วิธีเขียนอีเมล Leave Request อย่างมืออาชีพ
การเขียน Leave Request Email อย่างชัดเจนและสุภาพเป็นทักษะสำคัญในที่ทำงานทุกแห่ง อีเมลทางการประเภทนี้ช่วยให้ผู้จัดการของคุณเข้าใจแผนการของคุณและสามารถจัดการการขาดงานของคุณได้อย่างราบรื่น การเชี่ยวชาญเรื่องการสื่อสารภาษาอังกฤษในส่วนนี้แสดงถึงความเป็นมืออาชีพและความเคารพต่อทีม คู่มือฉบับนี้จะนำคุณผ่านโครงสร้างที่สำคัญ คำศัพท์ที่ควรรู้ และให้ตัวอย่างการใช้งานจริงเพื่อช่วยให้ผู้ที่เรียนภาษาอังกฤษและมืออาชีพเขียนได้อย่างมั่นใจ คุณจะได้เรียนรู้การเขียนอีเมลขอลางานที่สมบูรณ์แบบ
สารบัญ
โครงสร้างของอีเมล Leave Request
การแบ่ง Leave Request Email ออกเป็นส่วนที่ชัดเจนจะช่วยให้ง่ายต่อการเขียนและอ่าน การทำตามโครงสร้างนี้รับรองว่าสำนวนของคุณยังเป็นทางการและให้ข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนสำหรับกระบวนการอนุมัติอย่างราบรื่น
1. หัวข้อ (Subject Line)
หัวข้ออีเมลเป็นสิ่งแรกที่ผู้จัดการของคุณจะเห็น จึงต้องตรงประเด็นและชัดเจน หัวข้ออีเมลที่ดีจะช่วยให้คำขอลาของคุณถูกเห็นและเข้าใจทันที
- สูตร:
Leave Request - [Your Name] - [Start Date] to [End Date] - ตัวอย่าง:
Leave Request - Jane Doe - October 25 to October 29
2. คำขึ้นต้น
คำทักทายสร้างโทนของอีเมล สำหรับคำขอทางการควรมีความสุภาพและเป็นมืออาชีพ โทนสุภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารในที่ทำงาน ตาม Cambridge Dictionary "formal" หมายถึงการกระทำที่เป็นไปตามกฎกติกาหรือมารยาท
- แบบทางการ: ใช้ "Dear Mr./Ms. [Manager's Last Name]," กับสถานการณ์ส่วนใหญ่ในที่ทำงาน
- แบบไม่เป็นทางการมากนัก: ถ้าวัฒนธรรมองค์กรผ่อนคลายมากขึ้น "Hi [Manager's First Name]," อาจใช้ได้ แต่ "Dear" เป็นตัวเลือกที่สุภาพและปลอดภัยเสมอสำหรับอีเมลภาษาอังกฤษแบบทางการ
3. เนื้อหา (Body)
ส่วนนี้คุณจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับคำขอของคุณ
- ประโยคเปิด: ระบุจุดประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน เริ่มต้นด้วยข้อความชัดเจน เช่น "I am writing to formally request annual leave from [Start Date] to [End Date]."
- รายละเอียดสำคัญ: แจ้งวันที่และจำนวนวันทำงานที่คุณจะลางาน อาจกล่าวถึงเหตุผลโดยสังเขป (เช่น "for a family vacation") ตามความเหมาะสม อย่าลืมตรวจสอบนโยบายบริษัทเรื่องการขอลา
- การ “ขอ” และแผนการส่งงานต่อ: อธิบายอย่างชัดเจนว่าคุณจะจัดการงานอย่างไร เช่น "I will ensure all my pending projects are completed before I leave. My colleague, [Colleague’s Name], has kindly agreed to handle any urgent tasks in my absence. I will prepare a detailed handover document."
- ข้อสรุป: ปิดท้ายด้วยประโยคสุภาพ เช่น "Thank you for considering my request."
