วิธีเขียนอีเมล Resignation อย่างมืออาชีพ

การเขียน อีเมล Resignation อย่างมืออาชีพเป็นทักษะสำคัญในการสื่อสารภาษาอังกฤษ นี่คือข้อความทางการฉบับสุดท้ายที่คุณจะส่งถึงนายจ้าง จึงควรรักษาน้ำเสียงที่เป็นบวกและให้เกียรติ คำแนะนำนี้จะช่วยให้ผู้เรียนภาษาอังกฤษเขียนอีเมลที่ชัดเจนและได้ผล เพื่อให้คุณออกจากงานอย่างมีความสัมพันธ์อันดี เราจะพูดถึงโครงสร้างสำคัญ คำศัพท์หลัก และตัวอย่างจริงเพื่อส่งเสริมความมั่นใจในการเขียนและสร้างความประทับใจในเชิงอาชีพ

Image of a professional Resignation Email being written on a laptop

สารบัญ

โครงสร้างของอีเมล Resignation

การเขียน อีเมล Resignation ที่ถูกต้องจะง่ายยิ่งขึ้นเมื่อแบ่งออกเป็นส่วนประกอบหลัก การยึดตามรูปแบบมาตรฐานของอีเมลทางการประเภทนี้จะช่วยให้ข้อความชัดเจนและดูเป็นมืออาชีพ แต่ละส่วนมีบทบาทเฉพาะ ตั้งแต่การดึงความสนใจของหัวหน้า ไปจนถึงการให้รายละเอียดที่จำเป็นเพื่อให้ออกจากงานอย่างราบรื่น

1. หัวข้ออีเมล

หัวข้ออีเมลควรชัดเจนและตรงประเด็น หัวหน้าแต่ละคนมีงานยุ่ง จึงควรเข้าใจความสำคัญของอีเมลตั้งแต่แรก หากหัวข้อคลุมเครืออาจจะถูกมองข้ามได้

รูปแบบ:Resignation - [Your Name] หรือ Notice of Resignation - [Your Name]

รูปแบบนี้ถือว่าเป็นมืออาชีพและช่วยให้อีเมลของคุณได้รับการเปิดอ่านอย่างรวดเร็ว

2. คำขึ้นต้น

คำทักทายควรสุภาพและเป็นทางการ วิธีการเรียกชื่อหัวหน้าขึ้นกับวัฒนธรรมที่ทำงานของคุณ แต่เลือกแบบเป็นทางการไว้ก่อนย่อมดีกว่า

  • เป็นทางการ: "Dear Mr./Ms. [Last Name]," ถือเป็นตัวเลือกพื้นฐานที่ปลอดภัยที่สุด
  • กึ่งไม่เป็นทางการ: หากมีความสนิทกับหัวหน้า "Dear [First Name]," ก็เหมาะสมได้เช่นกัน

3. เนื้อหาหลักของอีเมล

เนื้อหาอีเมลคือส่วนสำคัญที่สุด ควรแบ่งเนื้อหาให้ชัดเจน กระชับ อ่านง่าย

  • ย่อหน้าเปิด: ระบุจุดประสงค์โดยตรง เริ่มต้นด้วยการแจ้งวัตถุประสงค์ในการลาออก และระบุวันทำงานสุดท้ายของคุณ ตัวอย่างเช่น "Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Day]."
  • รายละเอียดสำคัญ: ส่วนนี้แสดงความขอบคุณและเสนอตัวช่วยงานในช่วงส่งต่องาน ขอบคุณบริษัทสำหรับโอกาสที่ได้รับ อาจกล่าวถึงทักษะหรือประสบการณ์ดี ๆ ที่ได้รับ รวมถึงเสนอว่าคุณพร้อมช่วยฝึกงานผู้มารับผิดชอบต่อ เพื่อให้ส่งต่องานอย่างราบรื่น
  • ประเด็นหลักหรือ "The Ask": ประเด็นหลักคือการลาออก ข้อนี้ยังเป็นการยืนยันว่าคุณเข้าใจเรื่องระยะเวลาแจ้งลาออก คำว่า "resign" หมายถึงการสละตำแหน่งงานอย่างเป็นทางการ ตาม Cambridge Dictionary “to give up a job or position by telling your employer that you are leaving” การระบุวันทำงานวันสุดท้ายอย่างชัดเจนจะเป็นการปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้
  • ปิดท้าย: ปิดท้ายด้วยข้อความในเชิงบวกและหวังดีต่ออนาคต อวยพรให้บริษัทและทีมประสบความสำเร็จ เพื่อทิ้งภาพจำด้านบวกก่อนจากไป

