วิธีเขียนอีเมล Resignation อย่างมืออาชีพ
การเขียน อีเมล Resignation อย่างมืออาชีพเป็นทักษะสำคัญในการสื่อสารภาษาอังกฤษ นี่คือข้อความทางการฉบับสุดท้ายที่คุณจะส่งถึงนายจ้าง จึงควรรักษาน้ำเสียงที่เป็นบวกและให้เกียรติ คำแนะนำนี้จะช่วยให้ผู้เรียนภาษาอังกฤษเขียนอีเมลที่ชัดเจนและได้ผล เพื่อให้คุณออกจากงานอย่างมีความสัมพันธ์อันดี เราจะพูดถึงโครงสร้างสำคัญ คำศัพท์หลัก และตัวอย่างจริงเพื่อส่งเสริมความมั่นใจในการเขียนและสร้างความประทับใจในเชิงอาชีพ
สารบัญ
โครงสร้างของอีเมล Resignation
การเขียน อีเมล Resignation ที่ถูกต้องจะง่ายยิ่งขึ้นเมื่อแบ่งออกเป็นส่วนประกอบหลัก การยึดตามรูปแบบมาตรฐานของอีเมลทางการประเภทนี้จะช่วยให้ข้อความชัดเจนและดูเป็นมืออาชีพ แต่ละส่วนมีบทบาทเฉพาะ ตั้งแต่การดึงความสนใจของหัวหน้า ไปจนถึงการให้รายละเอียดที่จำเป็นเพื่อให้ออกจากงานอย่างราบรื่น
1. หัวข้ออีเมล
หัวข้ออีเมลควรชัดเจนและตรงประเด็น หัวหน้าแต่ละคนมีงานยุ่ง จึงควรเข้าใจความสำคัญของอีเมลตั้งแต่แรก หากหัวข้อคลุมเครืออาจจะถูกมองข้ามได้
รูปแบบ:Resignation - [Your Name] หรือ Notice of Resignation - [Your Name]
รูปแบบนี้ถือว่าเป็นมืออาชีพและช่วยให้อีเมลของคุณได้รับการเปิดอ่านอย่างรวดเร็ว
2. คำขึ้นต้น
คำทักทายควรสุภาพและเป็นทางการ วิธีการเรียกชื่อหัวหน้าขึ้นกับวัฒนธรรมที่ทำงานของคุณ แต่เลือกแบบเป็นทางการไว้ก่อนย่อมดีกว่า
- เป็นทางการ: "Dear Mr./Ms. [Last Name]," ถือเป็นตัวเลือกพื้นฐานที่ปลอดภัยที่สุด
- กึ่งไม่เป็นทางการ: หากมีความสนิทกับหัวหน้า "Dear [First Name]," ก็เหมาะสมได้เช่นกัน
3. เนื้อหาหลักของอีเมล
เนื้อหาอีเมลคือส่วนสำคัญที่สุด ควรแบ่งเนื้อหาให้ชัดเจน กระชับ อ่านง่าย
- ย่อหน้าเปิด: ระบุจุดประสงค์โดยตรง เริ่มต้นด้วยการแจ้งวัตถุประสงค์ในการลาออก และระบุวันทำงานสุดท้ายของคุณ ตัวอย่างเช่น "Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Day]."
