Cách Viết Email Resignation Chuyên Nghiệp
Viết một Email Resignation chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp tiếng Anh. Đây là thông điệp chính thức cuối cùng của bạn gửi đến nhà tuyển dụng, nên cần giữ giọng điệu tích cực và tôn trọng. Hướng dẫn này sẽ giúp người học tiếng Anh xây dựng một email rõ ràng và hiệu quả, đảm bảo bạn rời công việc với mối quan hệ tốt đẹp. Chúng tôi sẽ đề cập đến cấu trúc cơ bản, từ vựng quan trọng và cung cấp một ví dụ thực tế để bạn tự tin soạn email, duy trì phong thái chuyên nghiệp.
Mục Lục
Cấu Trúc Của Một Email Resignation
Soạn một Email Resignation đúng cách sẽ đơn giản hơn khi bạn tách nó thành từng phần chính. Làm theo định dạng tiêu chuẩn cho loại email trang trọng này giúp đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp. Mỗi phần có vai trò riêng, từ thu hút sự chú ý của quản lý đến cung cấp các chi tiết cần thiết để quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ.
1. Dòng Chủ Đề
Dòng chủ đề phải rõ ràng và trực tiếp. Quản lý của bạn bận rộn, nên cần hiểu ngay tầm quan trọng của email. Nếu dòng chủ đề mơ hồ, email có thể bị bỏ qua.
Công thức:Resignation - [Tên của bạn] hoặc Notice of Resignation - [Tên của bạn]
Định dạng này mang tính chuyên nghiệp và đảm bảo email của bạn được mở sớm.
2. Lời Chào
Lời chào nên trang trọng và lịch sự. Cách bạn xưng hô với quản lý tùy thuộc vào văn hóa công ty, nhưng luôn an toàn hơn nếu dùng cách trang trọng.
- Trang trọng: "Dear Mr./Ms. [Họ]," là lựa chọn tiêu chuẩn và an toàn nhất.
- Ít trang trọng hơn: Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với quản lý, "Dear [Tên]," cũng có thể phù hợp.
3. Phần Nội Dung
Nội dung email chứa những thông tin quan trọng nhất. Nên được tổ chức thành các đoạn ngắn, rõ ràng.
- Đoạn Mở Đầu: Nêu mục đích một cách trực tiếp. Bắt đầu bằng việc thông báo rằng bạn sẽ nghỉ việc và ghi rõ ngày làm việc cuối cùng. Ví dụ: "Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Day]."
- Các Chi Tiết Chính: Phần này để thể hiện lòng biết ơn và đề nghị hỗ trợ trong giai đoạn chuyển giao. Cảm ơn công ty đã cho bạn cơ hội làm việc. Bạn có thể nhắc đến kỹ năng đã học hoặc trải nghiệm tích cực. Bạn nên đề xuất giúp đào tạo người thay thế để đảm bảo bàn giao suôn sẻ.
- “Ý Chính” Hoặc Điểm Mấu Chốt: Điểm chính là về việc bạn Resignation. Đây cũng là nơi xác nhận bạn hiểu về thời gian báo trước nghỉ việc. Thuật ngữ "resign" mang nghĩa chính thức là từ bỏ công việc. Theo Cambridge Dictionary, resign là “to give up a job or position by telling your employer that you are leaving.” Việc ghi rõ ngày làm việc cuối cùng là đủ để đáp ứng yêu cầu này.
- Lời Kết: Kết thúc bằng một lời chúc tích cực, hướng về tương lai. Chúc công ty và đồng nghiệp tiếp tục thành công. Điều này giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp lâu dài.
4. Kết Thúc Và Chữ Ký
Chọn cụm từ kết thúc trang trọng, sau đó ký tên đầy đủ và cung cấp thông tin liên lạc.
- Các Cụm Kết Thúc Phù Hợp: "Sincerely,", "Best regards,", "Yours sincerely,", hoặc "Respectfully,".
- Chữ Ký: Bao gồm tên đầy đủ, số điện thoại và địa chỉ email cá nhân.
Xem thêm: Cách Viết Email Thông Báo Nghỉ Ốm Chuyên Nghiệp Sick Day Notification
Từ Vựng Cần Thiết
Sử dụng từ ngữ phù hợp trong email giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp. Dưới đây là một số từ/cụm quan trọng liên quan đến Resignation.
| Từ Vựng | Ý Nghĩa | Ví Dụ |
|---|---|---|
| Formal notification | Hành động thông báo chính thức về một việc quan trọng. | "Please accept this email as formal notification of my resignation." |
| Resign from my position | Cụm từ chính thức nói rằng bạn nghỉ việc. | "I am writing to resign from my position as Marketing Manager." |
| Effective date | Ngày mà việc nghỉ chính thức có hiệu lực (ngày làm việc cuối cùng). | "My resignation will be effective [Date], two weeks from today." |
| Notice period | Khoảng thời gian bạn phải làm việc từ khi báo nghỉ đến ngày nghỉ chính thức. | "This complies with the required two-week notice period." |
| Grateful for the opportunity | Cách lịch sự để cảm ơn nhà tuyển dụng vì cơ hội công việc. | "I am very grateful for the opportunity to have worked here." |
| Transition period | Khoảng thời gian công việc của bạn được bàn giao cho người khác. | "I am happy to assist during the transition period." |
| Offer my support | Thể hiện bạn sẵn lòng giúp đỡ quá trình bàn giao. | "I want to offer my full support to ensure a smooth transition." |
| Best wishes | Lời chúc lịch sự khi kết thúc, mong ai đó thành công trong tương lai. | "I extend my best wishes for the future success of the company." |
Xem thêm: Cách Viết Email Leave Request Chuyên Nghiệp Hiệu Quả
Ví Dụ Email
Dưới đây là một mẫu bạn có thể sử dụng. Ví dụ này phù hợp với hầu hết tình huống chuyên nghiệp khi bạn muốn duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng.
Bối cảnh: Sử dụng mẫu này khi bạn có quan hệ tốt với quản lý và muốn rời đi trong điều kiện tích cực nhất. Mẫu này chuyên nghiệp, lịch sự và mang tính hỗ trợ.
Subject: Resignation - [Your Name]
Dear Mr./Ms. [Manager's Last Name],
Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Day], in accordance with my notice period.
Thank you so much for the opportunity to have worked in this position for the past [Number] years. I have greatly enjoyed my time here and am particularly grateful for the experience I gained in [mention a specific skill or project].
I am dedicated to ensuring a smooth transition after my departure. I am happy to assist in training my replacement and wrapping up my duties before my last day. Please let me know how I can best support this process.
I wish you and the company all the best for the future.
Sincerely,
[Your Full Name] [Your Phone Number] [Your Personal Email Address]
Xem thêm: Cách Viết Email Yêu Cầu Peer Review Hiệu Quả
Kết Luận
Viết một email nghỉ việc rõ ràng và chuyên nghiệp là kỹ năng quan trọng cho người học tiếng Anh trong môi trường công sở. Bằng cách làm đúng cấu trúc và dùng từ phù hợp, bạn có thể xử lý việc nghỉ việc một cách tự tin, duyên dáng. Đây là thông điệp cuối cùng của bạn, để lại ấn tượng tốt rất có ích cho sự nghiệp về sau. Hãy luyện tập và cá nhân hóa kỹ năng viết email để giao tiếp hiệu quả, lịch sự trong mọi tình huống công việc.