So schreiben Sie eine professionelle Leave Request E-Mail
Das Verfassen einer klaren und höflichen Leave Request E-Mail ist eine wichtige Fähigkeit in jedem beruflichen Umfeld. Diese Art der formellen E-Mail stellt sicher, dass Ihre Vorgesetzten Ihre Pläne verstehen und Ihre Abwesenheit reibungslos organisiert werden kann. Wenn Sie diesen Aspekt der englischen Kommunikation beherrschen, zeigen Sie Professionalität und Respekt gegenüber Ihrem Team. Dieser Leitfaden erläutert die wesentliche Struktur, das nötige Vokabular, und bietet ein praktisches Beispiel, das Lernenden und Berufstätigen Sicherheit beim Verfassen solcher E-Mails gibt. Sie lernen, wie Sie die perfekte E-Mail für Ihre Auszeit erstellen.
Inhaltsverzeichnis
Struktur einer Leave Request E-Mail
Wenn Sie Ihre Leave Request E-Mail in klare Abschnitte gliedern, wird sie leichter zu schreiben und auch zu verstehen. Mit dieser Struktur sichern Sie einen professionellen Ton und liefern alle wichtigen Informationen für eine reibungslose Genehmigung.
1. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Vorgesetzter sieht, sie sollte daher klar und direkt formuliert sein. Eine gute Betreffzeile sorgt dafür, dass Ihre Abwesenheitsanfrage sofort erkannt und verstanden wird.
- Formel:
Leave Request - [Ihr Name] - [Startdatum] bis [Enddatum] - Beispiel:
Leave Request - Jane Doe - 25. Oktober bis 29. Oktober
2. Die Anrede
Die Begrüßung legt den Ton der E-Mail fest. Bei einem formellen Antrag sollten Sie respektvoll und professionell bleiben. Ein formeller Ton ist bei dieser Art der geschäftlichen Kommunikation entscheidend. Laut dem Cambridge Dictionary bedeutet "formal", dass etwas nach den Regeln der Konvention oder Etikette erfolgt.
- Formell: Verwenden Sie "Dear Mr./Ms. [Nachname des Vorgesetzten]," für die meisten beruflichen Situationen.
- Etwas weniger formell: Ist die Unternehmenskultur lockerer, kann "Hi [Vorname des Vorgesetzten]," akzeptabel sein, aber "Dear" ist immer eine sichere und höfliche Wahl für englische E-Mails.
3. Der Hauptteil
Hier geben Sie die Details Ihres Antrags an.
- Einleitung: Formulieren Sie Ihr Anliegen direkt. Beginnen Sie mit einem klaren Satz wie: "I am writing to formally request annual leave from [Start Date] to [End Date]."
- Wichtige Details: Geben Sie die genauen Daten und die Gesamtzahl der Arbeitstage Ihrer Abwesenheit an. Die kurze Erwähnung des Grundes (z. B. „for a family vacation“) ist optional, kann aber nützlich sein. Prüfen Sie immer die Firmenrichtlinie für Anträge auf Beurlaubung.
- Die „Frage“ und Übergabeplan: Erklären Sie klar, wie Sie Ihre Aufgaben regeln. Zum Beispiel: „I will ensure all my pending projects are completed before I leave. My colleague, [Colleague’s Name], has kindly agreed to handle any urgent tasks in my absence. I will prepare a detailed handover document.“
- Schlusssatz: Beenden Sie den Hauptteil mit einem höflichen Satz, etwa: "Thank you for considering my request."
4. Der Abschluss und die Signatur
Beenden Sie Ihre professionelle Leave Request E-Mail korrekt.
- Abschlusssatz: Verwenden Sie einen professionellen Abschluss wie "Best regards,", "Sincerely,", oder "Yours faithfully,".
- Signatur: Geben Sie Ihren vollständigen Namen, die Berufsbezeichnung und die Abteilung an.
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Wichtiges Vokabular
Ihre Englischkenntnisse für das Schreiben von E-Mails verbessern sich, wenn Sie das passende Vokabular nutzen. Hier sind wichtige Wendungen für Ihre Leave Request.
| Vokabular | Bedeutung | Beispielsatz |
|---|---|---|
| Formally request | Etwas auf ernsthafte oder offizielle Weise erbitten. | I am writing to formally request a leave of absence. |
| In advance | Vor einer bestimmten Zeit oder einem Ereignis. | Thank you for letting me know in advance. |
| Annual leave | Bezahlter Urlaub, auf den Mitarbeiter jährlich Anspruch haben. | I would like to use five days of my annual leave. |
| Pending your approval | In Erwartung Ihrer Zustimmung oder offiziellen Genehmigung. | I will book my flights pending your approval of these dates. |
| Handover of duties | Kurzzeitige Übertragung der eigenen Aufgaben an eine andere Person. | I will ensure a smooth handover of duties to my team before I leave. |
| Coverage plan | Plan, wer während der Abwesenheit die Arbeit übernimmt. | I have prepared a coverage plan for my absence. |
| Unforeseen circumstances | Ereignisse, die nicht erwartet oder vorhergesehen wurden. | Due to unforeseen circumstances, I need to request emergency leave. |
| Sincerely appreciate | Für etwas aufrichtigen Dank oder Anerkennung empfinden. | I sincerely appreciate your understanding and support. |
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E-Mail-Beispiel
Hier finden Sie eine Vorlage zur Anpassung. Dieses Beispiel ist für einen üblichen Urlaubsantrag gedacht, der frühzeitig eingereicht wurde.
Hinweis: Nutzen Sie diese Vorlage für einen geplanten Urlaub und geben Sie Ihrem Vorgesetzten den vorgeschriebenen Vorlauf, wie es Ihr Unternehmen verlangt. Das zeigt gutes Organisationstalent und Rücksicht auf die Arbeitsabläufe Ihres Teams.
Subject: Leave Request - John Smith - November 15 to November 19
Dear Mr. Davis,
I am writing to formally request annual leave from Monday, November 15, 2023, to Friday, November 19, 2023. I will return to work on Monday, November 22, 2023.
I will complete all my urgent tasks and prepare a detailed handover document before my departure. My colleague, Emily White, has agreed to cover for me and handle any critical responsibilities during my absence.
I will be available to help with the transition before I leave to ensure everything runs smoothly.
Thank you for considering my request. I look forward to your approval.
Best regards,
John Smith
Senior Marketing Analyst Marketing Department
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Fazit
Das Beherrschen der Leave Request E-Mail ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung Ihrer professionellen Englischkenntnisse. Klare, höfliche Formulierungen und vollständige Angaben sind entscheidend. Nutzen Sie diese Vorlagen gerne als Ausgangspunkt, passen Sie sie jedoch immer an Ihre persönliche Situation und Firmenkultur an. Je öfter Sie englische E-Mails verfassen, desto sicherer werden Sie. Schreiben Sie weiter, lernen Sie weiter, und Sie werden große Fortschritte in Ihren beruflichen Kontakten feststellen.