- รายละเอียดสำคัญ: ส่วนนี้แสดงความขอบคุณและเสนอตัวช่วยงานในช่วงส่งต่องาน ขอบคุณบริษัทสำหรับโอกาสที่ได้รับ อาจกล่าวถึงทักษะหรือประสบการณ์ดี ๆ ที่ได้รับ รวมถึงเสนอว่าคุณพร้อมช่วยฝึกงานผู้มารับผิดชอบต่อ เพื่อให้ส่งต่องานอย่างราบรื่น
- ประเด็นหลักหรือ "The Ask": ประเด็นหลักคือการลาออก ข้อนี้ยังเป็นการยืนยันว่าคุณเข้าใจเรื่องระยะเวลาแจ้งลาออก คำว่า "resign" หมายถึงการสละตำแหน่งงานอย่างเป็นทางการ ตาม Cambridge Dictionary “to give up a job or position by telling your employer that you are leaving” การระบุวันทำงานวันสุดท้ายอย่างชัดเจนจะเป็นการปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้
- ปิดท้าย: ปิดท้ายด้วยข้อความในเชิงบวกและหวังดีต่ออนาคต อวยพรให้บริษัทและทีมประสบความสำเร็จ เพื่อทิ้งภาพจำด้านบวกก่อนจากไป
4. คำลงท้ายและลายเซ็น
เลือกคำลงท้ายที่มืออาชีพและตามด้วยชื่อนามสกุลจริงพร้อมข้อมูลติดต่อ
- คำลงท้ายที่เหมาะสม: "Sincerely,", "Best regards,", "Yours sincerely," หรือ "Respectfully,"
- ลายเซ็น: ใส่ชื่อ-นามสกุลของคุณ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมลส่วนตัว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Sick Day Notification อย่างมืออาชีพ
คำศัพท์สำคัญ
การเลือกใช้คำให้เหมาะสมจะช่วยให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ นี่คือคำและวลีที่ควรรู้สำหรับการลาออก
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่างประโยค |
|---|---|---|
| Formal notification | การแจ้งอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับเรื่องสำคัญ | "Please accept this email as formal notification of my resignation." |
| Resign from my position | วลีอย่างเป็นทางการสำหรับแจ้งลาออกจากงาน | "I am writing to resign from my position as Marketing Manager." |
| Effective date | วันที่การลาออกมีผลอย่างเป็นทางการ (วันทำงานวันสุดท้าย) | "My resignation will be effective [Date], two weeks from today." |
| Notice period | ระยะเวลาที่ต้องทำงานต่อจนกว่าจะถึงวันสุดท้าย | "This complies with the required two-week notice period." |
| Grateful for the opportunity | วิธีสุภาพในการขอบคุณนายจ้างสำหรับโอกาสในงาน | "I am very grateful for the opportunity to have worked here." |
| Transition period | ช่วงที่มีการส่งต่องานให้คนอื่นรับผิดชอบต่อ | "I am happy to assist during the transition period." |
| Offer my support | แสดงความตั้งใจที่จะช่วยเหลือช่วงการเปลี่ยนถ่ายงาน | "I want to offer my full support to ensure a smooth transition." |
| Best wishes | วลีสำหรับอวยพรแบบสุภาพขณะปิดท้ายจดหมาย | "I extend my best wishes for the future success of the company." |
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมล Leave Request อย่างมืออาชีพ: ตัวอย่างและคำศัพท์ควรรู้
ตัวอย่างอีเมล
นี่คือตัวอย่างเทมเพลตที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ เหมาะกับสถานการณ์มืออาชีพส่วนใหญ่ โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการออกจากงานด้วยความสัมพันธ์ที่ดี
สถานการณ์: ใช้เทมเพลตนี้เมื่อคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างคุณกับหัวหน้า และต้องการออกจากงานด้วยความเป็นมืออาชีพ มีความสุภาพและสมัครใจช่วยงาน
Subject: Resignation - [Your Name]
Dear Mr./Ms. [Manager's Last Name],
Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Day], in accordance with my notice period.
Thank you so much for the opportunity to have worked in this position for the past [Number] years. I have greatly enjoyed my time here and am particularly grateful for the experience I gained in [mention a specific skill or project].
I am dedicated to ensuring a smooth transition after my departure. I am happy to assist in training my replacement and wrapping up my duties before my last day. Please let me know how I can best support this process.
I wish you and the company all the best for the future.
Sincerely,
[Your Full Name] [Your Phone Number] [Your Personal Email Address]
สรุป
การเขียนอีเมลลาออกที่ชัดเจนและดูเป็นทางการเป็นทักษะสำคัญสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษในโลกการทำงาน หากปฏิบัติตามโครงสร้างและเลือกใช้คำศัพท์ให้ถูกต้อง คุณจะสามารถสื่อสารการลาออกได้อย่างมั่นใจและสร้างความประทับใจที่ดี การสื่อสารฉบับนี้คือการติดต่อครั้งสุดท้าย ขอให้ทุกคนฝึกฝนและปรับแต่งรูปแบบอีเมลของตัวเองให้สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในทุกสถานการณ์ของสายงาน