Como Escrever um Board Meeting Report: Um Guia para Profissionais de ESL

Já terminou uma reunião longa e teve dificuldade para lembrar as decisões principais? Um Board Meeting Report claro é a solução. Este documento essencial fornece um registro oficial do que aconteceu, garantindo que todos estejam informados. Dominar esse tipo de relatório empresarial é um passo fundamental para aprimorar sua escrita profissional e as habilidades de comunicação no local de trabalho. Este guia vai ajudá-lo a escrever relatórios eficazes com confiança.

Índice

• O que é um Board Meeting Report?
• Componentes Principais de um Board Meeting Report
• Linguagem Modelo e Inícios de Frases
• Vocabulário-Chave para o Seu Board Meeting Report
• Conclusão

O que é um Board Meeting Report?

Um Board Meeting Report, frequentemente chamado de "ata de reunião", é o resumo oficial e escrito de uma reunião do conselho. Não é uma transcrição de tudo o que foi dito. Em vez disso, é um documento conciso que registra as discussões-chave, decisões tomadas e tarefas atribuídas.

O principal objetivo desse relatório é criar um registro formal para fins legais e organizacionais. Garante a responsabilidade ao acompanhar quem é responsável por cada tarefa. Também informa os membros do conselho que estiveram ausentes sobre o que ocorreu. Esse tipo de relatório é uma parte vital da escrita profissional em qualquer setor, de startups de tecnologia a grandes corporações e organizações sem fins lucrativos.

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Componentes Principais de um Board Meeting Report

Para escrever um relatório claro e profissional, siga uma estrutura específica. O relatório deve ser objetivo, factual e escrito em um tom formal. Seu objetivo é relatar o que aconteceu, não dar sua opinião. Para mais dicas sobre como manter um tom profissional, o Purdue Online Writing Lab (OWL) é um excelente recurso.

Aqui estão as seções essenciais:

• Cabeçalho: Inclua o nome da empresa, a data e o horário da reunião e o local (por exemplo, "Sala de reuniões" ou "Via Zoom").
• Participantes: Liste os nomes de todas as pessoas presentes. Crie uma lista separada para aqueles que estiveram ausentes.
• Aprovação da Ata Anterior: Uma declaração confirmando que o relatório da reunião anterior foi revisado e aprovado.
• Itens da Pauta e Resumo da Discussão: Para cada tema da pauta, faça um breve resumo neutro dos principais pontos discutidos.
• Propostas e Decisões: Declare claramente quaisquer propostas formais (propostas de votação) e seus resultados. Registre quem fez a proposta, quem a apoiou e o resultado da votação (por exemplo, aprovada por unanimidade, aprovada por 5 a 2).
• Tarefas: Esta é uma seção crítica. Liste cada tarefa, o nome da pessoa responsável e o prazo.
• Encerramento: Registre o horário em que a reunião foi oficialmente encerrada.
• Assinatura: Uma linha para que o secretário do conselho ou a pessoa que preparou o relatório assine e date.

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Linguagem Modelo e Inícios de Frases

Usar uma linguagem clara e consistente é fundamental para uma boa redação de relatórios. Aqui estão alguns inícios de frases que você pode usar para seu Board Meeting Report.

• Abertura da reunião:

  • "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."

• Aprovação da ata anterior:

  • "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."

• Introdução de um tópico:

  • "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
  • "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."

• Registro de uma decisão:

  • "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
  • "The motion passed unanimously." or "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."

• Atribuição de uma tarefa:

  • ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.

• Encerramento da reunião:

  • "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."

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Vocabulário-Chave para o Seu Board Meeting Report

Compreender esses termos vai ajudá-lo a escrever relatórios mais profissionais e precisos. Este vocabulário é essencial para o inglês de negócios e comunicação no ambiente de trabalho.

Conclusão

Escrever um Board Meeting Report claro, preciso e profissional é uma habilidade valiosa em qualquer ambiente de negócios. Garante que decisões sejam documentadas, que a responsabilidade seja clara e que a comunicação seja eficaz. Seguindo uma estrutura padrão e usando uma linguagem formal, você pode criar relatórios que são respeitados e úteis.

Dica de Prática de Escrita: Após a próxima reunião da sua equipe, tente escrever um breve resumo das decisões-chave e tarefas usando a estrutura do relatório que discutimos. Isso vai ajudá-lo a aprimorar suas habilidades de redação de relatórios. Comece a praticar essa tarefa vital do inglês para negócios hoje mesmo e veja sua confiança profissional crescer!