Wie man eine professionelle Sick Day Notification-Email schreibt
Eine klare und professionelle Sick Day Notification-Email zu verfassen, ist eine wichtige Fähigkeit in jedem Arbeitsumfeld. Sie zeigt Verantwortungsbewusstsein und hilft deinem Team, Aufgaben während deiner Abwesenheit zu managen. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du die perfekte E-Mail schreibst, damit du einen professionellen Ton wahrst und alle nötigen Informationen gibst. Wenn du diesen Aspekt des englischen E-Mail-Schreibens beherrschst, gewinnst du Selbstvertrauen in der beruflichen Kommunikation und kannst diese Situationen souverän meistern.
Inhaltsverzeichnis
Aufbau einer Sick Day Notification-Email
Eine gut strukturierte Krankmeldung per E-Mail ist einfach, direkt und enthält alle wesentlichen Informationen. Die Aufteilung in einzelne Komponenten macht das Schreiben für Englischlernende wesentlich leichter. Ein klares Format sorgt dafür, dass dein Vorgesetzter die Situation sofort versteht.
1. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das Erste, was dein Vorgesetzter sieht. Sie muss klar und prägnant sein, damit der Zweck der E-Mail auf einen Blick erkennbar ist, auch ohne sie zu öffnen. Eine vage Betreffzeile kann in einem vollen Posteingang leicht untergehen.
- Formel:
Sick Day - [Dein Name]oderAbsence Notification - [Dein Name] - Beispiel:
Sick Day - John Doe
2. Die Anrede
Die Begrüßung hängt von deinem Verhältnis zur Führungskraft und der Unternehmenskultur ab. Wenn du unsicher bist, wähle immer eine etwas formellere Anrede.
- Formell: "Dear Mr./Ms. [Nachname des Managers],"
- Informell: "Hi [Vorname des Managers],"
3. Der Hauptteil
Der Text der E-Mail sollte zur besseren Lesbarkeit in einige kurze Absätze gegliedert sein.
- Einstieg: Komme direkt zur Sache. Mache deutlich, dass du krank bist und nicht zur Arbeit kommen kannst. Nenne das Datum deiner Abwesenheit.
- Beispiel: "I am writing to inform you that I will be unable to come to work today, [Date], because I am feeling unwell."
- Wichtige Details: Gib kurz an, wie du erreichbar bist. Medizinische Details musst du nicht teilen. Sage einfach, ob du komplett offline bist oder E-Mails gelegentlich auf dringende Angelegenheiten prüfst.
- Beispiel: "I will be checking my email intermittently throughout the day for any urgent issues."
- Der Hauptpunkt: Erkläre, wie dringende Aufgaben geregelt werden. Nenne Kollegen als Vertretung oder den Ablageort wichtiger Projektdateien. Das zeigt Eigeninitiative.
- Beispiel: "I have completed the report for the morning meeting, and it is in the shared drive. My colleague, Jane, will handle any urgent client requests in my absence."
- Abschließende Bemerkung: Ein einfacher, höflicher Schlusssatz reicht völlig aus.
- Beispiel: "Thank you for your understanding."
4. Abschluss und Signatur
Beende deine E-Mail professionell. Wähle eine gebräuchliche Grußformel und trage deinen vollständigen Namen sowie deine Position in der Signatur ein.
- Passende Abschlüsse: "Best regards,", "Sincerely,", "Kind regards,"
- Signatur: [Dein vollständiger Name] [Deine Position]
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Wichtiger Wortschatz
Den richtigen Wortschatz zu benutzen, hilft dir dabei, einen professionellen Ton in deiner Sick Day Notification-Email zu wahren. Hier sind einige nützliche Formulierungen, um deine Fähigkeiten im englischen E-Mail-Schreiben zu verbessern.
| Wortschatz | Bedeutung | Beispielsatz |
|---|---|---|
| Under the weather | Sich leicht krank oder unwohl fühlen. | "I'm feeling a bit under the weather today and need to rest." |
| Unforeseen illness | Eine unerwartete Krankheit. Laut Cambridge Dictionary bedeutet „unforeseen“ unerwartet. | "Due to an unforeseen illness, I will not be able to attend the meeting." |
| Notify | Jemanden formell oder offiziell informieren. | "I am writing to notify you of my absence today." |
| Inconvenience | Unannehmlichkeit oder Probleme, besonders bezüglich dessen, was jemand tun möchte oder tun muss. | "I apologize for any inconvenience this may cause." |
| Delegate tasks | Aufgaben, Pflichten oder Verantwortung an jemanden übertragen, der sie dann für dich erledigt. | "I will delegate my urgent tasks to my team members." |
| Keep you posted | Jemanden über die neuesten Entwicklungen informieren. | "I will keep you posted on my condition." |
| Doctor's note | Ein offizielles Dokument eines Arztes, das die Krankheit bestätigt, oft bei längerer Krankheit vom Arbeitgeber gefordert. | "I can provide a doctor's note upon my return if required." |
| Recover | Nach einer Krankheit oder Verletzung wieder vollständig gesund werden. | "I will be offline for the day to recover fully." |
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E-Mail-Beispiel
Hier findest du eine Vorlage, die du für deinen eigenen Gebrauch anpassen kannst. Dieses Beispiel für eine Krankmeldung per E-Mail eignet sich für die meisten beruflichen Situationen.
Hinweis: Verwende diese Vorlage für eine professionelle und übersichtliche Meldung an deinen Vorgesetzten. Sie ist kurz, enthält alle notwendigen Informationen und ist höflich und respektvoll formuliert.
Betreff: Sick Day - Sarah Chen
Dear Mr. Smith,
Please accept this email as notification that I will be unable to come to work today, October 26, as I am feeling unwell.
I will be checking emails periodically for any urgent matters. I have already briefed Mark on the status of the Q4 presentation, and he will be able to handle any immediate questions.
I apologize for any inconvenience my absence may cause. I expect to be back in the office tomorrow.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Sarah Chen Project Manager
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Fazit
Eine richtige Sick Day Notification-Email zu schreiben, ist ein grundlegender Bestandteil der professionellen englischen Kommunikation. Wenn du deine Nachricht klar, knapp und professionell hältst, zeigst du Respekt gegenüber Vorgesetzten und Kollegen. Notiere dir die wichtigsten Bestandteile: eine eindeutige Betreffzeile, einen direkten Einstieg, wichtige Details zu deiner Erreichbarkeit und Arbeit sowie einen höflichen Abschluss. Wir empfehlen dir, diesen Leitfaden und das Beispiel zu speichern, damit du bei der nächsten Krankmeldung per E-Mail gut vorbereitet bist. Übung hilft dir dabei, deine Fähigkeiten im Schreiben beruflicher E-Mails als Englischlernender zu verbessern.