Cara Menulis Email Sick Day Notification yang Profesional
Menulis Sick Day Notification Email yang jelas dan profesional adalah keterampilan penting di lingkungan kerja mana pun. Ini menunjukkan tanggung jawab dan membantu tim Anda mengatur tugas selama Anda tidak hadir. Panduan ini akan mengajarkan Anda cara membuat email yang sempurna, memastikan Anda tetap menggunakan nada profesional dan memberikan semua informasi yang dibutuhkan. Menguasai aspek penulisan email bahasa Inggris ini akan meningkatkan kepercayaan diri Anda dalam komunikasi profesional dan membantu Anda menangani situasi seperti ini dengan lancar.
Daftar Isi
Struktur Email Sick Day Notification
Email izin sakit yang terstruktur dengan baik bersifat sederhana, langsung, dan memuat semua informasi penting. Membaginya menjadi beberapa komponen membuat proses penulisan lebih mudah bagi pelajar ESL. Mengikuti format yang jelas memastikan atasan Anda langsung memahami situasinya.
1. Baris Subjek
Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat atasan Anda. Harus jelas dan singkat agar mereka memahami tujuan email tanpa perlu membukanya. Subjek yang samar bisa hilang di tengah kotak masuk yang sibuk.
- Rumus:
Sick Day - [Nama Anda]atauAbsence Notification - [Nama Anda] - Contoh:
Sick Day - John Doe
2. Salam Pembuka
Salam yang Anda gunakan tergantung pada hubungan Anda dengan atasan dan budaya perusahaan. Lebih baik menggunakan salam yang lebih formal jika Anda ragu.
- Formal: "Dear Mr./Ms. [Nama Belakang Atasan],"
- Informal: "Hi [Nama Depan Atasan],"
3. Isi Email
Bagian isi email sebaiknya dibagi menjadi beberapa paragraf pendek agar mudah dibaca.
- Pembuka: Langsung pada inti. Nyatakan dengan jelas bahwa Anda sedang sakit dan tidak bisa masuk kerja. Sebutkan tanggal ketidakhadiran Anda.
- Example: "I am writing to inform you that I will be unable to come to work today, [Date], because I am feeling unwell."
- Rincian Penting: Sebutkan secara singkat ketersediaan Anda. Tidak perlu membagikan detail medis pribadi. Cukup jelaskan apakah Anda benar-benar offline atau sesekali memeriksa email untuk urusan mendesak.
- Example: "I will be checking my email intermittently throughout the day for any urgent issues."
- "Permintaan" atau Poin Utama: Jelaskan bagaimana tugas mendesak Anda akan dikelola. Sebutkan jika ada rekan yang menggantikan Anda atau di mana file proyek penting dapat ditemukan. Ini menunjukkan sikap proaktif.
- Example: "I have completed the report for the morning meeting, and it is in the shared drive. My colleague, Jane, will handle any urgent client requests in my absence."
- Penutup: Kalimat penutup sederhana dan sopan sudah cukup.
- Example: "Thank you for your understanding."
4. Penutup dan Tanda Tangan
Akhiri email Anda secara profesional. Pilih frasa penutup standar dan sertakan nama lengkap serta jabatan Anda.
- Penutup yang Sesuai: "Best regards,", "Sincerely,", "Kind regards,"
- Tanda Tangan: [Nama Lengkap Anda] [Jabatan Anda]
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Project Handover Profesional: Struktur, Kosakata & Contoh
Kosakata Penting
Menggunakan kosakata yang tepat penting untuk menjaga nada profesional pada Sick Day Notification Email Anda. Berikut adalah beberapa frasa berguna untuk meningkatkan keterampilan menulis email bahasa Inggris Anda.
| Kosakata | Arti | Contoh Kalimat |
|---|---|---|
| Under the weather | Merasa agak sakit atau kurang sehat. | "I'm feeling a bit under the weather today and need to rest." |
| Unforeseen illness | Penyakit yang tidak terduga. Menurut Cambridge Dictionary, “unforeseen” berarti tidak terduga. | "Due to an unforeseen illness, I will not be able to attend the meeting." |
| Notify | Memberi tahu seseorang secara resmi atau formal. | "I am writing to notify you of my absence today." |
| Inconvenience | Kendala atau masalah, terutama terkait dengan kebutuhan atau keinginan seseorang. | "I apologize for any inconvenience this may cause." |
| Delegate tasks | Memberikan tugas, kewajiban, atau tanggung jawab tertentu kepada orang lain agar mereka melakukannya untuk Anda. | "I will delegate my urgent tasks to my team members." |
| Keep you posted | Memberi tahu seseorang tentang perkembangan terbaru. | "I will keep you posted on my condition." |
| Doctor's note | Dokumen resmi dari dokter yang menyatakan Anda sakit, biasanya dibutuhkan perusahaan untuk cuti sakit yang cukup lama. | "I can provide a doctor's note upon my return if required." |
| Recover | Pulih sepenuhnya setelah sakit atau cedera. | "I will be offline for the day to recover fully." |
Baca lebih lanjut: Struktur Email, Kosakata, Contoh: Shared Folder Access Request
Contoh Email
Berikut adalah template yang dapat Anda adaptasi untuk penggunaan pribadi. Contoh email izin sakit ini cocok untuk kebanyakan situasi kerja profesional.
Catatan: Gunakan template ini untuk pemberitahuan yang jelas dan profesional kepada atasan. Email ini ringkas, memuat semua informasi yang dibutuhkan, dan menjaga nada yang sopan serta hormat.
Subject: Sick Day - Sarah Chen
Dear Mr. Smith,
Please accept this email as notification that I will be unable to come to work today, October 26, as I am feeling unwell.
I will be checking emails periodically for any urgent matters. I have already briefed Mark on the status of the Q4 presentation, and he will be able to handle any immediate questions.
I apologize for any inconvenience my absence may cause. I expect to be back in the office tomorrow.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Sarah Chen Project Manager
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Email Undangan Brainstorming yang Efektif
Kesimpulan
Menulis Sick Day Notification Email yang tepat merupakan bagian penting dari komunikasi profesional berbahasa Inggris. Dengan menjaga pesan tetap jelas, ringkas, dan profesional, Anda menunjukkan rasa hormat kepada atasan dan rekan kerja. Ingatlah komponen utama: baris subjek yang jelas, pembuka langsung, detail penting tentang ketersediaan dan beban kerja Anda, serta penutup yang sopan. Simpanlah panduan serta contoh ini untuk membantu Anda saat harus mengirim email izin sakit. Latihan akan terus meningkatkan kemampuan penulisan email Anda sebagai pelajar ESL.