Cách Viết Email Farewell
Rời khỏi công việc hoặc bắt đầu một chương mới thường cần gửi đi một email farewell được soạn thảo cẩn thận. Đây là một hình thức viết email tiếng Anh chuyên nghiệp và lịch sự để thông báo cho đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác về việc bạn sẽ rời đi. Thành thạo cách viết email farewell là điều quan trọng để duy trì các mối quan hệ chuyên nghiệp và đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn soạn một thông điệp hiệu quả, để lại ấn tượng tích cực lâu dài.
Mục Lục
Cấu Trúc Email Farewell
Việc soạn một email farewell gồm một số thành phần chính, mỗi phần đóng vai trò giúp truyền đạt thông điệp rõ ràng và chuyên nghiệp. Hiểu được các phần này sẽ giúp bạn sắp xếp email một cách hiệu quả.
Tiêu đề (Subject Line) Tiêu đề là ấn tượng đầu tiên và cần ghi rõ mục đích của email. Nó giúp người nhận nhanh chóng hiểu nội dung cũng như mức độ quan trọng của email. Một tiêu đề hay nên ngắn gọn và thông tin rõ ràng.
Lời chào (Salutation) Lời chào thiết lập tông cho email. Hãy chọn lời chào trang trọng hay thân thiện tùy theo mối quan hệ với người nhận. Đối với email gửi toàn công ty, lời chào trang trọng hoặc bán trang trọng thường phù hợp.
Phần nội dung chính (Body) Nội dung chính của email farewell cần được sắp xếp hợp lý để truyền tải thông điệp một cách mạch lạc.
- Mở đầu: Bắt đầu bằng việc thông báo rõ ràng về việc rời đi và ngày làm việc cuối cùng. Nên trình bày trực tiếp, không dài dòng.
- Chi tiết chính: Bày tỏ ngắn gọn lời cảm ơn vì những cơ hội hay trải nghiệm đã có. Nêu ra những điểm tích cực khi làm việc tại tổ chức.
- Điểm chính hoặc yêu cầu: Cung cấp thông tin về người sẽ tiếp quản công việc hoặc cách liên hệ với bạn trong tương lai (nếu phù hợp và chuyên nghiệp, ví dụ qua LinkedIn). Điều này hỗ trợ quá trình bàn giao diễn ra thuận lợi.
- Kết thúc: Gửi lời chúc thành công cho nhóm hoặc công ty. Giữ lời lẽ lịch sự, tích cực trong toàn bộ email.
Phần kết và chữ ký (Closing and Signature) Phần kết thúc củng cố tính chuyên nghiệp cho email. Chọn lời kết phù hợp với mức độ trang trọng. Chữ ký nên ghi rõ tên bạn và cung cấp các thông tin liên hệ cần thiết, chẳng hạn liên kết mạng lưới chuyên nghiệp.
Xem thêm: Cách Viết Email Out of Office Auto-Reply Đơn Giản, Hiệu Quả Cho Người Học Tiếng Anh
Từ Vựng Cần Thiết
Dưới đây là bảng từ vựng và cụm từ hữu ích thường được sử dụng trong giao tiếp chuyên nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh farewell.
| Từ vựng | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Appreciate | Nhận ra với sự biết ơn; trân trọng. | "I truly appreciate the opportunity to have worked with such a dedicated team." |
| Grateful | Cảm thấy hoặc thể hiện sự biết ơn về điều gì đó. | "I am grateful for all the support and guidance I've received." |
| Opportunity | Tập hợp các hoàn cảnh cho phép thực hiện điều gì đó. | "Thank you for the opportunity to grow professionally here." |
| Transition | Quá trình hoặc giai đoạn thay đổi từ trạng thái này sang trạng thái khác. | "I aim to make this transition as smooth as possible." |
| Cherish | Yêu quý, quý trọng ai đó hoặc điều gì đó một cách đặc biệt. | "I will cherish the memories and friendships made here." |
| Future endeavors | Kế hoạch, dự định trong tương lai, thường liên quan tới công việc. | "I wish you all the best in your future endeavors." |
| Keep in touch | Giữ liên lạc với ai đó. | "Please feel free to keep in touch via LinkedIn." |
| Success | Sự đạt được mục tiêu hoặc thành công trong một việc gì đó. | "I wish the team continued success in all their projects." |
Xem thêm: Cách Viết Email Mentorship Offer Hiệu Quả Tổng Hợp Hướng Dẫn
Ví Dụ Email
Dưới đây là ví dụ về một email farewell chuyên nghiệp. Mẫu này có thể điều chỉnh cho nhiều bối cảnh khác nhau, giúp giao tiếp rõ ràng và lịch sự với đồng nghiệp.
Hoàn cảnh: Gửi email farewell tới đồng nghiệp trước khi rời công ty.
Subject: Farewell and Thank You - [Your Name]
Dear Team,
I am writing to inform you that my last day at [Company Name] will be [Your Last Day]. I've accepted a new opportunity and am excited for the next chapter in my career.
I have truly valued my time here and am incredibly grateful for the opportunities I've been given to grow and learn. I've enjoyed working alongside each of you and will cherish the professional experiences and friendships I've made.
[Colleague's Name] will be taking over my responsibilities for [Specific Project/Area], and I have been working closely with them to ensure a smooth transition. For any urgent matters before my departure, please reach out to [Colleague's Name or Department].
I wish you all the very best and continued success. I hope our paths cross again in the future. You can connect with me on LinkedIn here: [Your LinkedIn Profile URL, optional].
Sincerely,
[Your Name]
[Your Personal Email Address, optional] [Your Phone Number, optional]
Xem thêm: Cách Viết Một Budget Submission Request Hướng Dẫn Tăng Kỹ Năng Email Chuyên Nghiệp
Kết Luận
Việc viết một email farewell hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp chuyên nghiệp. Nó giúp bạn rời đi một cách tinh tế, thể hiện lòng biết ơn và giữ gìn các mối quan hệ tích cực. Khi áp dụng đúng cấu trúc và từ vựng trên, bạn có thể xây dựng một thông điệp vừa mang tính chuyên nghiệp vừa chân thành. Hãy cá nhân hóa email farewell của bạn để phản ánh những trải nghiệm và mối quan hệ riêng. Hãy luyện tập viết, điều chỉnh đến khi nào bạn thấy hài lòng. Lời tạm biệt lịch sự và chu đáo sẽ để lại ấn tượng tốt lâu dài, mở ra cơ hội cho các kết nối và hợp tác trong tương lai. Theo Indeed, một email farewell được viết tốt sẽ giúp giữ gìn các mối quan hệ chuyên nghiệp.
