancang untuk mengukur kepuasan Anda. Cukup klik tautan di bawah ini untuk memberikan penilaian Anda:
[Tautan ke Survei NPS Di Sini]
Ini hanya akan memakan waktu satu menit dari waktu Anda, dan masukan Anda akan secara langsung membantu kami meningkatkan produk dan layanan kami untuk Anda dan semua pelanggan kami.
Terima kasih atas waktu dan dukungan Anda yang terus berlanjut.
Salam baik,
[Nama Anda/Nama Tim Anda]
[Nama Perusahaan Anda]
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Pengingat Pembaruan Kontrak Contract Renewal Reminder
Kesimpulan
Menulis Email Survei NPS yang efektif adalah keterampilan berharga bagi siapa saja pelajar bahasa Inggris, menggabungkan komunikasi bahasa Inggris yang jelas dengan nada profesional. Dengan fokus pada pendekatan terstruktur—mulai dari baris subjek yang menarik hingga ajakan yang jelas untuk bertindak—Anda dapat secara signifikan meningkatkan tingkat respons dan mengumpulkan wawasan yang berarti. Latihlah untuk mempersonalisasi email Anda sambil menjaga kesopanan dan kejelasan. Kemampuan Anda untuk menyusun email sopan dalam bahasa Inggris akan berkembang dengan setiap survei yang Anda kirimkan, membantu Anda menguasai penulisan email profesional bahasa Inggris dan membangun hubungan pelanggan yang lebih baik.
