كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي لطلب الإجازة
كتابة بريد إلكتروني واضح ومهذب بشأن Leave Request مهارة ضرورية في أي بيئة مهنية. هذا النوع من الرسائل الرسمية يضمن أن مديرك يفهم خططك ويمكنه ترتيب الأمور لغيابك بسلاسة. إتقان هذا الجانب من التواصل بالإنجليزية يُظهر احترافيتك واحترامك لفريقك. سيرشدك هذا الدليل خلال الهيكل الأساسي والمفردات، ويقدم مثالاً عملياً لمساعدة متعلمي اللغة الإنجليزية والمهنيين على الكتابة بثقة. ستتعلم كيفية صياغة البريد الإلكتروني المثالي لطلب إجازتك.
جدول المحتويات
هيكل بريد طلب الإجازة
تقسيم Leave Request Email إلى أجزاء واضحة يجعله سهل الكتابة والفهم. اتباع هذا الهيكل يضمن لك الحفاظ على نبرة رسمية وتوفير جميع المعلومات اللازمة للحصول على الموافقة بسلاسة.
1. السطر الخاص بالموضوع
السطر الخاص بالموضوع هو أول ما يراه مديرك، لذا يجب أن يكون واضحًا ومباشرًا. سطر الموضوع الجيد يضمن أن بريد طلب الإجازة يُلاحظ ويفهم فورًا.
- الصيغة:
Leave Request - [اسمك] - [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية] - مثال:
Leave Request - Jane Doe - October 25 to October 29
2. التحية
تحيتك تحدد نبرة البريد الإلكتروني. للطلبات الرسمية، من الأفضل أن تكون محترمًا ورسمياً. النبرة الرسمية ضرورية لهذا النوع من التواصل المهني. وفقًا لـ قاموس كامبريدج، تعني "الرسمية" أن الأمر يتم وفقًا لقواعد العرف أو الآداب العامة.
- رسمي: استخدم "عزيزي السيد/السيدة [اسم العائلة للمدير]" في أغلب الحالات المهنية.
- أقل رسمية قليلاً: إذا كانت ثقافة مكان عملك أكثر استرخاءً، قد يكون "مرحبا [اسم المدير الأول]" مقبولا، ولكن "عزيزي" دائمًا خيار آمن ومهذب في رسائل البريد الإلكتروني الإنجليزية.
3. المتن
هنا تذكر تفاصيل طلبك.
- الافتتاح: وضّح هدفك مباشرةً. ابدأ بعبارة واضحة مثل: "أكتب إليكم لطلب إجازة سنوية من [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية]."
- التفاصيل الأساسية: اذكر التواريخ المحددة وعدد أيام العمل التي ستكون خارج المكتب. ذكر السبب بإيجاز (مثال: "لعطلة عائلية") أمر اختياري لكنه مفيد أحيانًا. تحقق دائمًا من سياسة شركتك بشأن طلبات الإجازة.
- طلب الموافقة وخطة التسليم: وضح كيف ستدير مسؤولياتك. على سبيل المثال: "سأتأكد من إتمام جميع مشاريعي المعلقة قبل مغادرتي. وقد وافق زميلي [اسم الزميل] بلطف على التعامل مع أي مهام عاجلة أثناء غيابي. سأعد وثيقة تسليم مفصلة."
- عبارة ختامية: أنهِ المتن بجملة مهذبة، مثل: "شكرًا للنظر في طلبي."
4. الختام والتوقيع
اختم بريدك المهني لطلب الإجازة بشكل مناسب.
- عبارة الختام: استخدم عبارات ختامية رسمية مثل "مع أطيب التحيات،" أو "وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،" أو "المخلص،".
- التوقيع: أدرج اسمك الكامل، والمسمى الوظيفي، والقسم.
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني فعال لطلب Peer Review Request
المفردات الأساسية
تحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني بالإنجليزية يتطلب استخدام المفردات المناسبة. إليك بعض العبارات الرئيسية لطلب الإجازة.
| المفردة | المعنى | مثال للجملة |
|---|---|---|
| Formally request | أن تطلب شيئًا بطريقة رسمية أو رسمية وجدية. | I am writing to formally request a leave of absence. |
| In advance | قبل وقت أو حدث معين. | Thank you for letting me know in advance. |
| Annual leave | إجازة مدفوعة الأجر يحق للموظف الحصول عليها سنويًا. | I would like to use five days of my annual leave. |
| Pending your approval | في انتظار موافقتكم أو إذنكم الرسمي. | I will book my flights pending your approval of these dates. |
| Handover of duties | عملية تسليم مسؤولياتك مؤقتًا لشخص آخر. | I will ensure a smooth handover of duties to my team before I leave. |
| Coverage plan | خطة لمن سيتولى مهام عملك أثناء غيابك. | I have prepared a coverage plan for my absence. |
| Unforeseen circumstances | أحداث لم تكن متوقعة أو متنبأ بها. | Due to unforeseen circumstances, I need to request emergency leave. |
| Sincerely appreciate | أن تكون ممتنًا جدًا لشيء بطريقة صادقة من القلب. | I sincerely appreciate your understanding and support. |
Read more: كيفية كتابة بريد الكتروني للاعتراف بخطأ في المشروع Project Mistake Acknowledgment
مثال على البريد الإلكتروني
إليك نموذج يمكنك تعديله. هذا المثال لطلب إجازة قياسية مقدمة مع إشعار كافٍ.
ملاحظة: استخدم هذا النموذج في حالة وجود إجازة مخطط لها، وتأكد من إبلاغ مديرك مسبقًا وفقًا لمتطلبات الشركة. هذا يُظهر تخطيطًا جيدًا واحترامًا لسير عمل فريقك.
Subject: Leave Request - John Smith - November 15 to November 19
Dear Mr. Davis,
I am writing to formally request annual leave from Monday, November 15, 2023, to Friday, November 19, 2023. I will return to work on Monday, November 22, 2023.
I will complete all my urgent tasks and prepare a detailed handover document before my departure. My colleague, Emily White, has agreed to cover for me and handle any critical responsibilities during my absence.
I will be available to help with the transition before I leave to ensure everything runs smoothly.
Thank you for considering my request. I look forward to your approval.
Best regards,
John Smith
Senior Marketing Analyst Marketing Department
الخاتمة
إتقان كتابة Leave Request Email خطوة رائعة لتحسين تواصلك المهني باللغة الإنجليزية. الوضوح، اللباقة، وتضمين جميع التفاصيل اللازمة هي الأساس. لا تتردد في استخدام هذه النماذج كنقطة بداية، ولكن دائمًا عدّلها وفق وضعك وثقافة شركتك الخاصة. كلما كتبت أكثر باللغة الإنجليزية، زادت ثقتك بنفسك. استمر في الكتابة والتعلم، وستلاحظ تقدمك الكبير في تواصلك المهني.