Wie man eine professionelle Resignation-Email schreibt
Das Verfassen einer professionellen Resignation-Email ist eine wichtige Fähigkeit in der englischen Kommunikation. Es ist Ihre letzte offizielle Nachricht an einen Arbeitgeber, daher sollten Sie einen positiven und respektvollen Ton beibehalten. Dieser Leitfaden hilft Englischlernenden, eine klare und wirkungsvolle E-Mail zu schreiben, damit Sie Ihre Stelle unter guten Bedingungen verlassen. Wir behandeln die grundlegende Struktur, den wichtigsten Wortschatz und stellen ein praktisches Beispiel bereit, damit Sie selbstbewusst und professionell schreiben können.
Inhaltsverzeichnis
Aufbau einer Resignation-Email
Das Erstellen einer passenden Resignation-Email wird leichter, wenn Sie sie in Schlüsselteile untergliedern. Wenn Sie dieses standardisierte Format für formelle E-Mails verwenden, stellen Sie Klarheit und Professionalität sicher. Jeder Abschnitt hat einen bestimmten Zweck: Von der Aufmerksamkeit des Vorgesetzten zu gewinnen, bis hin zu allen notwendigen Details für einen reibungslosen Abschied.
1. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile muss klar und eindeutig sein. Ihr Vorgesetzter ist beschäftigt und sollte sofort erkennen, wie wichtig die E-Mail ist. Eine unklare Betreffzeile kann leicht übersehen werden.
Formel:Resignation - [Ihr Name] oder Notice of Resignation - [Ihr Name]
Dieses Format ist professionell und stellt sicher, dass Ihre E-Mail umgehend geöffnet wird.
2. Die Anrede
Ihre Begrüßung sollte formell und respektvoll sein. Wie Sie Ihren Vorgesetzten ansprechen, hängt von der Unternehmenskultur ab, aber es ist immer sicherer, höflicher zu bleiben.
- Formell: "Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]," ist die Standard- und sicherste Variante.
- Etwas weniger formell: Haben Sie ein gutes Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten, ist "Lieber/Liebe [Vorname]," ebenfalls passend.
3. Der Hauptteil
Der Hauptteil der E-Mail enthält die wichtigsten Informationen. Er sollte in klare, prägnante Absätze gegliedert sein.
- Eröffnungsabschnitt: Bringen Sie Ihr Anliegen direkt auf den Punkt. Beginnen Sie damit, Ihren Vorgesetzten zu informieren, dass Sie kündigen, und nennen Sie Ihren letzten Arbeitstag. Zum Beispiel: "Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Day]."
- Wichtige Details: Hier drücken Sie Ihren Dank aus und bieten Unterstützung für die Übergabe an. Bedanken Sie sich für die Gelegenheit. Sie können eine Fähigkeit erwähnen, die Sie gelernt haben, oder eine positive Erfahrung. Sie können auch anbieten, Ihren Nachfolger einzuarbeiten, damit die Übergabe reibungslos verläuft.
- Das "Anliegen" oder Kernthema: Der Hauptpunkt ist Ihre Resignation selbst. Hier bestätigen Sie auch, dass Sie die Kündigungsfrist einhalten. Der Begriff "resign" bedeutet im formellen Englisch, den Job aufzugeben. Laut dem Cambridge Dictionary bedeutet resign "to give up a job or position by telling your employer that you are leaving." Die klare Angabe Ihres letzten Arbeitstags erfüllt dieses Erfordernis.
- Abschließende Bemerkungen: Beenden Sie die E-Mail mit einer positiven und zuversichtlichen Botschaft. Wünschen Sie dem Unternehmen und Ihrem Team weiterhin Erfolg. So hinterlassen Sie einen anhaltend positiven Eindruck.
4. Die Schlussformel und Signatur
Wählen Sie eine professionelle Schlussformel, gefolgt von Ihrem vollständigen Namen und Ihren Kontaktdaten.
- Geeignete Schlussformeln: "Mit freundlichen Grüßen,", "Beste Grüße,", "Hochachtungsvoll,".
- Signatur: Geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre private E-Mail-Adresse an.
Wichtiger Wortschatz
Mit der passenden Wortwahl klingen Sie in Ihrer E-Mail professionell. Hier sind einige wichtige Formulierungen für Ihre Resignation.
| Wortschatz | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Formal notification | Der offizielle Akt, jemanden über etwas Wichtiges zu informieren. | "Please accept this email as formal notification of my resignation." |
| Resign from my position | Der offizielle Ausdruck, um auszudrücken, dass man die Arbeitsstelle verlässt. | "I am writing to resign from my position as Marketing Manager." |
| Effective date | Das Datum, an dem die Resignation offiziell wird (Ihr letzter Arbeitstag). | "My resignation will be effective [Date], two weeks from today." |
| Notice period | Die Zeitspanne, die zwischen der Kündigung und dem letzten Arbeitstag liegt. | "This complies with the required two-week notice period." |
| Grateful for the opportunity | Höfliche Redewendung, um sich beim Arbeitgeber für die Stelle zu bedanken. | "I am very grateful for the opportunity to have worked here." |
| Transition period | Der Zeitraum, in dem die Aufgaben an jemand anderen übergeben werden. | "I am happy to assist during the transition period." |
| Offer my support | Bedeutet, während der Übergabe seine Hilfe anzubieten. | "I want to offer my full support to ensure a smooth transition." |
| Best wishes | Eine höfliche Schlussbemerkung, um jemandem für die Zukunft alles Gute zu wünschen. | "I extend my best wishes for the future success of the company." |
Email-Beispiel
Hier finden Sie eine Vorlage, die Sie anpassen können. Dieses Beispiel eignet sich für die meisten beruflichen Situationen, in denen Sie ein gutes Verhältnis zu Ihrem Arbeitgeber bewahren möchten.
Kontext: Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie ein gutes Verhältnis zu Ihrer Führungskraft haben und unter den bestmöglichen Bedingungen gehen möchten. Sie ist professionell, höflich und hilfsbereit.
Subject: Resignation - [Your Name]
Dear Mr./Ms. [Manager's Last Name],
Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Day], in accordance with my notice period.
Thank you so much for the opportunity to have worked in this position for the past [Number] years. I have greatly enjoyed my time here and am particularly grateful for the experience I gained in [mention a specific skill or project].
I am dedicated to ensuring a smooth transition after my departure. I am happy to assist in training my replacement and wrapping up my duties before my last day. Please let me know how I can best support this process.
I wish you and the company all the best for the future.
Sincerely,
[Your Full Name] [Your Phone Number] [Your Personal Email Address]
Fazit
Eine klar und professionell geschriebene Resignation-Email ist für jeden Englischlernenden in der Berufswelt ein wichtiger Skill. Mit der richtigen Struktur und dem passenden Wortschatz meistern Sie Ihre Resignation selbstbewusst und stilvoll. Diese letzte Mitteilung hinterlässt einen prägenden Eindruck für Ihre zukünftige Karriere. Üben und individualisieren Sie das Schreiben solcher E-Mails, um in jeder beruflichen Situation wirkungsvoll und respektvoll zu kommunizieren.