Cách Viết Email Thông Báo Nghỉ Ốm Chuyên Nghiệp
Viết một Sick Day Notification Email rõ ràng và chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng ở bất kỳ nơi làm việc nào. Việc này thể hiện trách nhiệm và giúp nhóm của bạn quản lý công việc khi bạn vắng mặt. Hướng dẫn này sẽ chỉ bạn cách soạn một email hoàn hảo, đảm bảo giữ được giọng điệu chuyên nghiệp và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết. Làm chủ kỹ năng viết email này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp chuyên môn và xử lý các tình huống này một cách suôn sẻ.
Mục Lục
Cấu Trúc Email Thông Báo Nghỉ Ốm
Một email xin nghỉ ốm được cấu trúc tốt sẽ đơn giản, đi vào trọng tâm và chứa tất cả thông tin cần thiết. Phân tích chi tiết theo từng phần sẽ giúp người học tiếng Anh dễ dàng hơn khi viết. Tuân theo một bố cục rõ ràng sẽ giúp người quản lý hiểu ngay tình huống của bạn.
1. Dòng Tiêu Đề
Dòng tiêu đề là phần đầu tiên mà quản lý của bạn nhìn thấy. Nó cần rõ ràng, ngắn gọn để họ có thể hiểu được mục đích email mà không cần phải mở ra xem. Một tiêu đề mơ hồ có thể bị lạc trong hộp thư đến bận rộn.
- Công Thức:
Sick Day - [Tên của bạn]hoặcAbsence Notification - [Tên của bạn] - Ví dụ:
Sick Day - John Doe
2. Lời Chào
Cách chào hỏi tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với quản lý và văn hóa công ty. Nếu không chắc chắn, bạn nên chọn kiểu chào trang trọng hơn.
- Trang trọng: "Dear Mr./Ms. [Họ quản lý],"
- Thân mật: "Hi [Tên quản lý],"
3. Phần Nội Dung
Nội dung email nên được chia thành một vài đoạn ngắn để dễ đọc.
- Mở đầu: Đi thẳng vào vấn đề. Nói rõ bạn đang ốm và sẽ không đi làm. Đề cập đến ngày bạn vắng mặt.
- Ví dụ: "I am writing to inform you that I will be unable to come to work today, [Date], because I am feeling unwell."
- Thông tin chính: Nêu ngắn gọn về tình trạng bạn có thể làm việc hay không. Không cần chia sẻ chi tiết cá nhân về sức khỏe. Chỉ cần nói bạn sẽ hoàn toàn ngoại tuyến hay vẫn kiểm tra email nếu có việc khẩn cấp.
- Ví dụ: "I will be checking my email intermittently throughout the day for any urgent issues."
- Điểm chính hoặc Lời đề nghị: Giải thích cách các công việc khẩn sẽ được giải quyết. Nêu rõ có đồng nghiệp nào hỗ trợ hoặc tài liệu quan trọng được lưu ở đâu. Điều này thể hiện sự chủ động.
- Ví dụ: "I have completed the report for the morning meeting, and it is in the shared drive. My colleague, Jane, will handle any urgent client requests in my absence."
- Lời kết: Một câu cảm ơn lịch sự là đủ.
- Ví dụ: "Thank you for your understanding."
4. Kết Thúc và Chữ Ký
Kết thúc email một cách chuyên nghiệp. Chọn cụm kết thúc tiêu chuẩn và nêu đầy đủ tên cùng chức danh của bạn trong phần chữ ký.
- Cụm Kết Thúc Phù Hợp: "Best regards,", "Sincerely,", "Kind regards,"
- Chữ ký: [Họ và tên] [Chức danh]
Xem thêm: Cách Viết Email Leave Request Chuyên Nghiệp Hiệu Quả
Từ Vựng Cần Thiết
Sử dụng từ vựng phù hợp sẽ giúp duy trì giọng điệu chuyên nghiệp trong Sick Day Notification Email. Dưới đây là một số cụm từ hữu ích giúp nâng cao kỹ năng viết email tiếng Anh của bạn.
| Từ vựng | Ý nghĩa | Câu Ví Dụ |
|---|---|---|
| Under the weather | Cảm thấy hơi ốm hoặc mệt. | "I'm feeling a bit under the weather today and need to rest." |
| Unforeseen illness | Một căn bệnh xảy ra bất ngờ, không lường trước. Theo Cambridge Dictionary, “unforeseen” nghĩa là không ngờ tới. | "Due to an unforeseen illness, I will not be able to attend the meeting." |
| Notify | Thông báo chính thức hoặc trang trọng cho ai đó. | "I am writing to notify you of my absence today." |
| Inconvenience | Sự bất tiện hay phiền toái, đặc biệt nếu liên quan tới nhu cầu hay kế hoạch của ai đó. | "I apologize for any inconvenience this may cause." |
| Delegate tasks | Giao việc, trao quyền hoặc trách nhiệm cho ai đó. | "I will delegate my urgent tasks to my team members." |
| Keep you posted | Cập nhật thông tin mới nhất cho ai đó. | "I will keep you posted on my condition." |
| Doctor's note | Giấy xác nhận của bác sĩ về việc nghỉ ốm, thường cần thiết khi bạn nghỉ ốm dài ngày ở một số công ty. | "I can provide a doctor's note upon my return if required." |
| Recover | Bình phục hoàn toàn sau khi ốm hoặc bị thương. | "I will be offline for the day to recover fully." |
Xem thêm: Cách Viết Email Yêu Cầu Peer Review Hiệu Quả
Mẫu Email
Dưới đây là một mẫu email bạn có thể điều chỉnh để sử dụng cho mình. Mẫu email xin nghỉ ốm này phù hợp với hầu hết môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Lưu ý: Hãy sử dụng mẫu này để thông báo cho quản lý một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Mẫu này ngắn gọn, đủ thông tin và giữ được giọng điệu lịch sự.
Subject: Sick Day - Sarah Chen
Dear Mr. Smith,
Please accept this email as notification that I will be unable to come to work today, October 26, as I am feeling unwell.
I will be checking emails periodically for any urgent matters. I have already briefed Mark on the status of the Q4 presentation, and he will be able to handle any immediate questions.
I apologize for any inconvenience my absence may cause. I expect to be back in the office tomorrow.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Sarah Chen Project Manager
Xem thêm: Cách Viết Email Thừa Nhận Sai Lầm Project Mistake Acknowledgment Trong Dự Án
Kết Luận
Viết một Sick Day Notification Email chuẩn là một phần cơ bản trong giao tiếp tiếng Anh nơi công sở. Giữ cho thông điệp của bạn rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp sẽ thể hiện sự tôn trọng với quản lý và đồng nghiệp. Đảm bảo các thành phần chính: tiêu đề rõ ràng, mở đầu trực tiếp, thông tin cần thiết về tình trạng làm việc và khối lượng công việc, cùng lời kết lịch sự. Hãy lưu lại hướng dẫn và mẫu email này để sử dụng khi cần xin nghỉ ốm qua email. Luyện tập thường xuyên sẽ giúp người học tiếng Anh nâng cao kỹ năng viết email hơn.