Comment rédiger un email professionnel de Sick Day Notification
Rédiger un email de Sick Day Notification clair et professionnel est une compétence précieuse dans tout environnement de travail. Cela démontre votre sens des responsabilités et aide votre équipe à gérer les tâches pendant votre absence. Ce guide vous apprendra à rédiger l'email parfait, tout en maintenant un ton professionnel et en fournissant toutes les informations nécessaires. Maîtriser cet aspect de la correspondance professionnelle en anglais renforcera votre confiance en communication au travail et vous aidera à gérer ces situations sans difficulté.
Table des matières
Structure d’un email de Sick Day Notification
Un email de demande d’arrêt maladie bien structuré est simple, direct, et contient toutes les informations essentielles. Découper le message en différentes parties facilite la rédaction pour les apprenants FLE. En suivant un format clair, vous vous assurez que votre responsable comprenne immédiatement la situation.
1. L’objet du message
L’objet est la première chose que votre responsable verra. Il doit être clair et concis afin d’identifier la raison de votre message sans même l’ouvrir. Un objet vague peut se perdre facilement parmi d’autres messages.
- Formule :
Sick Day - [Votre nom]ouAbsence Notification - [Votre nom] - Exemple :
Sick Day - John Doe
2. La salutation
La manière de saluer dépend de votre relation professionnelle et de la culture de l’entreprise. Si vous ne savez pas quoi choisir, la salutation formelle reste la meilleure option.
- Formel : "Dear Mr./Ms. [Nom de famille du responsable],"
- Informel : "Hi [Prénom du responsable],"
3. Le corps du message
Le corps de l’email doit être divisé en quelques paragraphes courts pour faciliter la lecture.
- Introduction : Allez droit au but. Précisez clairement que vous êtes souffrant(e) et absent(e) ce jour-là. Mentionnez la date de votre absence.
- Exemple : "I am writing to inform you that I will be unable to come to work today, [Date], because I am feeling unwell."
- Informations clés : Parlez brièvement de votre disponibilité. Il n’est pas nécessaire de partager des détails médicaux confidentiels. Indiquez simplement si vous serez complètement déconnecté ou si vous consulterez vos emails ponctuellement pour les urgences.
- Exemple : "I will be checking my email intermittently throughout the day for any urgent issues."
- L’essentiel ou le point clé : Expliquez comment la gestion des tâches urgentes sera assurée. Précisez si un collègue vous remplace ou où se trouvent les fichiers importants. Cela montre votre sens de l’anticipation.
- Exemple : "I have completed the report for the morning meeting, and it is in the shared drive. My colleague, Jane, will handle any urgent client requests in my absence."
- Remarques finales : Terminez par une phrase simple et polie.
- Exemple : "Thank you for your understanding."
4. La formule de clôture et la signature
Concluez votre email de façon professionnelle. Choisissez une formule de politesse classique et ajoutez votre nom complet ainsi que votre poste dans la signature.
- Formules adaptées : "Best regards,", "Sincerely,", "Kind regards,"
- Signature : [Votre nom complet] [Votre poste]
Lire la suite: Comment rédiger un email professionnel de Leave Request parfait
Vocabulaire essentiel
Employer le bon vocabulaire est fondamental pour conserver un ton professionnel dans votre Sick Day Notification Email. Voici quelques expressions utiles pour perfectionner votre anglais écrit.
| Vocabulaire | Signification | Exemple de phrase |
|---|---|---|
| Under the weather | Feeling slightly ill or sick. | "I'm feeling a bit under the weather today and need to rest." |
| Unforeseen illness | A sickness that was not expected. According to Cambridge Dictionary, “unforeseen” means not expected. | "Due to an unforeseen illness, I will not be able to attend the meeting." |
| Notify | To formally or officially tell someone something. | "I am writing to notify you of my absence today." |
| Inconvenience | Trouble or problems, especially concerning what someone needs or wants to do. | "I apologize for any inconvenience this may cause." |
| Delegate tasks | To give a particular job, duty, or responsibility to someone else so that they do it for you. | "I will delegate my urgent tasks to my team members." |
| Keep you posted | To keep someone informed of the latest developments. | "I will keep you posted on my condition." |
| Doctor's note | An official document from a doctor that confirms your illness, often required by a company for extended sick leave. | "I can provide a doctor's note upon my return if required." |
| Recover | To become completely well again after an illness or injury. | "I will be offline for the day to recover fully." |
Lire la suite: Comment Rédiger un E-mail de Demande de Peer Review Efficace
Exemple d’email
Voici un modèle à adapter en fonction de vos besoins. Cet exemple d’email d’arrêt maladie convient à la plupart des contextes professionnels.
Note : Utilisez ce modèle pour signaler clairement et professionnellement votre absence à votre responsable. Il est concis, donne toutes les informations nécessaires et adopte un ton poli et respectueux.
Subject: Sick Day - Sarah Chen
Dear Mr. Smith,
Please accept this email as notification that I will be unable to come to work today, October 26, as I am feeling unwell.
I will be checking emails periodically for any urgent matters. I have already briefed Mark on the status of the Q4 presentation, and he will be able to handle any immediate questions.
I apologize for any inconvenience my absence may cause. I expect to be back in the office tomorrow.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Sarah Chen Project Manager
Lire la suite: Comment Rédiger un E-mail de Project Mistake Acknowledgment
Conclusion
Rédiger un bon Sick Day Notification Email fait partie des bases de la communication professionnelle en anglais. En gardant votre message clair, concis et professionnel, vous respectez votre manager et vos collègues. Soyez attentif à chaque composant : un objet précis, une introduction directe, les informations essentielles sur votre disponibilité et votre charge de travail, ainsi qu’une formule de clôture polie. Pensez à enregistrer ce guide et l’exemple proposés pour faciliter vos prochaines déclarations d’absence. La pratique est le meilleur moyen de progresser dans la rédaction d’emails professionnels pour les apprenants en anglais.