4. การปิดท้ายและลายเซ็น
จบอีเมลขอลาอย่างมืออาชีพ
- วลีปิดท้าย: ใช้วลีปิดท้ายมืออาชีพ เช่น "Best regards,", "Sincerely,", หรือ "Yours faithfully,"
- ลายเซ็น: ใส่ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง และแผนกของคุณให้ครบ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Peer Review Request อย่างมืออาชีพ
คำศัพท์ที่ควรรู้
การพัฒนาทักษะเขียนอีเมลภาษาอังกฤษให้ดีขึ้นต้องเลือกใช้คำศัพท์ที่เหมาะสม ต่อไปนี้คือวลีสำคัญสำหรับการขอลา
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่างประโยค |
|---|---|---|
| Formally request | ขอบางสิ่งในลักษณะทางการหรือเป็นทางการอย่างจริงจัง | I am writing to formally request a leave of absence. |
| In advance | ก่อนเวลาหรือเหตุการณ์ที่กำหนด | Thank you for letting me know in advance. |
| Annual leave | การลาประจำปีที่พนักงานได้รับสิทธิแต่ละปี | I would like to use five days of my annual leave. |
| Pending your approval | รอการอนุมัติหรือคำอนุญาตจากคุณ | I will book my flights pending your approval of these dates. |
| Handover of duties | กระบวนการส่งมอบหน้าที่ให้ผู้อื่นชั่วคราว | I will ensure a smooth handover of duties to my team before I leave. |
| Coverage plan | แผนสำหรับการจัดแบ่งงานขณะคุณไม่อยู่ | I have prepared a coverage plan for my absence. |
| Unforeseen circumstances | เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดหรือไม่สามารถคาดการณ์ได้ | Due to unforeseen circumstances, I need to request emergency leave. |
| Sincerely appreciate | ขอบคุณจากใจจริงอย่างสุภาพ | I sincerely appreciate your understanding and support. |
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Project Mistake Acknowledgment อย่างมืออาชีพ
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างอีเมลที่คุณสามารถปรับใช้ได้ ตัวอย่างนี้เป็นกรณีการขอลาพักร้อนโดยแจ้งล่วงหน้าตามระเบียบ
หมายเหตุ: ใช้แม่แบบนี้สำหรับการลาพักร้อนที่วางแผนไว้ โดยแจ้งล่วงหน้าตามข้อกำหนดของบริษัท เพื่อแสดงถึงการวางแผนที่ดีและให้เกียรติการทำงานของทีม
Subject: Leave Request - John Smith - November 15 to November 19
Dear Mr. Davis,
I am writing to formally request annual leave from Monday, November 15, 2023, to Friday, November 19, 2023. I will return to work on Monday, November 22, 2023.
I will complete all my urgent tasks and prepare a detailed handover document before my departure. My colleague, Emily White, has agreed to cover for me and handle any critical responsibilities during my absence.
I will be available to help with the transition before I leave to ensure everything runs smoothly.
Thank you for considering my request. I look forward to your approval.
Best regards,
John Smith
Senior Marketing Analyst Marketing Department
สรุป
การฝึกฝนเขียน Leave Request Email คืออีกก้าวสำคัญในการพัฒนาทักษะภาษาอังกฤษสำหรับมืออาชีพ ทุกครั้งควรใช้ภาษาที่ชัดเจน สุภาพ และให้ข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน อย่ากลัวที่จะนำแม่แบบไปปรับใช้ให้เหมาะกับสถานการณ์และวัฒนธรรมองค์กรของคุณ ยิ่งฝึกเขียนอีเมลภาษาอังกฤษบ่อยเท่าไร ความมั่นใจและความก้าวหน้าในที่ทำงานจะยิ่งมากขึ้น ฝึกฝนต่อเนื่องแล้วคุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ดีในการติดต่อสื่อสารทางวิชาชีพ