Cách Viết Email Leave Request Chuyên Nghiệp
Viết một Email Leave Request rõ ràng và lịch sự là một kỹ năng quan trọng trong bất kỳ môi trường làm việc chuyên nghiệp nào. Loại email trang trọng này giúp quản lý của bạn hiểu kế hoạch của bạn và có thể sắp xếp cho thời gian vắng mặt của bạn một cách suôn sẻ. Thành thạo khía cạnh này trong giao tiếp tiếng Anh thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng với đội nhóm của bạn. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cấu trúc cơ bản, từ vựng cần thiết và cung cấp một ví dụ thực tiễn để giúp người học tiếng Anh và các chuyên gia viết email xin nghỉ một cách tự tin. Bạn sẽ học cách tạo một email hoàn hảo khi cần xin nghỉ phép.
Mục Lục
Cấu trúc của Email Leave Request
Chia nhỏ Email Leave Request thành các phần rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng viết và đọc hiểu. Tuân thủ cấu trúc này sẽ giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp và cung cấp tất cả thông tin cần thiết để quá trình phê duyệt diễn ra suôn sẻ.
1. Dòng Tiêu Đề
Dòng tiêu đề là điều đầu tiên mà quản lý của bạn nhìn thấy, vì vậy phải rõ ràng và trực tiếp. Một tiêu đề tốt đảm bảo email xin nghỉ phép của bạn được chú ý và hiểu ngay lập tức.
- Công thức:
Leave Request - [Tên của bạn] - [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc] - Ví dụ:
Leave Request - Jane Doe - October 25 to October 29
2. Lời Chào
Lời chào quyết định tông của email. Đối với một lời đề nghị trang trọng, nên dùng phong cách lịch sự và chuyên nghiệp. Giọng điệu trang trọng là rất cần thiết cho loại hình giao tiếp chuyên nghiệp này. Theo Cambridge Dictionary, “formal” có nghĩa là một việc được thực hiện theo quy tắc hoặc nghi thức.
- Trang trọng: Dùng "Dear Mr./Ms. [Họ của Quản lý]," trong hầu hết các tình huống chuyên nghiệp.
- Ít trang trọng hơn: Nếu văn hóa công sở thoải mái hơn, "Hi [Tên Quản lý]," cũng có thể chấp nhận được, nhưng "Dear" luôn là lựa chọn an toàn và lịch sự khi gửi email bằng tiếng Anh.
3. Phần Nội Dung
Đây là nơi bạn trình bày chi tiết yêu cầu của mình.
- Mở đầu: Nêu mục đích ngay lập tức. Bắt đầu với câu như, "I am writing to formally request annual leave from [Start Date] to [End Date]."
- Chi tiết chính: Nêu rõ ngày nghỉ và tổng số ngày làm việc bạn sẽ vắng mặt. Việc đề cập ngắn gọn lý do (ví dụ, "for a family vacation") là tùy chọn nhưng có thể hữu ích. Hãy luôn kiểm tra quy định công ty về việc xin nghỉ phép.
- Đề xuất và Kế hoạch bàn giao: Giải thích rõ bạn sẽ xử lý trách nhiệm của mình như thế nào. Ví dụ: "I will ensure all my pending projects are completed before I leave. My colleague, [Colleague’s Name], has kindly agreed to handle any urgent tasks in my absence. I will prepare a detailed handover document."
- Lời cảm ơn cuối: Kết thúc phần nội dung bằng một câu lịch sự, ví dụ: "Thank you for considering my request."
4. Kết Thúc và Chữ Ký
Kết thúc email xin nghỉ phép một cách phù hợp.
- Cụm từ kết: Dùng các cụm trang trọng như "Best regards,", "Sincerely,", hoặc "Yours faithfully,".
- Chữ ký: Bao gồm họ tên đầy đủ, chức danh và phòng ban.
Từ Vựng Cần Thiết
Cải thiện kỹ năng viết email tiếng Anh của bạn đòi hỏi sử dụng đúng từ vựng. Dưới đây là một số cụm từ quan trọng khi viết Leave Request.
| Từ vựng | Nghĩa | Ví dụ câu |
|---|---|---|
| Formally request | Yêu cầu một cách nghiêm túc hoặc chính thức. | I am writing to formally request a leave of absence. |
| In advance | Trước một thời điểm hoặc sự kiện nhất định. | Thank you for letting me know in advance. |
| Annual leave | Nghỉ phép được hưởng lương hằng năm theo chế độ lao động. | I would like to use five days of my annual leave. |
| Pending your approval | Chờ bạn đồng ý hoặc phê duyệt chính thức. | I will book my flights pending your approval of these dates. |
| Handover of duties | Quá trình bàn giao trách nhiệm tạm thời cho người khác. | I will ensure a smooth handover of duties to my team before I leave. |
| Coverage plan | Kế hoạch phân công ai sẽ đảm nhiệm công việc trong thời gian bạn vắng mặt. | I have prepared a coverage plan for my absence. |
| Unforeseen circumstances | Sự kiện xảy ra bất ngờ, không lường trước được. | Due to unforeseen circumstances, I need to request emergency leave. |
| Sincerely appreciate | Rất biết ơn một cách chân thành. | I sincerely appreciate your understanding and support. |
Ví Dụ Email
Dưới đây là mẫu để bạn có thể điều chỉnh. Ví dụ này phù hợp với trường hợp xin nghỉ phép đi du lịch đã được lên kế hoạch trước.
Lưu ý: Dùng mẫu này khi bạn lên kế hoạch đi nghỉ, đảm bảo thông báo trước cho quản lý theo yêu cầu của công ty. Việc này cho thấy bạn có kế hoạch cụ thể và tôn trọng quy trình làm việc của nhóm.
Subject: Leave Request - John Smith - November 15 to November 19
Dear Mr. Davis,
I am writing to formally request annual leave from Monday, November 15, 2023, to Friday, November 19, 2023. I will return to work on Monday, November 22, 2023.
I will complete all my urgent tasks and prepare a detailed handover document before my departure. My colleague, Emily White, has agreed to cover for me and handle any critical responsibilities during my absence.
I will be available to help with the transition before I leave to ensure everything runs smoothly.
Thank you for considering my request. I look forward to your approval.
Best regards,
John Smith
Senior Marketing Analyst Marketing Department
Kết Luận
Thành thạo cách viết Email Leave Request là một bước tiến lớn trong việc cải thiện kỹ năng giao tiếp tiếng Anh chuyên nghiệp của bạn. Sự rõ ràng, lịch sự và cung cấp đầy đủ thông tin là chìa khóa. Đừng ngần ngại sử dụng các mẫu này như điểm xuất phát, nhưng hãy điều chỉnh theo tình huống và văn hóa công ty của bạn. Càng luyện tập kỹ năng viết email tiếng Anh, bạn sẽ càng tự tin hơn. Hãy tiếp tục luyện tập, học hỏi, và bạn sẽ thấy sự tiến bộ rõ rệt trong giao tiếp nơi làm việc.
Sponsor Looking for ways to enhance educational language learning? Text, Inc. offers innovative customer service solutions like LiveChat and ChatBot that can transform how you support learners. Imagine using real-time communication to answer questions instantly and building a comprehensive knowledge base for easy access to information. With Text, Inc., you can elevate the learning experience and foster lasting relationships with your audience by delivering exceptional support at scale. Explore how our adaptable platform can benefit both B2B SaaS companies and e-commerce platforms, driving sales and increasing customer satisfaction.