Wie man einen Board Meeting Report schreibt: Ein Leitfaden für ESL-Profis
Nach einem langen Meeting ist es manchmal schwierig, sich an die wichtigsten Entscheidungen zu erinnern. Ein klarer Board Meeting Report ist die Lösung. Dieses wichtige Dokument bietet einen offiziellen Bericht darüber, was passiert ist, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn du diese Art des geschäftlichen Berichteschreibens beherrschst, verbesserst du deine Fähigkeiten in der professionellen Textverfassung und der Kommunikation am Arbeitsplatz. Mit diesem Leitfaden kannst du selbstbewusst effektive Berichte verfassen.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Board Meeting Report?
- Wichtige Bestandteile eines Board Meeting Report
- Beispiel-Sprache & Satzanfänge
- Zentrales Vokabular für deinen Board Meeting Report
- Fazit
Was ist ein Board Meeting Report?
Ein Board Meeting Report, auch als „Sitzungsprotokoll“ bezeichnet, ist eine offizielle, schriftliche Zusammenfassung einer Vorstandssitzung. Es handelt sich dabei nicht um eine vollständige Mitschrift, sondern um ein kompaktes Dokument, das die wichtigsten Diskussionen, getroffene Entscheidungen und zugeteilte Aufgaben festhält.
Der Hauptzweck dieses Berichts ist es, einen formellen Nachweis aus rechtlichen und organisatorischen Gründen zu schaffen. Er sorgt für Nachvollziehbarkeit, indem er festhält, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Außerdem werden abwesende Vorstandsmitglieder darüber informiert, was passiert ist. Diese Berichtsform ist ein zentraler Bestandteil professioneller Geschäftskommunikation in jeder Branche – vom Tech-Start-up bis zum Großunternehmen oder Non-Profit.
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Wichtige Bestandteile eines Board Meeting Report
Um einen klaren und professionellen Bericht zu verfassen, musst du einer bestimmten Struktur folgen. Der Bericht sollte objektiv, sachlich und in formellem Ton gehalten sein. Ziel ist es, festzuhalten, was passiert ist, und nicht die eigene Meinung einzubringen. Für weitere Hinweise zur Einhaltung eines professionellen Tons ist das Purdue Online Writing Lab (OWL) eine ausgezeichnete Ressource.
Hier sind die wesentlichen Abschnitte:
- Kopfzeile: Firmenname, Datum und Uhrzeit des Meetings sowie der Ort (z. B. „Konferenzraum“ oder „via Zoom“) angeben.
- Teilnehmer: Liste aller Anwesenden. Zudem eine separate Liste der Abwesenden erstellen.
- Genehmigung des letzten Protokolls: Ein Hinweis darauf, dass das Protokoll der vorigen Sitzung überprüft und genehmigt wurde.
- Tagesordnungspunkte & Diskussionszusammenfassung: Zu jedem Thema der Agenda eine kurze, neutrale Zusammenfassung der wichtigsten Diskussionspunkte verfassen.
- Anträge & Entscheidungen: Alle formellen Vorschläge (Anträge) und deren Ergebnisse klar festhalten. Notieren, wer den Antrag gestellt und wer ihn unterstützt hat sowie das Abstimmungsergebnis (z. B. einstimmig angenommen, mit 5-2 Stimmen angenommen).
- Maßnahmen (Action Items): Ein entscheidender Abschnitt. Jede Aufgabe, den verantwortlichen Namen und die Frist auflisten.
- Beendigung der Sitzung: Den Zeitpunkt vermerken, zu dem die Sitzung offiziell beendet wurde.
- Unterschrift: Platz für die Unterschrift und das Datum durch die Vorstandssekretärin oder die berichtsverfassende Person.
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Beispiel-Sprache & Satzanfänge
Eine klare und konsistente Sprache ist der Schlüssel zu gut formulierten Berichten. Hier findest du einige Satzanfänge für deinen Board Meeting Report.
Eröffnung der Sitzung:
- "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."
Genehmigung des letzten Protokolls:
- "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."
Einführung eines Themas:
- "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
- "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."
Festhalten einer Entscheidung:
- "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
- "The motion passed unanimously." oder "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."
Zuweisung einer Aufgabe:
- ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.
Beendigung der Sitzung:
- "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."
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Zentrales Vokabular für deinen Board Meeting Report
Die Kenntnis dieser Begriffe hilft dir, professionelle und präzise Berichte zu verfassen. Dieses Vokabular ist essenziell für Business English und die berufliche Kommunikation.
| Begriff | Definition | Beispielsatz |
|---|---|---|
| Agenda | Eine Liste der Themen, die in einer Sitzung besprochen werden sollen. | The first item on the agenda was the financial review. |
| Minutes | Das offizielle schriftliche Protokoll einer Sitzung. | The secretary is responsible for taking the minutes. |
| Motion | Ein formeller Vorschlag eines Mitglieds, damit die Gruppe handelt. | He made a motion to approve the new hiring policy. |
| Second | Eine formelle Unterstützung eines Antrags, damit darüber abgestimmt werden kann. | Ms. Lee agreed to second the motion. |
| Quorum | Die Mindestanzahl an Mitgliedern, die für eine gültige Sitzung anwesend sein müssen. | The meeting could not start until we had a quorum. |
| Resolution | Eine mit Abstimmung getroffene formelle Entscheidung oder Meinungsäußerung. | The board passed a resolution to invest in new technology. |
| Adjourn | Eine Sitzung offiziell beenden. | The chairperson will adjourn the meeting at noon. |
| Action Item | Eine während der Sitzung zugeteilte, konkrete Aufgabe für eine Person oder Gruppe. | My main action item is to prepare the project update. |
| Unanimous | Wenn alle vollständig übereinstimmen und gleich abstimmen. | The decision to appoint the new CEO was unanimous. |
| Chairperson | Die Person, die eine Sitzung leitet oder dafür verantwortlich ist. | The chairperson opened the meeting by welcoming everyone. |
| Proxy | Die Übertragung des Stimmrechts auf eine andere Person. | The absent board member voted by proxy. |
| Abstain | Sich entscheiden, weder für noch gegen einen Antrag zu stimmen. | Two members chose to abstain from the vote. |
Fazit
Einen klaren, präzisen und professionellen Board Meeting Report zu schreiben, ist eine wertvolle Fähigkeit in jeder Geschäftsumgebung. So werden Entscheidungen dokumentiert, Verantwortlichkeiten transparent und Kommunikation effektiv. Mit einer standardisierten Struktur und formeller Sprache kannst du Berichte erstellen, die geschätzt und nützlich sind.
Tipp zum Schreibtraining: Verfasse nach deinem nächsten Teammeeting eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen und Aufgaben anhand der besprochenen Struktur. So verbesserst du deine Berichteschreibkompetenz. Übe diese wichtige Aufgabe im Business English und beobachte, wie dein professionelles Selbstvertrauen wächst!