كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي للتبليغ عن يوم مرضي
كتابة بريد إلكتروني واضح واحترافي Sick Day Notification Email هي مهارة أساسية في أي مكان عمل. فهي تظهر المسؤولية وتساعد فريقك على إدارة المهام أثناء غيابك. سيوضح لك هذا الدليل كيفية كتابة البريد المثالي، ليضمن لك الحفاظ على نبرة احترافية وتزويد كل المعلومات اللازمة. إتقان هذا الجزء من كتابة الرسائل الإلكترونية بالإنجليزية سيعزز ثقتك بنفسك في التواصل المهني ويساعدك على التعامل مع هذه المواقف بسلاسة.
جدول المحتويات
هيكلية بريد التبليغ عن يوم مرضي
البريد الإلكتروني المنظم بشكل جيد للإجازة المرضية يكون بسيطاً ومباشراً ويحتوي على جميع المعلومات الأساسية. تقسيمه إلى عناصر يسهل عملية الكتابة على متعلمي اللغة الإنجليزية. اتباع تنسيق واضح يساعد مديرك على فهم الوضع فوراً.
1. سطر الموضوع
سطر الموضوع هو أول ما يراه مديرك. يجب أن يكون واضحاً ومختصراً ليتمكن من فهم غرض الرسالة دون حتى فتحها. سطر الموضوع الغامض قد يضيع بين الرسائل الكثيرة.
- الصيغة:
Sick Day - [اسمك]أوAbsence Notification - [اسمك] - مثال:
Sick Day - John Doe
2. التحية
تعتمد التحية التي تستخدمها على علاقتك مع المدير وثقافة الشركة. دائماً من الأكثر أماناً استخدام تحية رسمية إذا لم تكن متأكداً.
- رسمية: "Dear Mr./Ms. [اسم العائلة للمدير],"
- غير رسمية: "Hi [الاسم الأول للمدير],"
3. جسم الرسالة
يجب تقسيم نص البريد الإلكتروني إلى فقرات قصيرة لسهولة القراءة.
- الافتتاحية: ادخل مباشرة في الموضوع. وضّح أنك مريض ولن تحضر إلى العمل. اذكر تاريخ غيابك.
- مثال: "I am writing to inform you that I will be unable to come to work today, [Date], because I am feeling unwell."
- التفاصيل الأساسية: اذكر مدى توافرك بإيجاز. لا داعي لمشاركة تفاصيل طبية خاصة. يكفي أن توضح ما إذا كنت ستكون غير متصل بالكامل أم ستراجع البريد الإلكتروني أحياناً للحالات الطارئة.
- مثال: "I will be checking my email intermittently throughout the day for any urgent issues."
- المقصود أو النقطة الأساسية: وضّح كيف ستتم إدارة المهام العاجلة. اذكر إذا كان زميل سيغطي مكانك أو أين يمكن العثور على ملفات المشاريع الهامة. هذا يظهر المبادرة.
- مثال: "I have completed the report for the morning meeting, and it is in the shared drive. My colleague, Jane, will handle any urgent client requests in my absence."
- عبارات الختام: عبارة ختام بسيطة ومهذبة تكفي.
- مثال: "Thank you for your understanding."
4. الختام والتوقيع
اختم بريدك بشكل احترافي. اختر عبارة ختام قياسية وأضف اسمك الكامل ومسماك الوظيفي في التوقيع.
- ختام مناسب: "Best regards,", "Sincerely,", "Kind regards,"
- التوقيع: [اسمك الكامل] [مسمى وظيفتك]
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي لطلب Leave Request
المفردات الأساسية
استخدام المفردات الصحيحة أمر حاسم للحفاظ على نبرة احترافية في Sick Day Notification Email. فيما يلي بعض العبارات المفيدة لتحسين مهاراتك في كتابة الرسائل الإلكترونية بالإنجليزية.
| المفردة | المعنى | جملة المثال |
|---|---|---|
| Under the weather | الشعور بتوعك بسيط أو مرض خفيف. | "I'm feeling a bit under the weather today and need to rest." |
| Unforeseen illness | مرض لم يكن متوقعاً. وفقاً لـ Cambridge Dictionary، “unforeseen” تعني غير متوقع. | "Due to an unforeseen illness, I will not be able to attend the meeting." |
| Notify | إبلاغ شخص ما بشكل رسمي أو رسمي. | "I am writing to notify you of my absence today." |
| Inconvenience | إزعاج أو مشاكل، خاصة بما يتعلق بما يحتاجه أو يريده شخص ما. | "I apologize for any inconvenience this may cause." |
| Delegate tasks | تكليف شخص آخر بمهمة أو مسؤولية ليقوم بها بالنيابة عنك. | "I will delegate my urgent tasks to my team members." |
| Keep you posted | إبقاء شخص ما على اطلاع بآخر المستجدات. | "I will keep you posted on my condition." |
| Doctor's note | وثيقة رسمية من طبيب تؤكد مرضك، وغالباً ما تطلبها الشركة عند إجازة مرضية ممتدة. | "I can provide a doctor's note upon my return if required." |
| Recover | الشفاء التام بعد مرض أو إصابة. | "I will be offline for the day to recover fully." |
Read more: كيفية كتابة بريد إلكتروني فعال لطلب Peer Review Request
نموذج البريد الإلكتروني
إليك نموذج يمكنك تعديله واستخدامه حسب حاجتك. هذا المثال من بريد الإجازة المرضية مناسب لمعظم البيئات المهنية.
ملاحظة: استخدم هذا القالب لإخطار مديرك بشكل واضح واحترافي. إنه مختصر، ويحتوي على جميع المعلومات الضرورية، ويحافظ على نبرة مهذبة ومحترمة.
Subject: Sick Day - Sarah Chen
Dear Mr. Smith,
Please accept this email as notification that I will be unable to come to work today, October 26, as I am feeling unwell.
I will be checking emails periodically for any urgent matters. I have already briefed Mark on the status of the Q4 presentation, and he will be able to handle any immediate questions.
I apologize for any inconvenience my absence may cause. I expect to be back in the office tomorrow.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Sarah Chen Project Manager
Read more: كيفية كتابة بريد الكتروني للاعتراف بخطأ في المشروع Project Mistake Acknowledgment
الخلاصة
كتابة Sick Day Notification Email بشكل صحيح هو جزء أساسي من التواصل المهني باللغة الإنجليزية. من خلال إبقاء رسالتك واضحة ومختصرة واحترافية، تظهر الاحترام لمديرك وزملائك. ركز دائماً على العناصر الرئيسية: سطر موضوع واضح، مقدمة مباشرة، تفاصيل أساسية حول توافرك وحمل العمل، وختام مهذب. ننصحك بحفظ هذا الدليل والنموذج لمساعدتك في المرة المقبلة التي تحتاج فيها إلى إرسال بريد مرضي. الممارسة أساس لتحسين مهارات كتابة الرسائل لدى متعلمي اللغة الإنجليزية.