4. คำลงท้ายและลายเซ็น

เลือกคำลงท้ายที่มืออาชีพและตามด้วยชื่อนามสกุลจริงพร้อมข้อมูลติดต่อ

  • คำลงท้ายที่เหมาะสม: "Sincerely,", "Best regards,", "Yours sincerely," หรือ "Respectfully,"
  • ลายเซ็น: ใส่ชื่อ-นามสกุลของคุณ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมลส่วนตัว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Sick Day Notification อย่างมืออาชีพ

คำศัพท์สำคัญ

การเลือกใช้คำให้เหมาะสมจะช่วยให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ นี่คือคำและวลีที่ควรรู้สำหรับการลาออก

คำศัพท์ความหมายตัวอย่างประโยค
Formal notificationการแจ้งอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับเรื่องสำคัญ"Please accept this email as formal notification of my resignation."
Resign from my positionวลีอย่างเป็นทางการสำหรับแจ้งลาออกจากงาน"I am writing to resign from my position as Marketing Manager."
Effective dateวันที่การลาออกมีผลอย่างเป็นทางการ (วันทำงานวันสุดท้าย)"My resignation will be effective [Date], two weeks from today."
Notice periodระยะเวลาที่ต้องทำงานต่อจนกว่าจะถึงวันสุดท้าย"This complies with the required two-week notice period."
Grateful for the opportunityวิธีสุภาพในการขอบคุณนายจ้างสำหรับโอกาสในงาน"I am very grateful for the opportunity to have worked here."
Transition periodช่วงที่มีการส่งต่องานให้คนอื่นรับผิดชอบต่อ"I am happy to assist during the transition period."
Offer my supportแสดงความตั้งใจที่จะช่วยเหลือช่วงการเปลี่ยนถ่ายงาน"I want to offer my full support to ensure a smooth transition."
Best wishesวลีสำหรับอวยพรแบบสุภาพขณะปิดท้ายจดหมาย"I extend my best wishes for the future success of the company."

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Leave Request อย่างมืออาชีพ: ตัวอย่างและคำศัพท์ควรรู้

ตัวอย่างอีเมล

นี่คือตัวอย่างเทมเพลตที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ เหมาะกับสถานการณ์มืออาชีพส่วนใหญ่ โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการออกจากงานด้วยความสัมพันธ์ที่ดี

สถานการณ์: ใช้เทมเพลตนี้เมื่อคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างคุณกับหัวหน้า และต้องการออกจากงานด้วยความเป็นมืออาชีพ มีความสุภาพและสมัครใจช่วยงาน

Subject: Resignation - [Your Name]

Dear Mr./Ms. [Manager's Last Name],

Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Day], in accordance with my notice period.

Thank you so much for the opportunity to have worked in this position for the past [Number] years. I have greatly enjoyed my time here and am particularly grateful for the experience I gained in [mention a specific skill or project].

I am dedicated to ensuring a smooth transition after my departure. I am happy to assist in training my replacement and wrapping up my duties before my last day. Please let me know how I can best support this process.

I wish you and the company all the best for the future.

Sincerely,

[Your Full Name] [Your Phone Number] [Your Personal Email Address]

สรุป

การเขียนอีเมลลาออกที่ชัดเจนและดูเป็นทางการเป็นทักษะสำคัญสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษในโลกการทำงาน หากปฏิบัติตามโครงสร้างและเลือกใช้คำศัพท์ให้ถูกต้อง คุณจะสามารถสื่อสารการลาออกได้อย่างมั่นใจและสร้างความประทับใจที่ดี การสื่อสารฉบับนี้คือการติดต่อครั้งสุดท้าย ขอให้ทุกคนฝึกฝนและปรับแต่งรูปแบบอีเมลของตัวเองให้สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในทุกสถานการณ์ของสายงาน