如何撰写专业的 Leave Request 邮件
撰写清晰且礼貌的 Leave Request 邮件 是任何职业环境中的一项重要技能。这类正式邮件可以确保你的经理理解你的请假计划，并能顺利安排你的缺席。掌握这项英语沟通技能，能够展现你的专业素养和对团队的尊重。本指南将带你了解基本结构、常用词汇，并提供实用范例，帮助英语学习者和职场人士自信地写出优质请假邮件。你将学会怎样为自己的休假写出完美的邮件。
目录
Leave Request 邮件的结构
将你的 Leave Request 邮件 分解成清晰的部分会让书写和理解更加容易。遵循此结构能够帮助你保持专业语气，并提供所有顺利获批所需的信息。
1. 邮件主题
主题是你的经理看到的第一部分，因此必须清晰直接。一个好的主题可以确保你的请假邮件被及时注意和理解。
- 格式:
Leave Request - [你的名字] - [开始日期] to [结束日期] - 示例:
Leave Request - Jane Doe - October 25 to October 29
2. 称呼
你的问候语决定了邮件的语气。对于正式请求，保持尊重和专业是最好的选择。正式语气对于此类职业沟通至关重要。 根据 Cambridge Dictionary 的定义，“formal”指的是遵循惯例或礼仪规则的做事方式。
- 正式: 大多数职业场合使用 "Dear Mr./Ms. [经理姓氏],"
- 稍微不那么正式: 如果你的职场文化较为轻松，可以用 "Hi [经理名字],"，但 "Dear" 始终是英文邮件中安全且礼貌的选择。
3. 正文
这里需要提供你的请假详细信息。
- 开头: 直接说明你的目的。可以用类似 "I am writing to formally request annual leave from [开始日期] to [结束日期]." 的语句开场。
- 关键信息: 包含具体的日期及你将缺席的总工作天数。简要说明原因（例如："for a family vacation"）是可选项，但有时会有帮助。请始终查阅公司关于请假的相关规定。
- 请求与工作交接计划: 清晰说明你将如何处理自己的责任。例如："I will ensure all my pending projects are completed before I leave. My colleague, [同事姓名], has kindly agreed to handle any urgent tasks in my absence. I will prepare a detailed handover document."
- 结束语: 用一句礼貌的话结束正文，比如："Thank you for considering my request."
4. 结尾与签名
妥善结束你的职业请假邮件。
- 结尾短语: 使用诸如 "Best regards,", "Sincerely," 或 "Yours faithfully," 这样专业的用语。
- 签名: 包含你的全名、职位和部门。
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必备词汇
提升英文邮件写作能力，关键在于使用恰当的词汇。以下是与你请假相关的常用表达。
| 词汇 | 释义 | 示例句 |
|---|---|---|
| Formally request | 以严肃或正式的方式提出要求。 | I am writing to formally request a leave of absence. |
| In advance | 在特定时间或事件之前。 | Thank you for letting me know in advance. |
| Annual leave | 员工每年有权享用的带薪休假时间。 | I would like to use five days of my annual leave. |
| Pending your approval | 等待你同意或给予正式许可。 | I will book my flights pending your approval of these dates. |
| Handover of duties | 临时将你的职责交予他人负责的过程。 | I will ensure a smooth handover of duties to my team before I leave. |
| Coverage plan | 针对你不在时由谁负责你工作的安排计划。 | I have prepared a coverage plan for my absence. |
| Unforeseen circumstances | 未被预料或预测到的事件。 | Due to unforeseen circumstances, I need to request emergency leave. |
| Sincerely appreciate | 真心感谢。 | I sincerely appreciate your understanding and support. |
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邮件范例
这里提供一个可以灵活调整的模板。本例是标准的休假申请，适用于提前通知的情况。
注意: 针对计划好的假期可以使用此模板，请确保按照公司要求提前通知经理。这体现了良好的计划能力以及对团队工作的尊重。
Subject: Leave Request - John Smith - November 15 to November 19
Dear Mr. Davis,
I am writing to formally request annual leave from Monday, November 15, 2023, to Friday, November 19, 2023. I will return to work on Monday, November 22, 2023.
I will complete all my urgent tasks and prepare a detailed handover document before my departure. My colleague, Emily White, has agreed to cover for me and handle any critical responsibilities during my absence.
I will be available to help with the transition before I leave to ensure everything runs smoothly.
Thank you for considering my request. I look forward to your approval.
Best regards,
John Smith
Senior Marketing Analyst Marketing Department
结论
掌握 Leave Request 邮件 是提升职业英语沟通能力的重要一步。清晰、礼貌并提供所有必要细节是写好这类邮件的关键。可以大胆地将这些模板作为写作起点，并根据自身情况和公司文化进行适当调整。练习得越多，你的英语邮件写作技巧就会越娴熟。在不断写作和学习的过程中，你会见证自己在职业交流上的长足进步。