ボードミーティングレポートの書き方：ESL プロフェッショナルのためのガイド
長い会議が終わった後、重要な決定事項を思い出せずに困ったことはありませんか？明確なBoard Meeting Reportがその解決策です。この必須ドキュメントは、会議で何が起こったかを公式に記録し、全員が同じ情報を共有できるようにします。このようなビジネスレポートをマスターすることで、プロフェッショナルな文章力や職場でのコミュニケーション力を向上させることができます。このガイドでは、自信を持って効果的なレポートを書く方法を紹介します。
目次
Board Meeting Reportとは？
Board Meeting Report（しばしば「議事録」とも呼ばれます）は、取締役会の会議内容を公式にまとめた書面です。これは発言のすべてを記録するものではありません。むしろ、重要な議論や決定事項、割り当てられたタスクを簡潔にまとめた文書です。
このレポートの主な目的は、法的・組織的な観点から正式な記録を作ることにあります。誰がどのタスクを担当するのかを追跡し、責任の所在を明確にします。また、会議を欠席した取締役にも何が起きたかを伝えます。このタイプのレポートは、テクノロジースタートアップから大企業、非営利団体まで、あらゆる業界で欠かせないプロフェッショナルな文章力の一部です。
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Board Meeting Reportの主な構成要素
明確でプロフェッショナルなレポートを書くには、特定の構成を守る必要があります。レポートは客観的かつ事実に基づき、フォーマルな文章で書きましょう。自身の意見を述べるのではなく、起こったことを報告するのが目的です。プロフェッショナルなトーンを保つためのヒントは、Purdue Online Writing Lab (OWL)が参考になります。
主なセクションは次のとおりです：
- ヘッダー：会社名、会議日・時間、場所（例："Boardroom" や "Via Zoom"）を記載します。
- 出席者：出席者全員の名前を記載し、欠席者は別途リスト化します。
- 前回議事録の承認：前回の会議レポートが確認・承認されたことを記載します。
- 議題と議論要約：各議題ごとに、主な論点を簡潔かつ中立的にまとめます。
- 動議と決定事項：正式な提案（動議）とその結果を明記します。誰が提案し、誰が賛成し、投票結果（例：全会一致、5対2で承認など）も記録します。
- アクションアイテム：重要なセクションです。各タスク、担当者氏名、期限を記載します。
- 閉会：会議が正式に終了した時刻を記します。
- 署名：レポート作成者または書記の署名・日付欄を設けます。
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例文と文頭表現
明確で一貫した言葉遣いは、良いレポート作成の鍵です。Board Meeting Reportに使用できる文頭表現をいくつかご紹介します。
会議開始時:
- "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."
前回議事録の承認:
- "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."
議題提示:
- "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
- "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."
決定事項の記録:
- "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
- "The motion passed unanimously." または "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."
アクションアイテムの割り当て:
- ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.
会議終了時:
- "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."
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Board Meeting Reportで使う重要語彙
これらの用語を理解することで、よりプロフェッショナルで正確なレポートが書けます。ビジネス英語や職場でのコミュニケーションに不可欠な語彙です。
| 用語 | 定義 | 例文 |
|---|---|---|
| Agenda | 会議で話し合う議題のリスト | The first item on the agenda was the financial review. |
| Minutes | 会議の公式な書面記録 | The secretary is responsible for taking the minutes. |
| Motion | メンバーがグループの行動を正式に提案すること | He made a motion to approve the new hiring policy. |
| Second | 動議に対して正式に賛成すること | Ms. Lee agreed to second the motion. |
| Quorum | 会議が有効となるために必要な最小限の出席者数 | The meeting could not start until we had a quorum. |
| Resolution | 投票により可決された正式な決定や意見表明 | The board passed a resolution to invest in new technology. |
| Adjourn | 会議を正式に終了すること | The chairperson will adjourn the meeting at noon. |
| Action Item | 会議中に個人やグループに割り当てられる具体的なタスク | My main action item is to prepare the project update. |
| Unanimous | 全員が同じ意見・投票結果になること | The decision to appoint the new CEO was unanimous. |
| Chairperson | 会議を進行または主催する人 | The chairperson opened the meeting by welcoming everyone. |
| Proxy | 他人の代理で投票する権限 | The absent board member voted by proxy. |
| Abstain | 動議に賛成・反対せず棄権すること | Two members chose to abstain from the vote. |
まとめ
明確で正確、そしてプロフェッショナルなBoard Meeting Reportを書く力は、あらゆるビジネスシーンで役立つスキルです。これにより、決定事項が記録され、責任の所在が明確になり、コミュニケーションも円滑に進みます。標準的な構成とフォーマルな文体を用いることで、信頼され役立つレポートが作成できます。
ライティング実践アドバイス： 次回のチームミーティング後に、今回紹介したレポート構成を使って、重要な決定事項とアクションアイテムの簡単なサマリーを書いてみましょう。レポートライティング力の向上につながります。この重要なビジネス英語タスクの練習を今日から始めて、プロフェッショナルとしての自信を高めましょう！